Elektroniczny obieg dokumentów i workflow – wszystko co musisz wiedzieć

19 marca 2022
puzzled-office-worker-holding-pile-documents-min

Papier jest wolny

Papier ma swoje miejsce w naszym życiu. Część z nas nadal preferuje książki papierowe a nie ebooki czy audiobooki. Część z nas nadal wysyła tradycyjne kartki świąteczne. Cześć z nas nadal robi notatki w formie papierowej. Jednak papier i obieg informacji to recepta na wzrost kosztów. Wiele przedsiębiorstw zauważyło, że tracą czas i pieniądze na kontrolowanie i zarządzanie papierowymi obiegami dokumentów. Poniżej przedstawiamy najczęściej wymieniane problemy z papierowym przepływem dokumentów: 

Znajdowanie dokumentów: Tradycyjne systemy archiwizacji wymagają fizycznego dostępu do dokumentów i często traci się czas na szukanie dokumentu, który został ręcznie źle posegregowany. Albo dokument, którego szukasz, od dawna leży na biurku w stosie teczek. Jak dotrzeć do potrzebnych informacji i czy nie przeszkadza Ci to w robieniu większych, lepszych rzeczy ze swoim czasem? W ostatnich latach pojawił się dodatkowy problem. Coraz więcej dokumentów jest elektronicznych i pracownicy nie wiedzą, gdzie znaleźć właściwe dokumenty: czy są one w teczce papierowej, czy są na dysku sieciowym, w systemie księgowym czy na skrzynce email kolegi. 

Długi czas obiegu dokumentów: Jak wiele procesów biznesowych w Twojej firmie opiera się na przepływie papieru? Ludzie siedzą przy biurkach i czekają na formularze zatwierdzające, a w międzyczasie tracą mnóstwo czasu. Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza akceptację dokumentów, a zgody i akceptacje przechodzą błyskawicznie od jednej osoby do drugiej, co pozwala na szybsze wykonanie pracy.

Gubienie dokumentów: Nawet najlepsze systemy archiwizacji dokumentów papierowych przestają działać, gdy dokument zostanie zgubiony. Niezależnie od tego, czy papier został wrzucony do niewłaściwego stosu, czy też, co gorsza, wylądował w śmieciach, jedyną pewną rzeczą jest to, że próba odtworzenia utraconych informacji wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dzięki dokumentom cyfrowym z możliwością wyszukiwania pełnotekstowego w mgnieniu oka dowiesz się, gdzie przechowywane są Twoje informacje.

Utrudniona współpraca: Brak wglądu do dokumentów utrudnia pracę w organizacji. Pracownicy zamiast skupiać się na pomocy klientom lub projektach, które generują wartość dodaną zajmują się “poszukiwaniem papieru” lub informacji, którą jest im niezbędną do podjęcia decyzji. Chyba nikt z pracowników nie ma wpisane w zakres obowiązków “poszukiwacz papieru”, jednak zaskakujące jest ile pracowników się tak czuje. 

Bezpieczeństwo dokumentów: dokumenty firmowe zawierają dane wrażliwe, poufne lub osobowe. Dokumenty takie należy chronić. Ochronę dokumentów papierowych wspomagają odpowiednie procedury, jednak często ograniczają się one do bardzo prostej czynności: zamknięcia szafy lub pokoju na klucz. Zamykanie drzwi na klucz to codzienny nawyk, który wykonujemy bez naszej pełnej świadomości.  Zmiana warunków (stres, pośpiech, trudna rozmowa telefoniczna, złe samopoczucie) może sprawić, że złamiemy procedurę i nie zamkniemy drzwi. Tym samym dokumenty papierowe zostaną narażone na dostęp przez osoby nieuprawnione. Więcej o bezpieczeństwie w Docuware

Brak zdalnego dostępu: Więcej spraw niż kiedykolwiek załatwia się za pośrednictwem urządzeń mobilnych, a więcej zespołów niż kiedykolwiek działa w sposób rozproszony. W ostatnich dwóch latach każdy z nas pracował zdalnie, jednak tylko niewiele firm, było faktycznie przygotowanych na zapewnienie pracownikom pełnego dostępu do firmowych dokumentów zdalnie. W ankiecie DocuWare wśród 534 właścicieli i managerów firmy tylko 29% potwierdziło, że ich firmy były przygotowane do pracy zdalnej. Dużym wyzwaniem był właśnie dostęp do dokumentów i teczek klientów. 

