Według Association for Information and Image Management (AIIM) Enterprise Content Management są to strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, utrzymywania oraz dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. ECM pozwala na zarządzanie informacją, niezależnie od formatu i źródła jej pochodzenia (wydruk, dokument papierowy, plik, email etc.).

 

Rozwiązania ECM mogą być wdrażane i dostarczane na trzy sposoby:

  • instalowane na serwerach klienta
  • udostępniane w chmurze (Cloud) – dostęp do systemu odbywa się w poprzez przeglądarkę, a dokumenty przechowywane są w zewnętrznym centrum danych
  • połączenie obu powyższych (hybryda)

Firma doradcza Gartner publikuje Magic Quadrant for Enterprise Content Management. Gartner analizuje platformy ECM pod względem następujących kryteriów:

  • Zarządzanie dokumentami (20%) – obejmuje m.in.: wersjonowanie, ewidencjonowanie, check-in / check-out, kontrola wersji, bezpieczeństwo.
  • Obieg dokumentów (20%) –  oznacza wsparcie dla procesów biznesowych, procesowanie informacji, przypisywanie zadań etc.
  • Imagining (15%) – to skanowanie, przetwarzanie oraz zarządzanie obrazami i skanami.
  • Social Content (15%), – oznacza udostępnianie dokumentów, pracę grupową, zarządzanie wiedzą oraz publikację treści w social media.
  • Dodatkowe komponenty (15%) – obejmują m.in.: aplikacje mobilne, digital asset management, wyszukiwanie, analitykę, gotowe integracje np. ERP, CRM, Portale etc.
  • Records Management (10%) – to zarządzanie dokumentacją i archiwum
  • Web Content Management (WCM, 5%) – zarządzanie i publikacja treści na witrynach internetowych
 
  • DocuWare w księgowości
  • DocuWare w HR
  • DocuWare w sprzedaży
  • DocuWare w zakupach
  • Kontrola jakości i produkcji

Mniejsze koszty i zwiększona płynność dzięki przyspieszeniu procesów

Działy księgowości są głównym miejscem wykorzystania DocuWare w firmie. Ze względu na obowiązek dokumentowania istnieją ważne powody dla stosowania elektronicznego archiwum. DocuWare znacznie zmniejsza nakłady pracy związane z wyszukiwaniem dokumentów, z wykorzystanym miejscem na archiwum fizyczne oraz generuje korzyści wynikające z wcześniejszych płatności za faktury oraz pozwala na przyspieszenie spływu należności. Ze względu na wymagania ekonomiczne i ustawowe dział księgowości obsługuje bardzo dużo dokumentów wymagających przechowywania. Bez Systemu DMS (Document Management System) zachowanie systematyczności w przechowywaniu dokumentacji wymaga dużo czasu i miejsca. Wyszukiwanie dokumentów jest też często bardzo czasochłonne, gdy dokumenty znajdują się poza centralnymch archiwum lub są nieprawidłowo przyporządkowane.

Wymagania ustawowe

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli kompletność, terminowość, dokładność, weryfikowalność oraz maksyma „nie ma zaksięgowania bez potwierdzenia” są chlebem powszednim w każdym dziale księgowym.

Terminy przechowywania dokumentów

Zgodnie z ustawodawstwem podatkowym występują różne terminy przechowywania dokumentów, również takie, które wynoszą 10 lat. Dokumenty odgrywają istotną rolę w związku z odpowiedzialnością cywilną za produkt lub w związku z roszczeniami umownymi. W tym zakresie mogą być wymagane nawet dłuższe terminy przechowywania.

Procedury wewnętrzne

Aktualne informacje, takie jak miejsca powstawania kosztów lub kont księgi głównej, powinny być zawsze dostępne. Tylko w ten sposób można zapewnić, że dane dostarczane przez wewnętrzny rachunek wyników będą prawidłowe.

Efektywność z DocuWare

Dzięki Systemowi DMS DocuWare można uzyskać znacznie większą przejrzystość. DocuWare organizuje bezpiecznie i na bieżąco wewnętrzne procesy kontrolne. Okresy przebiegu, transportu i przestoju dokumentów ulegają skróceniu lub wcale nie występują. Praca wykonywana jest w sposób zdecentralizowany i synchroniczny. Można na bieżąco dostarczać informacji dla zarządu, ponieważ można szybciej i łatwiej odszukać każdy dokument. Audyt i kontrola mogą być przeprowadzane bez udostępniania dokumentów fizycznych.

Nadajemy wartość dokumentom

DocuWare pozwala każdej organizacji, w każdym sektorze, na transformację dokumentów w wartościowy kapitał. Bez względu na format lub źródło DocuWare automatyzuje procesy biznesowe i obiegi dokumentów poprzez elektroniczne zarządzanie i udostępnianie dokumentów. Dokumenty są dostępne w wtedy, gdy są potrzebne. Za pośrednictwem Internetu można na całym świecie i przez całą dobę uzyskać dostęp do centralnego archiwum.

Należności

Dużo czasu mija od wystawienia faktury do wpływu pieniędzy na konto. Zanim klient zapłaci za otrzymaną dostawę, pojawia się wciąż wiele pytań.

Korzyści dzięki DocuWare
Gdy wszystkie istotne dokumenty znajdują się w centralnym archiwum, gdy można natychmiast wyjaśnić wątpliwości, a kopie dokumentów wysłać jednym kliknięciem, wówczas nic już nie stoi na przeszkodzie, aby płatności wpływały na konto w terminie. Ochrona przed roszczeniami gwarancyjnymi oraz lepsza kontrola współpracy między zdecentralizowanymi jednostkami operacyjnymi przynoszą wymierne korzyści finansowe. Dzięki zmniejszeniu nakładu pracy związanej z wyszukiwaniem informacji pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na wykonywanie swoich głównych zadań. Znacznie wzrasta poziom motywacji i zadowolenia oraz ich wydajność.

