Folder, ale dlaczego?

14 lutego 2022
closeup-working-table-workplace-office

Folder, ale dlaczego? 

Zacznijmy od kilku pytań:

  1. Czy Twój zespół ma alergię na papier? 
  2. Czy Twój zespół nadal pracuje zdalnie? 
  3. Czy już wiesz, że email nie pomaga w zarządzaniu i dzieleniu się dokumentami ? 
  4. Czy zgadzasz się, że foldery na dysku kiedyś były pomocne, a dzisiaj wprowadzają tylko chaos i utrudniają dotarcie do informacji? 

Jeśli na jedno z tych pytań odpowiedziałeś tak, to artykuły na naszym blogu nie pozwolą ci się nudzić. 

Nasi klienci często pytają, gdzie można zobaczyć i utworzyć foldery w DocuWare. Prostą odpowiedzią jest: Cóż, nie można. Większość klientów będzie zdezorientowana i w pewien sposób zagubiona. 

Dlatego odpowiadamy w następujący sposób:

Drogi kliencie, nie szukasz folderu ani lokalizacji pliku. Tak naprawdę szukasz INFORMACJI. Nie ma znaczenia, gdzie te informacje się znajdują, o ile można je znaleźć. Dla Ciebie liczy się tylko informacja, jej treść i kontekst. 

Nowoczesne rozwiązania ECM mogą dać nam podobne doświadczenie jak Google lub jakakolwiek inna wyszukiwarka. Po prostu wpisujesz kryteria wyszukiwania i otrzymujesz dostęp do informacji. Jeśli korzystasz z Google w większości przypadków nie zastanawiasz się, na jakim serwerze fizycznie przechowywana jest informacja. Prawda? Tak samo jest w DocuWare. Ważna jest informacja, a nie ścieżka przechowywania. Informacje, ich treść i kontekst są kluczowe dla użytkowników. 

Folder, ty, nawyk

Mimo to rozumiemy, jesteśmy w pewnym sensie uzależnieni od koncepcji folderów. Jest to nawyk, rutyna lub doświadczenie. Pojawia się więc pytanie, komu należy podziękować lub kogo obwinić za hierarchiczne struktury folderów? 

    Steve i Bill są ojcami chrzestnymi koncepcji folderów, jaką znamy dzisiaj. Co czyni Xerox Star macochą – lub na odwrót. 

Koncepcja folderów komputerowych została wprowadzona w latach 50-tych ubiegłego wieku. Pomysł ten został zaadaptowany w większości współczesnych systemów operacyjnych i dziś wszyscy znają hierarchiczną strukturę folderów. Jeśli dobrze pamiętam biografię Steve’a Jobsa, zapożyczył on/skopiował graficzną metaforę folderów od Xerox Star, a Bill Gates po prostu podążył za nim. Można by rzec, że możemy winić tych dwóch panów za błogosławieństwo i przekleństwo struktury folderów. Ponieważ i dzięki nim większość użytkowników jest teraz zablokowana w swoim sposobie myślenia do koncepcji folderów jako jedynego właściwego sposobu przechowywania, wyszukiwania i indeksowania plików. Tak na marginesie, Steve skopiował ten pomysł na początku lat 80-tych – ponad 30 lat temu, ale my nadal wierzymy, że foldery są świętym Graalem zarządzania informacją. 30 LAT+!!!

Nazwa folderu to opis (metadane) dokumentu 

Folderów używamy, aby opis właściwości dokumentu (indeksy, atrybuty, metadane). Sprzedawca może utworzyć następującą 3-poziomową strukturę folderów, gdzie:

1 poziom reprezentuje nazwę klienta

2 poziom reprezentuje numer projektu

3 poziom reprezentuje typ dokumentu.  

W celu odnalezienia Oferty przygotowanej dla klienta DocuWare dla projektu PL202112 pracownik działu sprzedaży przegląda folder: DocuWare/PL202112/Oferta i tam spodziewałby się znaleźć ten plik. Ma to dużo sensu, prawda?