Marnowanie czasu na proste czynności: jak często przepisuje dane z papierowego do systemu księgowego, ERP, CRM lub systemu logistycznego? Jak często te same informacje z papieru przepisujesz w kilku systemach? Jak często sprawdzasz i uzgadniasz otrzymany dokument (tj. zamówienie, faktura, reklamacja, list przewozowy) z innymi dokumentami (listem, potwierdzeniem dostawy, notą kredytowa etc.)? Jak często szukasz dokumentu na biurku kolegów? Jak często dzwonisz do innych kolegów lub oddziału w poszukiwaniu właściwego dokumentu? 

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów i systemowi do zarządzania dokumentami, firmy mogą standaryzować i automatyzować obiegi dokumentów i procesy, które są podstawą działania organizacji. Potencjał do osiągnięcia nowego poziomu efektywności i zadowolenia pracowników jest bardzo duży, a ostatecznie cała firma korzysta z bezbłędnych i wydajnych przepływów pracy.

W poniższym przewodniku dowiesz się więcej o tym, czym jest elektroniczny obieg dokumentów i jak EOD z korzyścią użyć w swojej firmie.

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów – EOD?

Elektroniczny Obieg Dokumentów (workflow) służy do automatyzacji procesów biznesowych. EOD / Workflow nie tylko przenosi analogowe procesy biznesowe do formy elektronicznej. Obieg Dokumentów w firmie pozwala na usprawnienie i automatyzację pewnych kroków, które dotychczas były wykonywane manualnie.

Cyfrowe obiegi dokumentów określają, kto i kiedy wykonuje poszczególne zadania. Przepływy pracy mają zdefiniowany punkt początkowy, kluczowe kroki procesu, które mogą, ale nie muszą, wymagać decyzji lub zatwierdzenia przez człowieka, a następnie zdefiniowany punkt końcowy.

proces automatyzacji działu hr

Czym jest obieg dokumentów? Definicja zarządzania obiegiem jest prosta: Osoby decyzyjne definiują zasady przepływu pracy w firmie i przydzielają zadania (oraz definiują zastępstwa na wypadek, gdyby pracownik nie był dostępny). Elektroniczny Obieg Dokumentów – Workflow określa również, jakie procesy rozpoczynają obieg dokumentów w firmie, np. przechowywanie przychodzącej faktury lub innego dokumentu.

Określone terminy lub zmiana statusu dokumentu w systemie zarządzania dokumentami / systemie workflow mogą również uruchamiać przepływy pracy, których przebieg należy zaplanować, wymodelować i monitorować. Zadanie to jest realizowane przez system zarządzania przepływem pracy, który kontroluje i monitoruje zarządzanie przepływem pracy w przedsiębiorstwie. Inne ważne kwestie:

  1. Obiegi i procesy mogą się także znacznie różnić między działami w tym samym przedsiębiorstwie.
  2. Elektroniczny system obiegu dokumentów może pomóc w modelowaniu, kontrolowaniu, monitorowaniu, a także optymalizacji procesów i procedur przepływu pracy oraz jego poszczególnych etapów.
  3. Dobry system EOD przeprowadza ciągłą analizę przepływów pracy.
  4. Reguły zastępstw przypisują określone zadania do grup osób. W ten sposób zadania mogą być automatycznie przydzielane pierwszemu pracownikowi, który w danej chwili ma jeszcze wolne moce przerobowe. Zarządzanie przepływem pracy umożliwia zatem przydzielanie przepływów pracy niezależnie od obecności pracowników. Jednocześnie menedżerowie mogą monitorować proces przetwarzania przepływów pracy.

Według badania Process Mining & RPA 2019 przeprowadzonego przez IDG, 90% firm chce zautomatyzować swoje procesy, ponieważ jest to ważny warunek wstępny cyfryzacji. W centrum uwagi znajduje się efektywność czasowa i kosztowa. Cyfryzacja procesów oznacza dostosowanie firmy do przyszłości.

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów i Workflow do czego służy?