Zobowiązania

Czas między wpływem faktury zakupowej a jej uregulowaniem często przekracza wyznaczony termin płatności. Kopie faktury przechodzą przez wiele etapów zanim zostaną zatwierdzone, często też brakuje informacji, takich jak umowy i dowody dostawy, które są wymagane do wykonania kontroli i akceptacji, przez co regułą stają się długie okresy przestoju i opracowania dokumentacji. Często też nieznany jest aktualny stan akceptacji faktury. Dodatkowe zapytania dostawców powodują konieczność wykonania pracochłonnych poszukiwań i ponownego sporządzenia kopii dokumentów. Również podwójne przechowywanie oryginału i kopii powoduje zamieszanie.

Korzyści dzięki DocuWare
Zbiór dokumentów DocuWare zawiera wszystkie konieczne informacje i gwarantuje przejrzystość w opracowaniu dokumentacji, oraz pozwala na uzyskanie rabatów za przedterminowe płatności. Proces akceptacji ulega znacznemu skróceniu oraz wyeliminowane zostaje podwójne przechowywanie oryginału faktury i jej kserokopii.
Podczas księgowania zobowiązań pracownicy mają więcej czasu na główne zadania dzięki zmniejszeniu nakładu pracy potrzebnego na wyszukanie dokumentów. Przedsiębiorstwo odnosi korzyści dzięki redukcji całkowitych kosztów kontroli faktur zakupowych. Do oczywistych zalet stosowania DocuWare należy możliwość wynegocjowania lepszych warunków u dostawców za przedterminowe płatności. Do przeszłości będą należeć odsetki za zwłokę lub pomyłkowe podwójne zapłacenie tej samej faktury.

Analiza odchyleń

Dział Controllingu regularnie sporządza szczegółowe analizy miejsc powstawania oraz nośników kosztów i przekazuje je osobom odpowiedzialnym za sterowanie procesami biznesowymi. Tutaj pojawiają się pytania, a odpowiedź można uzyskać tylko na podstawie do dokumentów.

Korzyści dzięki DocuWare
Wystarczy kliknąć, aby uzyskać dostęp do wszystkich istotnych dokumentów, np. zmian planu i budżetu, i szybko odpowiedzieć na otrzymane pytania. Polepsza się możliwość wykonania kontroli odchyleń, zredukowany zostaje związany z tym nakład pracy. Rezultatem jest większa efektywność sterowania przedsiębiorstwem. Właściwe dane dostępne są we właściwym czasie i we właściwym miejscu.

Planowanie

W planowanie budżetu zaangażowane są różne osoby z różnych działów; co wymaga dokładnej koordynacji i wzajemnego dostosowania.

Korzyści dzięki DocuWare
Zbiór dokumentów DocuWare zawiera wszystkie materiały niezbędne do planowania tj. plany projektów i harmonogramy, różne wersje wersjami dokumentów niezbędnych do określania aktualnego statusu planowania. Ponadto DMS gwarantuje możliwość sterowania poszczególnymi etapami pośrednimi za pomocą funkcji workflow, jak choćby zatwierdzeniem, dostępem do wszystkich planów z poprzednich lat oraz z innych działów. Zapewniony jest szybki dostęp do analiz miejsc powstawania kosztów, rachunków, statystyk i raportów za bieżący okres.

DocuWare pozwala na zwiększenie jakości planowania przy jednoczesnej redukcji związanych z tym kosztów. Unika się w ten sposób błędów spowodowanych różnymi wersjami danych, schematów lub dokumentów związanych z planowaniem.

Sterowanie kontrolą rachunków za pomocą DocuWare

Moduł CONTENT-FOLDER oraz funkcja pieczątki pozwala na efektywne, szybkie i tanie sterowanie procesem kontroli rachunków. Dzięki CONTENT-FOLDER można zdefiniować listy zadań i przydzielić zadania poszczególnym pracownikom odpowiedzialnym za ich opracowanie. Na następnych etapach opracowania i podejmowania decyzji za pomocą funkcji pieczątki dokumenty są automatycznie umieszczane na liście zadań następnego pracownika. Na przykład po wpłynięciu nowe faktury pojawiają się na liście zadań pierwszego pracownika. Tenże za pomocą pieczątki przyporządkowuje każdą fakturę do odpowiedniego miejsca powstawania kosztów. Rachunki pojawiają się teraz automatycznie na listach zadań kolejnych osób (np. kierowników). Po wykonanej kontroli faktury są akceptowane pieczątką i trafiają – znów automatycznie – na listę zadań kolejnego pracownika. W ten prosty sposób można organizować przebieg procesów workflow. Dzięki pieczątkom na dokumentach wszystkie etapy procesu są transparentne i dają się łatwo prześledzić.

Bardziej wydajne procesy oznaczają lepsze wyniki działu kadr

Życiorysy, umowy, przeniesienia, rekomendacje, wynagrodzenia, rozliczenia delegacji, wnioski urlopowe – to tylko wierzchołek góry lodowej dokumentów zarządzanych przez dział kadr. Wszystkie te kluczowe dokumenty muszą być edytowane, archiwizowane oraz wyszukiwane w sposób szybki, niezawodny i z zachowaniem absolutnej poufności.

Gdy w firmie jest presja związana z optymalizacją kosztów i zwiększeniem wydajności personelu, nawet dział kadr (HR) jest poddawany analizie.

Oznacza to rosnącą ilość zadań, które musi wykonać mniejsza ilość pracowników. Dodatkowym obowiązkiem jest zachowanie zgodności z aktualnymi wymaganiami prawnymi. Sposobem na powodzenie w tej dziedzinie jest wykonywanie rutynowych zadań tak szybko i skutecznie jak to możliwe. Kluczem do tego jest zintegrowany System Zarządzania Dokumentami (DMS) oraz elektroniczne teczki pracowników.

