Czy wdrożenie DocuWare uzasadnia poniesione koszty?

30 kwietnia 2024
Spyze Ladder To The Heaven 3d Illustration Light Indigo And Ora C763a61a 6fc1 431a 96f1 806452fa3744

Przekrojowa analiza ROI systemu EOD (DMS)

Współczesne firmy nieustannie poszukują rozwiązań usprawniających prowadzone przez nich codzienne operacje, by dzięki temu poprawić swoją wydajność pracy. DocuWare, lider w dziedzinie EOD (DMS)  – systemów elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania dokumentami, pozwala ulepszyć te procesy.

Wielu klientów zadaje jednak pytanie – czy inwestycja w DocuWare uzasadnia poniesione koszty? Oto przekrojowa analiza ROI związana z wdrożeniem systemu EOD (DMS) w firmie.

Czym jest zwrot z inwestycji (ROI)?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest wskaźnik zwrotu z inwestycji, który w skrócie określany jest jako ROI (ang. return on investment). Wskaźnik ten przeznaczony jest do oceny efektywności prowadzonych inwestycji i pozwala na określenie ich opłacalności.

ROI obliczany jest według prostego wzoru: (zysk z danej inwestycji / koszt inwestycji) x 100%

Zwrot z inwestycji w przypadku systemu EOD (DMS)  DocuWare nie jest statycznym wskaźnikiem. Stanowi on dynamiczną wartość, która różni się w zależności od firmy i działu, w którym został on wdrożony.

Wobec tego zrozumienie zwrotu z inwestycji z systemu elektronicznego obiegu dokumentów izarządzania dokumentami ma kluczowe znaczenie. Wykracza on bowiem poza zwykłe oszczędności finansowe i obejmuje między innymi poprawę wydajności operacyjnej, skrócenie czasu przetwarzania dokumentów i zwiększenie dokładności w ramach ich obsługi.

W związku z tym wdrożenia DocuWare nie należy traktować tylko jako koszt – to przyszłościowa inwestycja, która zmienia sposób prowadzenia działalności, potencjalnie prowadząc do wysokich długoterminowych zysków finansowych!

Jak obliczyć ROI dla DocuWare?

ROI dla DocuWare można obliczyć za pomocą wspomnianego wcześniej wzoru:

ROI = (zysk / koszt) x 100%

Zysk w tym przypadku może mieć kilka znaczeń:

a. Oszczędności kosztów w różnych działach przed i po wdrożeniu DocuWare,

b. Wydajność procesu – skrócenie czasu jego trwania po wdrożeniu DocuWare,

c. Oszczędności inwestycyjne – zwiększenie produktywności obecnego zespołu.

Przykładowo wydajność na pracownika wynosiła 200 dokumentów przed i 1000 dokumentów po wdrożeniu DocuWare. W dziale HR firmy oszczędności te mogą oznaczać obsługę większej liczby zadań na godzinę bez zatrudniania dodatkowych pracowników, podczas gdy w finansach może to oznaczać szybsze przetwarzanie faktur z mniejszą liczbą błędów.

Z kolei koszt inwestycji we wskazanym wzorze to koszt DocuWare, w tym opłaty za wdrożenie i utrzymanie systemu.

Na podstawie tych danych można zatem określić, ile wynosi ROI z systemu EOD (DMS)  DocuWare.

Jakie są kluczowe korzyści związane z używaniem systemu DocuWare?

System EOD (DMS)  DocuWareoferuje swoim użytkownikom szereg korzyści z wdrożenia. Najważniejsze z nich to:

Oszczędność czasu i kosztów dzięki inteligentnemu indeksowaniu i zatwierdzaniu dokumentów

Wdrożenie systemu DocuWare niesie za sobą nie tylko oszczędność czasu. Ma on również duży wpływ na redukcję błędów, oferuje automatyczne powiadomienia i zwiększa wydajność workflow – przepływu pracy. Automatyzacja procesów pozwala wówczas zastąpić ręczne, powtarzalne zadania. Prowadzi to do większego zwrotu z inwestycji w czasie krótszym niż 6 miesięcy w porównaniu do kosztów wdrożenia.

Inteligentne indeksowanie DocuWare i efektywne procesy zatwierdzania dokumentów również odgrywają kluczową rolę w oszczędzaniu czasu i obniżaniu kosztów operacyjnych. Klienci zauważają oszczędności na poziomie nawet do 95% czasu przechwytywania dokumentów i 80% czasu ich zatwierdzania. Oszczędności te są zatem znaczące, co przekłada się na szybszy czas realizacji kluczowych procesów biznesowych oraz na większą wydajność operacyjną całego działu i firmy.

Krótszy czas obiegu dokumentów i usprawnione procesy o 70-80%

Dzięki DocuWare można skrócić czas obiegu dokumentów nawet o 70-80%. Zamiast zajmować się szukaniem potrzebnych dokumentów, pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach. Dodatkowo urlopy lub podróże służbowe nie opóźniają już podejmowania decyzji, ponieważ zadania automatycznie mogą być delegowane do dostępnych pracowników.