System Obiegu Dokumentów pomaga w planowaniu, zarządzaniu i monitorowaniu obiegu dokumentów. System elektronicznego obiegu dokumentów dostarcza narzędzi do projektowania, uruchamiania, monitorowanie tych obiegów. Tym samym Systemy zarządzania obiegiem dokumentów stanowią ważne narzędzie wspomagające firmy w transformacji cyfrowej i odejściu od analogowych procesów bazujących na papierze. Najważniejsze cechy systemu elektronicznego obiegu dokumentów:

  1. System posiada narzędzia do tworzenia i edycji przepływów pracy.
  2. W większości przypadków wykorzystuje się graficzne interfejsy użytkownika, które pozwalają modelować i automatyzować nawet bardzo złożone procesy bez konieczności posiadania wiedzy programistycznej.
  3. Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala na modelowanie obiegów oraz wyświetlania poszczególnych etapów procesu w postaci diagramu.
  4. Diagram (przepływ informacji) jest zbudowany z pojedynczych aktywności tj: wyślij email, zadanie dla użytkownika, warunek, pobierz, uruchom webservice, pobierz dane, przekaż dane, czekaj na informację zwrotną etc. Aktywności przypominają klocki lego. Dzięki temu diagram każdego procesu jest indywidualnie konfigurowany i dostosowywany na bieżąco zgodnie ze zmieniającymi się wymaganiami w procesie. 
  5. Elektroniczny Obieg Dokumentów może również uzyskiwać dostęp do metadanych systemu zarządzania dokumentami i wykorzystywać je. Umożliwia to automatyczną kontrolę dokumentów w ramach systemu zarządzania przepływem pracy.
  6. Nie wszystkie produkty są jednakowe: ważną rolę odgrywa wybór właściwego dostawcy i odpowiedniego systemu zarządzania dokumentacmi.
  7. System Obiegu Dokumentów w chmurze jest zwykle wstępnie skonfigurowany. Dzięki temu taki EOD w Chmurze można wdrożyć znacznie szybciej niż rozwiązania wymagające instalacji na serwerach.
zarządzanie dokumentami i automatyzacja procesów

Różnica między Elektronicznym Obiegiem Dokumentów EOD a Zarządzanie Procesami Biznesowymi BPM?

Zarządzanie Procesami Biznesowymi (agn. Business Process Management) oraz Elektroniczny Obieg Dokument (ang. Workflow) są czasami ze sobą często mylone:

Zarządzanie Procesami Biznesowymi (BPM) służy do strategicznego ukierunkowania, rozwoju i analizy procesów. W ramach tego procesu poszczególne procesy w firmie są integrowane w taki sposób, aby pasowały do strategii i kultury korporacyjnej jako całości oraz usprawniają procesy w firmie. Mówiąc prościej, BPM koncentruje się na całej firmie i przyjmuje holistyczne podejście do najlepszego projektowania wszystkich procesów. BPM może być również realizowane przez rozwiązania informatyczne, ale nie jest to obowiązkowe.Tym samym Business Process Management może sprowadzać się do opisu wszystkich procesów i ich optymalizacji w organizacji. 

Natomiast zarządzanie obiegiem dokumentów Workflow dzieli procesy według kolejności, w jakiej są one przetwarzane. W centrum uwagi nie znajduje się cała firma naraz, ale często poszczególne działy, które muszą przetwarzać zadania w określonej kolejności, często wspierane przez takie rozwiązania, jak systemy obiegu dokumentów i systemy zarządzania dokumentami (ang. Document management system). Obieg dokumentów (Workflow) jest częścią kompleksowego zarządzania procesami biznesowymi.

Podsumowując:

  1. Workflow inaczej elektroniczny obieg dokumentów ma na celu umożliwienie automatyzacji zadań w ramach pojedynczych procesów. Tym samym jest narzędziem idealnym dla Średnich Firm lub dużych organizacji myślących o optymalizacji procesów w ramach jednego działu np. HR, Księgowość, Sprzedaż. Budżet wymagany do uruchomienia EOD zaczynają się od 5.000 Euro, a czas wdrożenia zaczyna się od kilku dni. 
  2. BPM (business process management) jest mózgiem organizacji, który potrafi koordynować wszystkie procesy w organizacji. Tym samym jest narzędziem dedykowanym do klientów Enterprise i wymaga budżetów przekraczających 100.000 Euro. Czas uruchomienia zaczyna się od zwykle od 3 miesięcy.

9 korzyści – System Zarządzania Dokumentami

System Zarządzania Dokumentami pozwala firmom zautomatyzować ręczne, papierowe obiegi dokumentów. Dzięki temu codzienna praca użytkowników jest szybsza, łatwiejsza, a przede pracownicy skupiają się na ważnych zadaniach i nie wykonują prostych, powtarzalnych zadań, które można zautomatyzować np. czy faktura odpowiada zamówieniu, czy wszystkie dokumenty przewozowe są załączone, czy numer zamówienia jest na fakturze, czy data dostawy zgadza się z datą z listu przewozowego etc. Wszystkie te czynności są żmudne, nudne i mogą być zautomatyzowane, po to aby pracownicy mogli skupić się na zadaniach ważniejszych. 