Komunikacja w biurze

DocuWare umożliwia udzielenie bezzwłocznej odpowiedzi na pytania pracowników, kierownictwo oraz działu księgowego. Czas potrzebny dotychczas na uzyskanie odpowiedzi oraz na telefony zwrotne został wyeliminowany.

Zwiększona wydajność

Od rekrutacji do mentoringu, od awansów do obliczania wynagrodzeń – wzrasta wydajność wszystkich procesów, którymi zajmuje się dział kadr. Pracownicy odczuwają większe wsparcie, a kierownictwo, dzięki DMS, podejmuje decyzje na podstawie lepszej informacji. Naturalnym efektem jest zwiększenie zadowolenia z pracy.

Pewność i dyskrecja

Wrażliwe treści dokumentów oraz wymagania przepisów dotyczących poufności wiążą się z obowiązkiem zachowania szczególnej ostrożności przy posługiwaniu się dokumentami papierowymi, plikami komputerowymi oraz wiadomościami e-mail. Ze względu na rosnącą liczbę dokumentów w formacie elektronicznym oraz na różnorodność dostępnych nośników, zachowanie zgodności z aktualnymi wymaganiami jest trudniejsze.

Możliwości konfiguracji praw dostępu, elektronicznej, dyskretnej archiwizacji zapewniającej bezpieczeństwo przed niepowołanym dostępem oraz integracji z systemem IT stosowanym przez dział kadr czynią system DMS niemal niezastąpionym. Przy prawidłowej konfiguracji, nawet administrator systemu nie może uzyskać dostępu do poufnych danych przechowywanych w dziale kadr.

Procesy

 

Zarządzanie pracownikami

Teczki pracowników zawierają dokumenty takie jak życiorysy, listy aplikacyjne, umowy, dokumenty dotyczące przeniesień/awansów, oceny okresowe, badania okresowe, zaświadczenia o odbyciu szkoleń oraz wiele innych. Aby zapewnić pracownikom jak najlepsze wsparcie, najważniejsza jest możliwość uzyskania szybkiego dostępu do wszystkich tych danych. Informacje te są krytyczne, niezależnie od tego czy służą celom związanym z przeniesieniem, awansem, sporami prawnymi czy corocznym wyznaczaniem celów. W wielu firmach pracownicy działu kadr przeznaczają większość czasu pracy na zarządzanie dokumentami. Praca z papierowymi dokumentami jest nie tylko nieefektywna, ale przede wszystkim oznacza marnotrawstwo czasu.

Zalety DocuWare
Dzięki rozwiązaniu DocuWare, następuje znaczna poprawa wydajności: akta elektroniczne zapewniają wszystkim pracownikom działu kadr oraz kierownictwu możliwość uzyskania centralnego dostępu do ważnych danych pracowników oraz do ważnych dokumentów. Indywidualne prawa dostępu ograniczają dostęp do części „teczek osobowych”, co zapewnia poufność. Rutynowe procesy przebiegają znacznie szybciej dzięki prostemu w obsłudze elektronicznemu przepływowi pracy, takiemu jak autoryzacje wniosków urlopowych, płatnych/bezpłatnych urlopów, nadliczbowych godzin pracy, itd. System dba o to, aby dokumenty były automatycznie przenoszone z jednego stanowiska do drugiego, w celu przyspieszenia autoryzacji. Funkcje raportowania pomagają kierownictwu zidentyfikować wszelkie wąskie gardła.

Uzyskiwanie dostępu do informacji krytycznych

Aby pracować wydajnie, pracownicy kadr muszą posiadać szybki i łatwy dostęp do najbardziej aktualnych dokumentów, takich jak zakresy obowiązków, wytyczne, wymagania, przepisy, regulacje publiczne, umowy związkowe, regulacje wewnętrzne obowiązujące w korporacji, itd. Często, aktualne dokumenty znajdują się w różnych działach, w różnych miejscach. W wyniku tego, konieczne jest zarządzanie wieloma źródłami danych, nużące rutynowe wyszukiwanie oraz wykonanie dwukrotnie większej ilości pracy.

Zalety DocuWare
Kiedy wszystkie dokumenty są zarchiwizowane w jednym centralnym zbiorze dokumentów, pracownicy mają dostęp do wszystkich ogólnych informacji z działu kadr za jednym kliknięciem myszy. Pracownicy działu kadr zostają zwolnieni z wykonywania rutynowych zadań i szybciej otrzymują lepszą informację. Wydajność oraz poziom zadowolenia z pracy wzrastają.

Dostosowanie do wymagań przepisów prawa

Coraz więcej przepisów prawa obowiązujących krajowych i międzynarodowych wymaga długotrwałej, bezpiecznej archiwizacji danych pracowników oraz ich dokumentów. Zarządzanie dokumentami w formacie papierowym w oddzieleniu od plików komputerowych oraz wiadomości e-mail nie jest bezpieczne, oznacza marnotrawienie przestrzeni oraz zwiększa koszty magazynowania. Wraz z upływem czasu, szybkie wyszukiwanie informacji staje się coraz trudniejsze.

Zalety DocuWare
Korzystanie z DocuWare umożliwia łatwiejsze uzyskanie zgodności z wymaganiami przepisów prawa: wszystkie dokumenty pracowników mogą być archiwizowane elektronicznie tak długo jak jest to konieczne i w sposób zapewniający wymagany poziom bezpieczeństwa. Upoważnieni pracownicy mogą w każdej chwili wyszukać dowolne informacje. W wersji papierowej przechowywane są tylko te dokumenty, które zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą mieć formę papierowąe. Pozostałe dokumenty nie zajmują już miejsca w segregatorach i szafach archiwizacyjnych, oszczędzana jest powierzchnia biurowa i magazynowa. Wiadomości e-mail są archiwizowane automatycznie, dzięki czemu eliminowane są koszty związane z ich drukowaniem oraz ręczną archiwizacją. Gwarantowana jest zgodność z planami blokowania i powiadamiania oraz usuwanie danych, które zgodnie z planem nie wymagają dalszego przechowywania.

