Jak długo trwa wdrożenie workflow DocuWare?

2 stycznia 2023
businessman-holding-hour-glass-signifies-importance-being-time (1)

Wstępnie skonfigurowane rozwiązanie DocuWare do przetwarzania faktur może zostać wdrożone w ciągu trzech dni lub mniej, w zależności od złożoności wdrożenia, w tym szkolenia użytkowników.

Instalację i szkolenie przeprowadzamy zdalnie, zapewniając minimalne zakłócenia w działalności firmy, jednocześnie zwiększając efektywność i wydajność w ciągu kilku dni. Użytkownicy uzyskują dostęp do systemu DocuWare za pomocą dowolnej standardowej przeglądarki internetowej – wystarczy się zalogować i działać. Zapewniamy użytkownikom (zazwyczaj nietechnicznym administratorom systemu) możliwość zmiany użytkowników, ról oraz innych pól niezwiązanych z przepływem pracy.

Usługi konsultacyjne DocWay

Do usług konsultacyjnych podchodzimy w ten sam proaktywny, pozytywny i praktyczny sposób jak do usług wsparcia. Możesz współpracować z AMS w zakresie usług konsultacyjnych na wiele różnych sposobów. Być może potrzebują Państwo pomocy przy istniejącym projekcie lub chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej o procesie wdrażania nowego systemu DocuWare.

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów naszych usług konsultacyjnych oraz sposób, w jaki podchodzimy do nich z naszymi klientami.

Dni ustalania zakresu / rozwoju konfiguracji

Dni ustalania zakresu są bardzo ważne podczas wdrażania każdego systemu, który wprowadza zmiany do procesu. Dotyczy to oczywiście również wdrażania nowego rozwiązania do zarządzania dokumentami, jakim jest DocuWare.

Bardzo ściśle współpracujemy z naszymi klientami, aby technicznie odwzorować ich proces, tak aby obie strony miały szczegółowy, uzgodniony na piśmie plan początkowego wdrożenia DocuWare. Opłaty za dni poświęcone na ustalenie zakresu są pobierane według naszych standardowych stawek za konsultacje, ale naprawdę stanowią one podstawę solidnego wdrożenia i rozwoju DocuWare.

Dni robocze mogą być przeprowadzone na miejscu z zespołem lub zdalnie za pośrednictwem Microsoft Teams.

Konfiguracja i ustawienie systemu

Dzień (dni) ustalania zakresu zapewnią Państwu jako klientowi oraz nam jako partnerowi DocuWare dokładne zrozumienie, ile czasu konsultacyjnego potrzeba na konfigurację, aby dostarczyć rozwiązanie, którego Państwo potrzebują.

Korzystając z naszego wspólnego planu dnia, zaczniemy konfigurować system, jednocześnie stale kontaktując się z klientem na różnych etapach, aby upewnić się, że jest on zadowolony z postępów i czy początkowy zakres lub samo DocuWare wymaga jakichkolwiek zmian.

Konfigurację i ustawienie postrzegamy jako proces dwukierunkowy, ponieważ zależy nam na tym, aby Państwo i Państwa zespół czuli się komfortowo i byli zadowoleni z wdrożenia DocuWare.

Szkolenie

W przypadku DocuWare istnieją tak naprawdę dwa elementy szkolenia, szkolenie administratora oraz szkolenie użytkownika końcowego. W wielu przypadkach jesteśmy w stanie zastosować metodę „szkolenia trenera” u naszych klientów, ale mamy to szczęście, że posiadamy umiejętności pozwalające nam zaoferować szeroki zakres konsultacji szkoleniowych w zakresie DocuWare.

Możemy przeprowadzać szkolenia na miejscu oraz za pośrednictwem Microsoft Teams dla osób lub działów, w zależności od preferencji. Oferujemy szereg szkoleń dla administratorów i użytkowników końcowych z indywidualną dokumentacją szkoleniową dostosowaną do potrzeb klienta.

Rozszerzenie DocuWare i zmiany środowiska

Jeżeli stwierdzisz, że chcesz rozszerzyć DocuWare na różne działy, jesteśmy tutaj jako Twój partner wspierający DocuWare, na którym możesz się oprzeć i z którym możesz się konsultować w razie potrzeby.