Dla firm, które chcą pozbyć się papieru i ręcznych procesów, zarządzanie przepływem pracy (ang. workflow) ma kluczowe znaczenie, ponieważ digitalizuje i przyspiesza stary, powolny sposób prowadzenia działalności. Zapisz się na nasz Newsletter i pobierz broszurę Biuro bez papieru w 90 dni

1. Porządek

Wyobraź sobie, że nie ma już szafek na dokumenty, jest mniej urządzeń drukujących i półek zajmowanych wcześniej przez papier i zapasy tonera. Mniej przesyłek, mniej kserokopii, mniej archiwizacji i szukania. Pierwszą zaletą jest czystsze, jaśniejsze, bardziej przestronne biuro. Wyobraź sobie, że twoi koledzy zaprzestają pogoni za papierem i skupiają się na pomocy klientom. Przepływ dokumentów jest płynny i przewidywalny. 

2. Sprawne procesy 

Zautomatyzowany proces obiegu dokumentów sprawia, że właściwe dokumenty i informacje są dostępne pod klawiszem myszki, zawsze i wszędzie tam, kiedy ich potrzebujesz. Obieg i udostępnianie dokumentów w obrębie wielu działów i systemów zabiera tylko kilka sekund, co znacznie poprawia przepływ dokumentów.

3. Większa elastyczność

Twoi konkurenci nie stoją w miejscu i zmieniają swój biznes. Elastyczność i szybkość jaką zapewniają elektroniczny obieg dokumentów i firma bez papieru jest niezbędna do utrzymania konkurencyjności. Schemat obiegu dokumentów pozwala firmie na usprawnienie kluczowych i przyspieszenie procesów, aby dostarczać jeszcze większą wartość dla klientów. 

4. Zmniejszone ryzyko

Spersonalizowana kontrola dostępu i bezpieczeństwo danych cyfrowych ułatwiają utrzymanie zgodności z wewnętrznymi procedurami oraz wymogami prawa. EOD obniżą koszty utrzymania zgodności z wymogami prawa (GDPR, RODO, ISO) i zmniejszają ryzyko kary lub utraty dochodów z powodu brakujących dokumentów lub niewłaściwych ścieżek audytowych. 

5. Lepsze relacje z klientami

Szybkie wyszukiwanie umożliwia dostęp do informacji w ciągu kilku sekund – nikt już nie będzie musiał czekać aż odnajdziesz w segregatorze właściwy dokument. Oferuj Klientom i dostawcom wsparcie szybko i z zachowaniem najwyższej jakości. System elektronicznego obiegu dokumentów wpływa szybkość dostępu do informacji, które pozwala na lepszą obsługę klientów. 

6. Zwiększona przejrzystość

Korzystanie z cyfrowych przepływów pracy zastępujących dokumenty papierowe zapewnia większą przejrzystość i przepływ informacji, umożliwiając menadżerom monitorowanie procesów w czasie rzeczywistym i podejmowanie lepszych decyzji. System elektronicznego obiegu dokumentów zwiększa przejrzystość procesów i pozwala na podgląd wszystkich obiegów dokumentów i procesów w czasie rzeczywistym. 

zwiększona przejrzystość

7. Ekologia

Jeśli firma wdraża inicjatywy przyjazne środowisku, jednym z najprostszych sposobów zmniejszenia śladu węglowego jest drukowanie, wysyłanie i przechowywanie mniejszej ilości papieru. Obieg dokumentów w firmie idealnie sprawdza się do realizacji takich inicjatyw, a informacje od klientów, potwierdzają, że elektroniczny obieg dokumentów obniżył zużycie papieru oraz liczby przesyłek i listów. 