Zmotywowani pracownicy

Pracownicy oczekują szybkiej autoryzacji wniosków urlopowych oraz zwrotu kosztów podróży. Proces ten może często wymagać zaangażowania kilku pracowników/kilku działów, powinien jednak zostać przeprowadzony do końca w ciągu kilku godzin (lub maksymalnie w ciągu kilku dni). Przeprowadzenie tych procesów w sposób bezproblemowy, szybki oraz dobrze udokumentowany jest bardzo ważne dla zapewnienia zadowolenia pracowników. DocuWare łączy aplikacje związane z przepływem pracy, które, będąc prostymi w użyciu, jednocześnie umożliwiają znaczne przyspieszenie wykonywania kluczowych zadań oraz procesów. Przykładowo, system automatycznie kieruje dokumenty do jednostek odpowiedzialnych za ich autoryzację, od jednego stanowiska do drugiego.

Przejrzystość to podstawa: DocuWare zapewnia stałą możliwość sprawdzenia gdzie dokładnie znajduje się prośba o autoryzację i gdzie w systemie mogą znajdować się wąskie gardła. Kiedy pracownik wraca z podróży, zarówno autoryzacja jak i zapłata kosztów podróży oraz kosztów reprezentacyjnych następuje błyskawicznie. Dostęp do wszelkich materiałów znajdujących się w zbiorze dokumentów DocuWare, takich jak aktualne wytyczne dotyczące kosztów podróży oraz kosztów reprezentacyjnych, formularze, autoryzowane wnioski, pokwitowania, rekordy, oraz dostęp do wszelkich innych dokumentów jest możliwy bezzwłocznie – wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Jeśli po dokonaniu zapłaty pojawią się jakiekolwiek pytania, odpowiedź na nie może zostać udzielona bezzwłocznie, w trakcie trwającej rozmowy telefonicznej. W ten sposób dział kadr oraz kierownictwo zostaje zwolnione z nużących rutynowych zadań, a zarówno wydajność jak i poziom zadowolenia pracowników ulegają poprawie. Dzięki DocuWare następuje automatyzacja procesów firmy, a zarządzanie nimi jest pod kontrolą.

Większe dochody, więcej zadowolonych klientów

Przekraczanie założonych celów jest trudnym zadaniem w czasach wzmożonej konkurencji. Zespoły zajmujące się sprzedażą walczą nie tylko o klientów, ale również z czasem. Chodzi tutaj przede wszystkim o informację oraz o to, kto potrafi ją wykorzystać najlepiej. I tutaj pojawia się DocuWare.

Managerowie do spraw Kluczowych Klientów muszą radzić sobie z wieloma problemami, w zakresie obszernej grupy klientów. Osoby pracujące w terenie są zasypywane pytaniami, a pracownicy biurowi za wszelką cenę usiłują na nie odpowiedzieć. Klient szuka odpowiedzi na swoje pytania na stronie internetowej firmy. Tak, skuteczna sprzedaż jest zależna od szybkiego dostępu do informacji. Gwarantuje go elektroniczny folder klienta: na każde zapytanie od obecnych oraz potencjalnych klientów można odpowiedzieć telefonicznie. Długotrwałe poszukiwania ani telefony zwrotne nie są konieczne. Procesy, poczynając od tworzenia ofert, aż po rozpatrywanie reklamacji dotyczących produktów, stają się o wiele bardziej wydajne. Pracownicy mają więcej czasu na działania strategiczne, a zadania administracyjne zostają wyeliminowane lub usprawnione. Oznacza to dodatkowy czas na tworzenie większej ilości i wyższej jakości ofert. Korzyścią dla obecnych klientów jest lepsza obsługa. Naturalnym efektem są zadowoleni klienci oraz zmotywowani pracownicy. A także możliwość znalezienia właściwych dokumentów w odpowiednim czasie, co stanowić może istotną przewagę konkurencyjną!

Komunikacja w obrębie biura

W rzeczywistości pracownicy zajmujący się sprzedażą niestety dowiadują się o wszystkim ostatni. Tylko dobrze poinformowany pracownik sprzedaży może zwracać się do klienta z poczuciem pewności siebie i wzbudzać zaufanie dla produktów i usług spółki. Łatwy dostęp do archiwum oraz materiałów marketingowych ma ogromne znaczenie dla tworzenia takiej bazy informacji.

Informacje dla klientów

Przyzwyczajeni do Internetu klienci wymagają w dzisiejszych czasach szybkiego i łatwego dostępu do bieżących dokumentów, archiwów, etc.. Jeżeli wszystkie dokumenty znajdują się w centralnym zbiorze dokumentów, a klienci mogą uzyskać do nich dostęp za pomocą Internetu, firma zyskuje kolejną przewagę nad konkurencją.

Szybciej z DocuWare

DocuWare gwarantuje większą wydajność. Umożliwia zdecentralizowaną i jednoczesną pracę np. nad zapytaniem ofertowym. Zapewnia aktualne informacje dla wewnętrznych/zewnętrznych pracowników oraz dla klientów. Konieczne procesy kontroli i autoryzacji są optymalizowane. Wszystko zostaje dostosowane do potrzeb klienta. 99. Tekst:

DocuWare – Oprogramowanie dla Zintegrowanego Zarządzania Dokumentami

DocuWare DMS przyjmuje dokumenty w każdym formacie oraz z każdego źródła i archiwizuje je w jednym, centralnym zbiorze dokumentów – umowy, pisma, cenniki, uwagi, pliki oraz e-maile. DocuWare archiwizuje wszystko, czego użytkownik sobie zażyczy. Dzięki DocuWare dokumenty te mogą zostać zeskanowane, nadawane im są słowa kluczowe, mogą zostać archiwizowane, przeglądane, edytowane, drukowane, wysyłane faksem lub e-mailem. A za pomocą Internetu, możliwe jest uzyskanie dostępu do tych dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze (pod warunkiem posiadania uprawnień!).