W rezultacie Ty i Twój zespół możecie skrócić czas podejmowania decyzji związanych z dokumentacją o 70-80% i przeznaczyć go na inne cele.

Krótszy czas przygotowań do audytu

Każda firma od czasu do czasu podlega audytom. Audytorzy wymagają wówczas dostępu do wielu dokumentów, a audyty mogą trwać od kilku dni do nawet kilku tygodni. W tym czasie jeden lub więcej pracowników dostarcza audytorom wymagane dokumenty. Jest to bardzo kosztowne dla firmy i może być również stresujące dla Ciebie i Twojego zespołu.

W DocuWare dostęp do wszystkich dokumentów można uzyskać za pomocą prostej funkcji wyszukiwania, a pozyskane dane można łatwo wykorzystać w raportach. W rezultacie znacznie przyspiesza to audyty i, co ważniejsze, zmniejsza ryzyko pojawiania się w nich niezgodności.

DocuWare może generować szereg raportów, na przykład w poniższym zakresie:

  • Kontrola terminów,
  • Kompletność plików,
  • Ścieżka audytu,
  • Raporty dostępu,
  • Raporty terminów dokumentów,
  • Raporty terminów plików.

Zmniejszone ryzyko niezgodności z przepisami

DocuWare monitoruje pliki i procesy przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Kontrola ta może odbywać się już na poziomie pojedynczego dokumentu.

Wystarczy jedno kliknięcie, aby zobaczyć pełną ścieżkę audytu i sprawdzić:

  • Kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentacji?
  • Jak dokumenty były używane?
  • Czy wykonano ich kopie?
  • Czy zostały wydrukowane?
  • Czy zostały zapisane lokalnie?

Ścieżka audytu pokazuje historię każdego dokumentu. Dzięki temu pracownicy w Twojej firmie mogą dokładnie wiedzieć, co dzieje się z fakturami, umowami czy projektami. Ma to również duże znaczenie dla bezpieczeństwa danych w firmie.

Zwiększona produktywność i wydajność w kluczowych obszarach biznesowych

Elastyczność DocuWare pozwala na płynne dostosowanie systemu do potrzeb różnych działów:

  • W księgowości system umożliwia szybsze zatwierdzanie faktur i raportowanie finansowe w czasie rzeczywistym.
  • W działach HR usprawnia wdrażanie pracowników i upraszcza przestrzeganie przepisów prawa pracy.
  • Działy finansowe z kolei korzystają z przyspieszonych procesów finansowych i są lepiej przygotowane do audytów.

Według badań wykonanych przez organizację IDC (International Data Corporation) „pracownicy tracą tygodniowo znaczną ilość czasu na rozwiązywanie problemów z dokumentami. Ten zmarnowany czas kosztuje nawet 19 732 USD rocznie na pracownika działu informacyjnego i oznacza utratę 21,3% całkowitej produktywności. W przypadku firmy zatrudniającej 1000 osób ograniczenie marnowania czasu byłoby równoznaczne z zatrudnieniem 213 nowych pracowników” (Bridging the Information Worker Productivity Gap, M. Webster, 2012).

Większa przejrzystość procesów

DocuWare wspomaga procesy przechwytywania, przechowywania, przetwarzania i wyszukiwania dokumentów, a także umożliwia zautomatyzowanie przepływów pracy między zespołami.

System ułatwia w ten sposób automatyzację zadań wykonywanych dotychczas ręcznie, zmniejszając zależność od wolniejszych procesów opartych na dokumentach papierowych i konsolidując dane w jednym repozytorium.

Niesie to za sobą szereg korzyści, w tym szybsze dostarczanie produktów lub usług oraz obniżenie kosztów pracy w różnych sektorach, w tym w administracji, produkcji i edukacji.

Referencje klientów DocuWare

Referencje otrzymane od szerokiego grona klientów podkreślają wszechstronność i skuteczność DocuWare jako systemu EOD (DMS) doelektronicznego obiegu dokumentów izarządzania dokumentami.

Poniższe historie ilustrują, w jaki sposób firmy wykorzystujące DocuWare zredukowały koszty, zwiększyły bezpieczeństwo i znacznie podniosły wydajność przetwarzania i zarządzania dokumentami w różnych działach:

Podsumowanie – czy wdrożenie DocuWare to opłacalny wybór?

Wartość wdrożenia DocuWare jest widoczna przede wszystkim w jego wszechstronnych korzyściach – od zwiększonej produktywności, przez usprawnione procesy, po zmniejszone ryzyko codziennej działalności.

Informacje zwrotne otrzymane od ponad 18.000 zadowolonych użytkowników oprogramowania DocuWare wskazują na znaczną oszczędność czasu i kosztów w procesach biznesowych. Nasz system stanowi przez to przyszłościową inwestycję z wyraźnymi, wymiernymi zwrotami dla każdego działu rozważającego cyfrową transformację w zarządzaniu dokumentami.

Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób DocuWare może przynieść korzyści w Twojej firmie, zachęcamy do umówienia się na osobistą konsultację z naszym zespołem lub jednym z naszych ekspertów biznesowych. Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia systemu EOD (DMS) w Twojej firmie, skontaktuj się z nami!

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Newsletter Env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”