Teraz wyobraźmy sobie, że chcemy znaleźć Prezentację dla tego samego klienta DocuWare dla tego samego projektu PL202112. Ponownie przechodzimy do folderu DocuWare PL202112, ale nie ma tam folderu o nazwie Prezentacja. Następnie przechodzimy przez inne foldery projektu w ramach DocuWare ex: PL202011, PL201801, PL201602 itd. I nie możemy znaleźć folderu z prezentacją. Czy wygląda to znajomo? 

    Najprawdopodobniej użyłbym wyszukiwarki w Windows lub Spotlight na Macu. Czy Ty zrobiłbyś to samo?  

Kiedy nie możemy znaleźć czegoś w świętej strukturze folderów, podejrzewam, że większość z nas zwraca się do wyszukiwarki. Co potwierdza, iż szukamy INFORMACJI, a nie lokalizacji tej informacji. 

    Przeglądanie struktury folderów jest zwyczajem, który nie czyni nas bardziej efektywnymi. Dla większości użytkowników komputerów jest to w zasadzie jak odruch Pawłowa. 

Wydaje nam się, że jest to właściwy i najszybszy sposób na znalezienie informacji. Niestety wszyscy mamy bardzo dobrą, ale krótką pamięć i mamy tendencję do zapominania pewnych nieistotnych detali. W większości przypadków nie pamiętamy, w którym folderze zachowywaliśmy dany dokument. Dodatkowo większość struktur folderów nie jest do końca spójna i prędzej czy później zapanuje w nich „kontrolowany chaos”. Pamiętamy jednak pewne aspekty: dla kogo dokument został przygotowany, kiedy został stworzony lub zapisany, z jakim projektem jest związany. W oparciu o te właściwości (indeksy, metadane, atrybuty) dostrajamy nasze wyszukiwanie i próbujemy znaleźć te informacje. A więc jeszcze raz: gdy otworzymy search w Windows lub spotlight w Apple, lokalizacja staje się mniej ważna niż dostęp do informacji. Prawda? 

    Jeśli pytasz mnie czy korzystać z folderów lub nie, to moja odpowiedź brzmi NIE FOLDEROWAĆ w ogóle. Przyszłość zarządzania informacją leży w Metadanych. Wierzę, że rozwiązania oparte na metadanych będą się rozwijać, a klienci wykorzystujący metadane odniosą największe korzyści.  

Jak to działa w DocuWare? 

DocuWare uczy się nowych dokumentów i automatycznie je opisuje. Im więcej dokumentów rozpoznaje, tym lepsze osiąga wyniki. Automatycznie czyta podstawowe dane z dokumentów takie jak: 

– imię i nazwisko pracownika, 

– PESEL,

– unikalny numer teczki,

– numer, 

– data dokumentu, 

– termin ważności. 

Opis dokumentów nazywamy (indexami, metadanymi, atrybutami). Te opis DocuWare potrafi wykorzystać do automatycznego tworzenia widoku folderów. W efekcie w DocuWare pokazujemy foldery. Jednak te folder są bardzo inteligentne. Folder nie jest ścieżką dostępu do dokumentu. Nazwa foldera odpowiada opisowi dokumentu stąd (atrybut, indeks, metadane) i użytkownik może w oparciu o opis dokumentu tworzyć dowolne widoki folderów. Dzięki temu ten sam dokument będzie widoczny w różnych strukturach folderów (widokach folderów) dopasowanych do potrzeb użytkowników. Sprytne, prawda? 

Czym jest DocuWare? 

DocuWare czyta dane z dokumentów oraz opiekuje się dokumentami. Te dane można wykorzystywać do podejmowania decyzji. DocuWare pozwala także na cyfryzację obiegów dokumentów. To pozwala pracownikom na skupienie się na ważnych zadaniach, zamiast na pogoni za papierem. Jednym zdaniem – DocuWare usuwa papier i szuflad.

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

newsletter_env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”