Zarządzanie sprzedażą oraz wyznaczanie celów

Piątkowe popołudnie w biurze dyrektora sprzedaży: które zamówienia zostały w tym tygodniu zaksięgowane, czy liczby się zgodziły? Brak wiadomości z działu księgowego i odmowa dostępu do programu przetwarzającego zlecenia. Dodatkowo, raporty pracowników działu sprzedaży działających w terenie jeszcze nie dotarły.

Korzyści zapewniane przez DocuWare

Elektroniczny folder sprzedaży umożliwia pogrupowanie wszystkich rodzajów informacji, które mogą być w specjalny sposób archiwizowane lub przesłane pocztą elektroniczną. Folder ten zawiera linki do wszystkich tych ważnych dokumentów – np: ofert, umów, archiwów – tak aby zagwarantować dostęp do najbardziej aktualnych wersji tych dokumentów. Zaraz po dodaniu do archiwum pojawiają się linki do nich. Dalsze wyszukiwanie informacji nie jest konieczne – wszystkie najnowsze i najważniejsze docierają do użytkownika automatycznie.

Tworzenie ofert

Zapytanie ofertowe wymaga odpowiedzi. Stały klient żąda podania ceny w dniu dzisiejszym, do przyszłorocznego budżetu. Gdzie znajdują się aktualna specyfikacja, bieżący cennik i arkusze danych? W którym pliku znajduje się ostateczna umowa, jakie specjalne warunki cenowe ustalono w poprzednim roku? Droga od stworzenia do zatwierdzenia oferty jest długa… często zajmuje więcej czasu niż początkowo obiecano klientowi. Pracownicy działu sprzedaży muszą poświęcać czas na rozmowy telefoniczne usiłując przyspieszyć działania wewnątrz firmy zamiast przeznaczyć go na burzę mózgów z klientem. Wiele informacji w dalszym ciągu znajduje się w formie papierowej, system zarządzania relacjami z klientem (CRM) jest pomocny tylko w nieznacznym stopniu. Korzyści zapewniane przez DocuWare

Dzięki systemowi zarządzania dokumentami, wszystkie te informacje zostają udostępnione każdemu. Długie przeszukiwanie różnorodnych segregatorów oraz kartotek jest już przeszłością. Proces tworzenia ofert jest zarządzany aktywnie, a wydajność działu sprzedaży ogromnie się zwiększa.

Obsługa klienta

Klienci korzystają z dostępu do ważnych informacji od swoich partnerów handlowych za pośrednictwem Internetu. Może to dotyczyć list załadunkowych, faktur, umów dotyczących obsługi i wsparcia, oraz wielu innych. Krótsze cykle wprowadzania innowacji oraz oczekiwanie na natychmiastową odpowiedź utrudniają dostarczanie dokładnych informacji.

Korzyści zapewniane przez DocuWare

DocuWare daje możliwość dostarczenia pracownikom pracującym w siedzibie firmy, w terenie, partnerom handlowym, obecnym i potencjalnym klientom, dokładnie tych informacji, które są im potrzebne. Kluczem do tego jest ponownie zbiór dokumentów DocuWare, w którym ważne dokumenty oraz szczegóły są zawsze dostępne pod ręką. Wystarczy poczekać na pozytywne reakcje klientów!

Jeszcze szybsze uzyskiwanie zamówień

Aby uzyskać dostęp do wszystkich informacji dotyczących danego klienta, indeksy (słowa kluczowe) są skonfigurowane tak, aby zawierały nazwę oraz numer klienta, nazwisko osoby do kontaktu, temat dokumentu, jego datę oraz typ dokumentu. Każdy partner handlowy ma teraz możliwość przeglądania wyłącznie informacji dotyczących jego klientów. Wystarczy wpisać nazwę osoby kontaktowej i natychmiast widoczna jest cała historia dotycząca danego klienta. W związku z tym, że wszystkie informacje przechowywane są w jednym systemie, nie trzeba martwić się tym, czy którejś z nich brakuje. A w trakcie kolejnego spotkania z klientem nie będzie żadnych niespodzianek! Na każde pytanie można udzielić szybkiej i profesjonalnej odpowiedzi. Obsługa klienta wykonywana jest tak jak należy.

Kompletna Informacja o Kliencie

Dobre przygotowanie do zbliżającego się spotkania handlowego jest pierwszym krokiem do otrzymania zlecenia. DocuWare dostarcza wszystkie potrzebne materiały w elektronicznych folderach klienta. Wszystkie dokumenty utworzone w pakiecie Microsoft Office – takie jak pisma, arkusze kalkulacyjne oraz prezentacje – są archiwizowane w zbiorze dokumentów. DocuWare TIFFMAKER oraz DocuWare Office Add-In są pod ręką i pomagają w szybkim przypisywaniu indeksów oraz archiwizacji. DocuWare automatycznie pobiera wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości z programu do obsługi poczty elektronicznej użytkownika. Dział realizacji zamówień/księgowość dodają do zbioru szereg zamówień oraz faktur. A umowy? Są one skanowane oraz bezpiecznie rejestrowane w tym samym systemie. Uzyskanie dostępu do ważnych informacji jest proste, gdy wszystkie informacje znajdują się w centralnym zbiorze dokumentów. Różne opcje automatyzacji procesów przypisywania indeksów oraz archiwizacji czynią DocuWare ekspertem w zakresie usprawniania procesów.

Specyfikacje produktu oraz faktur w zasięgu ręki

Docuware archiwizuje dokumenty takie jak faktury, specyfikacje produktów oraz dowody dostawy w jednym centralnym zbiorze dokumentów. Umożliwia porównywanie ofert oraz charakterystyk produktów za pomocą kilku kliknięć. Stanowi również świetny sposób na uproszczenie oraz przyspieszenie procesu autoryzacji faktur, poprawiając ogólną jakość danych.

Zakupy porównawcze sprawiają trudności?