Etapy i wycena wdrożenia

Wdrożenie odbywa się w 5 etapach:

  1. Warsztaty
  2. Wdrożenie
  3. Szkolenia
  4. GoLive
  5. Wsparcie powdrożeniowe

Cena warsztatów

Warsztaty trwają zwykle od 2-5 dni. Celem warsztatów jest:

  1. Ustalenie celu projektu oraz zdefiniowanie problemów, które mamy rozwiązać
  2. Opisanie aktualnych procesów oraz sugestie dotyczące zmian w procesach docelowych
  3. Weryfikacja kompetencji – warsztat pozwala przy małym ryzyku i zaangażowaniu z Twojej strony potwierdzić, czy DocWay jest właściwym partnerem dla wdrożenia projekty transformacji cyfrowej w Twojej firmie.
  4. Weryfikacja wybranych elementów rozwiązania – podczas warsztatów często wykonujemy proste konfiguracje, żeby pokazać, jak pewne elementy rozwiązania mogą wyglądać lub namacalnie udowodnić, że „to działa”, np.: uczymy systemu rozpoznawać twoje faktury i dokumenty.

Efektem warsztatów są:

  1. notatka analityczna opisująca zakres prac w sposób jednoznaczny, tak, żeby klient miał pełną jasność co do tego, co zostanie zrobione.
  2. wycena usług wdrożeniowych,
  3. czas i wstępny harmonogram realizacji projektu.
Doradztwo DocuWare

Cena warsztatów wynosi 2.000 zł za dzień pracy konsultanta.

Nasze ceny są skalkulowane tak, aby były rentowne nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw. Wśród naszych klientów znajdują się nawet kilkunastoosobowe firmy. Nawet małe firmy dzięki wdrożeniu DocuWare optymalizują swoje procesy i zwiększają wydajność zespołów. Dzięki workflow małe i średnie firmy mogą skalować swój biznes i obsługiwać większy wolumen: faktur zakupowych, zamówień i faktur sprzedaży bez potrzeby zatrudniania dodatkowych osób. Jeżeli chcesz poznać dokładną cenę warsztatów, zamów poniżej darmową konsultację i opowiedz nam o problemie, z którym się mierzysz, a my powiemy, czy i jak możemy pomóc.

Ceny wdrożenia, szkolenia i GoLive

Koszt wdrożenia jest uzależniony od liczby dni pracy konsultantów potrzebnych na realizację projektu. Po warsztatach podajemy liczbę dniówek potrzebną na realizację projektu.

Prace wdrożeniowe realizujemy w dwóch opcjach:

1. Fixed Price – przy dobrze zdefiniowanym zakresie

2. Time & Material – w przypadku trudności z określeniem zakresu prac

Prace rozwojowe i modyfikacje systemu są rozliczane po uzgodnionych stawkach za roboczodzień. Uśredniona stawka za roboczodzień w DocWay wynosi 2.200 zł

Wdrożenie eTeczki wynosi 10 dni. Wdrożenie eTeczki Plus wynosi od 20 dni.

Jeżeli chcesz poznać dokładne ceny wdrożenia dla swojej firmy, zamów poniżej darmową konsultację i opowiedz nam o problemie, z którym się mierzysz, a my powiemy, czy i jak możemy pomóc.

DocuWare Process Planner

Chcesz pozbyć się papieru i usprawnić procesy?

Zostaw numer, oddzwonimy i sprawdzimy czy możemy pomóc Ci w zoptymalizowaniu obiegu dokumentów i pozbyciu się papierowych dokumentów z biurek i szuflad.

O co pytamy:

  1. Jak wyglądają obiegi dokumentów dzisiaj? Jakie obiegi dokumentów chcesz zautomatyzować w pierwszym kroku? Jakie dokumenty powodują największe problemy w firmie (dokumenty hr, dokumenty sprzedaży, zamówienia, umowy etc.)?
  2. Jak wyobrażasz sobie swoje biuro po roku od wdrożenia DocuWare? Jakie zmiany w w firmie chcesz zobaczyć dzięki automatyzacji (automatyzacja obiegu faktur)?
  3. Jakie inne działania prowadzisz, aby przyspieszyć obiegi dokumentów i pozbyć się papieru?
  4. Jakie są najczęstsze problemy związane z papierowym obiegiem (zagubione dokumenty, długie terminy obiegów, brak dostępu do dokumentów etc.)
  5. Ile osób bierze udział w obiegu dokumentów?
  6. Które dokumenty są akceptowane?
  7. Kto oprócz Ciebie zajmuje się tymi procesami i dokumentami? Czy on/ona/oni także chce/chcą odejść od papieru i digitalizować dokumenty?
Żarówka na czarnym tle - darmowa konsultacja DocuWare

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

newsletter_env-1.png

Zapisz się na darmowy webinar!

HR bez Papieru | Rozmowa o paperless | 12 stycznia 2023 r.