Czy w ramach swojej pracy dokonujesz zakupów części zamiennych i komponentów? Jak wypada porównanie tego rodzaju elementów od różnych dostawców? Czy będą współdziałać w połączeniu nawet z częściami od producenta, który nie prowadzi już działalności? Trzeba odpowiedzieć na tak wiele pytań oraz przeanalizować tak wiele specyfikacji. Niestety odpowiedzi na nie znajdują się w dokumentacji ukrytej w teczkach i segregatorach w różnych miejscach w firmie. Poszukiwanie trwa i – jak zawsze – liczy się czas.

Czy taniej zawsze oznacza lepiej?

Porównywanie ofert może być trudne. Czy zmiana dostawcy na nowego byłaby naprawdę korzystna? Czy koszty produkcji za granicą są rzeczywiście niższe, czy też niższa cena była możliwa jedynie przy zamówieniu towarów o niższej jakości? Co może się stać, jeśli na płytce obwodu zostaną zamontowane tanie komponenty? Nie, tańszy zakup nie zawsze oznacza dobry interes. Czasami oferty pozornie wydają się bardzo podobne. Nawet warunki mogą być takie same, jednak wyniki końcowe dostawców mogą się znacznie różnić. Większy problem stanowi fakt, że nie wszystkie dokumenty dostawcy z poprzednich lat były systematycznie archiwizowane, co uprościłoby wyszukiwanie i przyspieszyłoby je. Gdy brakuje niektórych elementów, często bardzo trudno jest porównać podobne produkty.

Zbyt wysoka zapłata, za mała dostawa

Firma odbiera dostawę wraz z jej potwierdzeniem w magazynie, a wkrótce otrzymuje również fakturę. Może to oznaczać tworzenie wielu kopii. Np. podczas gdy pracownik, który odebrał dostawę potrzebuje kopii dowodu dostawy, aby sprawdzić, co w rzeczywistości zostało przyjęte, inne działy mogą potrzebować potwierdzenia dowodu do kontroli stanów zapasów oraz pobrania zapasów do produkcji, a dział zakupów potrzebuje go w celu weryfikacji faktury wymagającej zapłaty. Może to zająć dużo czasu, sporo kosztować i nie jest wydajne.

Jeśli chodzi o jakość otrzymanej dostawy, początkowo wszystko może wyglądać dobrze, jednak co w przypadku, gdy pojawi się problem z częścią od dostawcy? Dział zakupów może dysponować dokumentami dotyczącymi samego zakupu, jednak kto przesłał dostawcy specyfikacje dotyczące produkcji części? Czy wszystkie te dokumenty znajdują się w jednym miejscu umożliwiającym łatwe i szybkie sprawdzenie? Bez łatwego dostępu do szczegółowej dokumentacji umożliwiającej udowodnienie poprawnego złożenia zamówienia Twoja firma może ponieść dodatkowe koszty.

Analiza szczegółów dotyczących produktów

Dział zakupów musi analizować i uwzględniać wszelkiego rodzaju parametry produktu. W przypadku zaniedbania w tej kwestii nie trudno o kosztowne pomyłki.

Wszystkie specyfikacje zawsze dostępne

Dzięki DocuWare, specyfikacje produktów z poprzednich dekad są zapisywane w dobrze zorganizowany sposób. Są archiwizowane wraz z kryteriami indeksowania – takimi jak rodzaj, data oraz dostawca. Potrzebny jest wgląd do określonego dokumentu? Wyszukanie i zlokalizowanie go przez wpisanie słów indeksowych jest proste. Kolejną opcją jest przeszukiwanie pełnotekstowe w celu odnalezienia drobnych szczegółów, takich jak numer części. W ten sposób wszystkie specyfikacje są dostępne od ręki – niezależnie od tego, czy dostęp do dokumentów uzyskiwany jest za pomocą systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa ERP czy za pomocą DocuWare. Posiadający informacje pracownik ma pewność, że uniknie popełnienia kosztownych błędów podczas ponawiania zamówień lub zmiany dostawcy.

Ocena ofert

Jeżeli chodzi o zakupy, porównywanie elementów różniących się od siebie nie ma sensu. Jeśli oferty różnych dostawców nie są skonstruowane w sposób umożliwiający przeprowadzenie analizy porównawczej, może to być kłopotliwe. Ostatecznie firma może wydać o wiele więcej niż jest to konieczne.

Potężne narzędzie analityczne

W centralnym zbiorze dokumentów wszystkie oferty są w bezpieczny sposób archiwizowane na dziesiątki lat. Możliwe jest sprawdzenie wcześniejszych ofert i porównanie ich z aktualną partią. Dokumenty mogą zostać wyszukane w kilka sekund poprzez kliknięcie na kryterium indeksowe takie jak tytuł oferty lub nazwa dostawcy. Pracownik może teraz analizować ceny oraz wyniki. Trendy rynkowe stają się przejrzyste, dzięki czemu łatwiej jest dokonywać rzetelnych wyborów oraz podejmować decyzje pozwalające na zaoszczędzenie pieniędzy.

Weryfikacja faktur

Od momentu otrzymania faktury aż do momentu faktycznej zapłaty może upłynąć wiele czasu. Okres pomiędzy tymi czynnościami może być uciążliwy – kopie faktur sporządzone przez dział zakupów często muszą zostać przedstawione wielu pracownikom. Czasami brak tylko jednego szczegółu w umowie lub w treści dokumentu dotyczącego dostawy może wstrzymać pracę. Długi czas oczekiwania oraz przetwarzania jest często normą. Trudno jest określić, na którym etapie zatrzymał się proces autoryzacji. W tym czasie często przepada możliwość otrzymania rabatu za wcześniejszą zapłatę.

Zatwierdzanie faktur pieczątką

Cały proces zatwierdzania faktur wygląda inaczej, gdy używa się DocuWare. Po pierwsze, sporządzanie kopii nie jest konieczne. Rekordy takie jak faktury oraz dowody dostawy są automatycznie archiwizowane wraz z kryteriami indeksowania takimi jak numer klienta, nazwa, adres oraz numer formularza dostawy. System organizuje wszystkie elementy i umieszcza je w jednym centralnym zbiorze dokumentów. Każdy upoważniony pracownik może bezzwłocznie uzyskać daną informację, zarówno za pomocą systemu ERP czy też z pomocą DocuWare. Możliwe jest nawet przeszukiwanie pełnotekstowe. Czas przetwarzania znacznie się skraca ze względu na to, że pracownicy, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, mają dostęp do potrzebnych szczegółów, dzięki czemu autoryzacja faktur staje się bezproblemowa. Dzięki elektronicznym pieczątkom, dla pełnej jasności, zawsze możliwe jest uzyskanie informacji o tym, na którym dokładnie etapie procesu znajduje się faktura. Wyjaśnienia w różnych kwestiach można teraz uzyskać o wiele szybciej, co umożliwia korzystanie ze zniżek za wcześniejszą zapłatę.

Pracownicy firmy mogą zaakceptować, odrzucić lub przekazywać do innego działu faktury z każdego miejsca na świecie. Jedyną wymaganą czynnością, którą należy wykonać, aby umożliwić kontynuację obiegu dokumentów workflow, jest przyłożenie elektronicznej pieczątki.

Aktualne dokumenty dotyczące produkcji pod kontrolą w dowolnym miejscu na świecie

Dzięki DocuWare następuje przyspieszenie procesów produkcyjnych i wytwórczych, przy jednoczesnym zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa prawnego firmy. Dział kontroli jakości czerpie korzyści z przejrzystego, dobrze zorganizowanego oprogramowania do zarządzania informacją. Nasz system archiwizuje wszystko w sposób bezpieczny i tak, by została zachowana zgodność z wymaganiami dokumentacyjnymi aktualnych przepisów o odpowiedzialności produktowej oraz harmonogramów dotyczących przechowywania i retencji.

Wytyczne kontra postęp

Przepisy o odpowiedzialności za produkt i wytyczne dotyczące przechowywania oraz długoterminowej archiwizacji dokumentów stają się coraz bardziej surowe. W tym samym czasie cykle rozwoju oraz życia produktu stają się krótsze – sprawiając że „czas wprowadzania na rynek” ma kluczowe znaczenie dla konkurencyjności. Utrzymanie wydajnej oraz wolnej od błędów produkcji jest zatem istotne dla dotrzymania kroku postępowi. Jeden prosty błąd wystarczy, aby doprowadzić do kilkumilionowej straty.

Przejrzystość podstawą dla innowacji

Przejrzystość potrzebna jest wszędzie. Jednak pracownicy wielu zakładów produkcyjnych zajmują się natłokiem pracy związanej z zarządzaniem stosami wymaganej dokumentacji. Dokumenty związane z planowaniem materiałowym, które, zgodnie z wymaganiami przepisów prawa, muszą być przechowywane długoterminowo, to między innymi wszystkie wiadomości czy dokumenty związane z procesem, takie jak pisma, wiadomości e-mail, protokoły, dokumentacja księgowa, rysunki, plany CAD, zdjęcia i inne. Każdego dnia dokumenty są modyfikowane oraz dodawane są nowe dokumenty. Nie zaskakuje zatem fakt, że dokumenty produkcyjne mogą wypełnić całe teczki, segregatory a nawet całe pomieszczenia. Działy produkcji, kontroli jakości oraz księgowy muszą posiadać dostęp do pojedynczych dokumentów przez następne lata, niezależnie od ich formatu. Dokumenty papierowe łatwo giną w miejscu pracy lub w lokalizacjach pozamiejscowych – pomiędzy faksami, kurierami czy kserokopiarkami. Nawet jeżeli firma postarała się o ich archiwizację w zasobach sieciowych, pracownicy często mają problem z ich otwarciem lub z korzystaniem z nich, ponieważ ich komputery nie zawsze posiadają właściwą wersję oprogramowania.

DocuWare – oprogramowanie do zintegrowanego zarządzania dokumentami

DocuWare umożliwia automatyzację procesów związanych z działalnością gospodarczą dzięki zarządzaniu wszelkiego rodzaju dokumentami, niezależnie od ich formatu i źródła, w centralnym zbiorze danych – aktami, pismami, listami, raportami, plikami, wiadomościami email… i wszelkimi innymi. Dzięki DocuWare, dokumenty te mogą zostać wprowadzone do systemu, mogą otrzymać indeksy, mogą być archiwizowane, wyświetlane, edytowane, drukowane, przesyłane faksem oraz pocztą elektroniczną.

Wiedza wspiera zgodność Jeśli panuje chaos, wszelkie spory umowne, sprawy dotyczące odpowiedzialności patentowej lub produktowej oznaczają z całą pewnością straty. Dzięki zarządzaniu dokumentacją jest inaczej: korzystając z DocuWare, użytkownik posiada bezpieczny system o przejrzystej budowie dla wszystkich dokumentów związanych z wytwórczością, który z łatwością sprosta wymaganiom aktualnych i przyszłych przepisów prawa. Pewność, że dokumentacja produkcyjna jest zabezpieczona oznacza możliwość koncentracji na podstawowych celach prowadzonej działalności biznesowej.

Koncentracja na procesie produkcji

Został zakwestionowany detal potrzebny do produkcji, a dokument, który wyjaśniłby problematyczną kwestię zaginął. Rezultat? Wstrzymanie kontroli! Wstrzymanie pracy! Powstaje groźba utraty dochodu oraz uszczerbek dla przewagi konkurencyjnej.

Opanowanie dokumentacji produkcyjnej

Dzięki DocuWare procesy wytwórcze oraz produkcyjne są bardziej wydajne. System zajmuje się wszystkimi dokumentami pochodzącymi z różnych lokalizacji w jednym centralnym zbiorze danych. Dokumenty papierowe są skanowane i zarządzane wraz z inną dokumentacją elektroniczną – umowami, protokołami, pocztą elektroniczną, rysunkami, plikami CAD lub zdjęciami… rodzaj dokumentu nie jest ważny – wszystkie znajdują się w centralnym zbiorze. Upoważnieni pracownicy mogą w łatwy sposób i w czasie rzeczywistym uzyskać dostęp do każdego potrzebnego dokumentu, bez względu na to, w którym miejscu na świecie się znajdują. Programy, w których utworzono oryginalne pliki nie muszą być zainstalowane na komputerze, aby można było je przeglądać.

Szczegółowa kontrola jakości

Pracownicy w zakładzie nie są pewni, czy posiadają aktualną wersję rysunku technicznego części, nad którą pracują. Zbyt wiele plików CAD zostało zarchiwizowanych bez odpowiedniego numeru wersji. Rezultat: kosztowna pomyłka, którą identyfikuje dopiero dział kontroli jakości. Pod warunkiem, że kontrola jakości w ogóle ją wykryje. Jeśli nie, może ona okazać się błędem kosztującym miliony dolarów, a na wizerunku firmy pojawia się skaza.

Koncentracja na kontroli jakości

Dzięki bezpiecznemu zarządzaniu wersją za pomocą DocuWare, pracownicy działu kontroli jakości zachowują kontrolę nad wszystkimi działaniami: dzięki elektronicznym podpisom oraz pieczątkom, status pracy jest widoczny natychmiast. System wyświetla każdą zmianę wprowadzoną do dokumentu, odnotowuje, kto i kiedy wprowadził zmianę. Gwarantowane jest korzystanie przez każdego z pracowników z najnowszych wersji dokumentów. Produkcja może być kontynuowana we właściwym kierunku: koszty produkcji zmniejszają się i uzyskana zostaje przewaga w wyścigu związanym w „wprowadzaniem na rynek”. Przewaga konkurencyjna firmy wzrasta.

Nacisk na bezpieczeństwo prawne

Twojej firmie wytoczono proces i musisz przekazać wszystkie dane z poprzednich dekad dotyczące wytwarzania określonego rodzaju produktu – od odręcznie zapisanych notatek, aż po korespondencję elektroniczną. Dziwnym trafem, najważniejsze dokumenty zawsze giną. Rezultat: bezpieczeństwo prawne firmy jest zagrożone. Firma może nie być w stanie uzyskać zgodności ze wszystkimi przepisami i wytycznymi dotyczącymi odpowiedzialności za produkt oraz przegrać w sądzie. Przekłada się to na znaczne koszty dla firmy i rzuca cień na jej reputację. Zgodność z prawem dzięki DocuWare Zapewniając bezpieczeństwo przed niepowołanym dostępem oraz długoterminową archiwizację, DocuWare stanowi klucz do zachowania zgodności z harmonogramami przechowywania dokumentów oraz z innymi szczegółami określonymi w treści aktualnych (oraz przyszłych) przepisów dotyczących odpowiedzialności za produkt. Wszystkie dokumenty firmy są archiwizowane w bezpieczny sposób i nie jest możliwa nieujawniona manipulacja nimi. Poziom bezpieczeństwa prawnego firmy wzrasta, a ryzyko umowne jest minimalizowane.

Elektroniczna archiwizacja parametrów produkcyjnych

Przepisy dotyczące odpowiedzialności za produkt wymagają, by przechowywać dokumentację produkcyjną przez ponad 30 lat. Dzięki DocuWare parametry produkcyjne oraz wyniki pomiarów mogą być archiwizowane automatycznie. Dane są wprowadzane do archiwum w zorganizowany sposób umożliwiający przejrzenie ich w przyszłych latach w kilka sekund.

Automatyczna rejestracja pomiarów

Aby ochronić firmę przed potencjalnymi roszczeniami związanymi z odpowiedzialnością za produkt, należy upewnić się, czy wszystkie parametry produkcyjne zostały zarejestrowane i bezpiecznie zarchiwizowane na kolejne dekady. Tego rodzaju dane obejmują wyniki pomiarów z zakładów produkcyjnych, takie jak krzywe temperaturowe oraz wykresy rejestrujące wilgotność powietrza. Czujniki automatycznie zapisują te wartości przyrostowo – każdego dnia, co godzinę lub co 72 godziny, na podstawie ustawień predefiniowanych. Moduł, np. moduł wejść analogowych Adam 6017, może przekształcić dane analogowe na dane cyfrowe, z których następnie przekonwertowuje je na wykres archiwizowany w formacie graficznym .png. Wcześniej pracownik musiał drukować, segregować i archiwizować wykresy w segregatorach lub przenosił je do elektronicznego katalogu plików i segregował je według procesów produkcyjnych oraz grup produktów. Dzisiaj DocuWare przyjmuje wszystkie te wyniki pomiarów i archiwizuje je całkowicie automatycznie za pomocą predefiniowanych kryteriów indeksowych.

Archiwizacja danych bez dodatkowego personelu

Każdy nowy raport zapisany w formacie elektronicznym jest automatycznie archiwizowany za pomocą metapliku indeksowego w folderze monitorowanym przez DocuWare. Korzystając z Modułu DocuWare ACTIVE IMPORT, program do zarządzania dokumentami importuje kryteria indeksowe bezpośrednio z metaplików indeksowych. Niektóre częste wpisy uwzględniają datę, czas, okres kontroli, rodzaj czujnika oraz numer zakładu produkcyjnego. Następnie, DocuWare umieszcza dane w wybranej kartotece elektronicznej. Parametry dotyczące wytwarzania/produkcji są archiwizowane w prosty i dobrze zorganizowany sposób – angażowanie jakiegokolwiek pracownika do tego zadania nie jest konieczne! rodzaju dokumentu – zwiększenie poziomu bezpieczeństwa prawnego