Pozytywny wpływ na środowisko

8. Zadowoleni pracownicy

Elektroniczny Obieg Dokumentów eliminuje frustrację pracowników wynikających z tego, że muszą “gonić za papierem”. Teraz ty i twój zespół skupiacie się na rzeczach ważnych dla firmy i klientów, a proste zadania automatyzuje za was cyfrowy lub elektroniczny obieg dokumentów. Dodatkowo zespół można pracować, nawet gdy kluczowi pracownicy są poza firmą, gdyż z jednej strony mają oni dostęp do biura na urządzeniach mobilnych. Dodatkowo Platforma DocuWare rozwiązuje ten problem za pomocą zastępstw. Dzięki zastępstwom zadania nie są już pozostawiane bez zakończenia. Zadania pracownika na chorobowym lub na urlopie są automatycznie przekierowane do zdefiniowanego wcześniej zastępcy. A jeśli zadanie jest zaległe, można określić, która osoba lub osoby mają zostać o tym poinformowane. Tym samym elektroniczny obieg dokumentów zwiększa zadowolenie twojego zespołu. 

Zadowoleni pracownicy

9. Wsparcie dla Home Office

Pandemia zmieniła sposób pracy. Prawie każdy pracownik biurowy pracował zdalnie. Tym samym dostępu do dokumentów i obiegu informacji jest kluczowym elementem do pracy zdalnej. Dzisiaj wszyscy oczekujemy dostępu na urządzeniach mobilnych i Platforma DocuWare i elektroniczny obieg dokumentów to w pełni wspiera. 

Więcej na temat korzyści i zwrotu z inwestycji związanego z elektronicznego obiegu dokumentów przeczytasz w naszych artykułach na blogu:

  1. Elektroniczny obieg faktur w Księgowości 
  2. Eteczka – jak obliczyć zwrot z inwestycji?
  3. Automatyzacja obiegu dokumentów, czyli jak oszczędzić czas i pieniądze

5 powodów, aby ustandaryzować obiegi dokumentów 

Ustandaryzowane podstawowych procesów pozwala na skupienie się na ważnych zarządzania ich, zamiast zastanawianiu się, co należy teraz zrobić. Dzięki temu pracownicy robią rzeczy ważne dla klientów a nie szukają papieru w organizacji. Poniżej przedstawiamy 5 najważniejszych powodów, dla których warto ustandaryzować obieg dokumentów:

1. Większa produktywność

Standaryzacja przepływu pracy oznacza, że każdy członek zespołu zna swoje zadania. Twoi koledzy wiedzą dokładnie, co i kiedy mają robić. To eliminuje przestrzeń do interpretacji i niejasności, które prowadzą do opóźnień i braku pracy.

Zmniejszenie ilości pracy ręcznej (tj. Rejestracja dokumentów, akceptacja faktur kosztowych, akceptacja wniosków urlopowych, eksport danych, ), które wynika ze standaryzacji, przyczynia się również do zwiększenia efektywności przepływu pracy, co oznacza, że zespoły mogą realizować więcej zadań. Dzięki standaryzacji czas naszych kolegów nie jest tracony na żmudne, manualne i powtarzalne zadania. Obieg dokumentów bezpośrednio wpływa na produktywność Twojego zespołu.

2. Mniej mikrozarządzania

Obieg dokumentów w firmie zwalcza mikrozarządzanie w dwojaki sposób:

  1. Członkowie zespołu są w stanie w większym stopniu samodzielnie zarządzać swoimi zadaniami. 
  2. Menedżerowie mogą przekazać swoim podwładnym więcej autonomii, ponieważ szybko widzą, na jakim etapie są zadania i projekty w stosunku do terminów. 

System obiegu dokumentów pomaga kierownikom skupić się na wspieraniu swoich zespołów, a nie podejmowaniu decyzji za swoich pracowników. Zwiększa to zadowolenie zespołów, a zarząd i managerowie zyskują więcej czasu na strategiczne projekty. Ani zarząd, ani kierownicy, ani twój zespół nie biorą już udziału w zbiorowym “gaszeniu pożarów”. 

3. Powtarzalne wyniki

Obieg dokumentów standaryzuje procesy. Dzięki ustandaryzowanym procesom i można oczekiwać powtarzalnych wyników. Dodatkowo można te procesy mierzyć a także optymalizować. Dzięki stworzeniu rutynowego procesu w systemie obiegu dokumentów nawet nowi pracownicy mogą zostać wdrożenie do pracy i bezproblemowo wykonywać swoje zadania.

Szybsze wdrożenie pracowników

Skuteczne wdrażanie nowych pracowników jest kluczowe w każdej organizacji. Nowi pracownicy po przyjściu do organizacji przechodzą przez okres wdrożenie i zapoznają się z obowiązującymi procedurami oraz poznają przepływ informacji i obieg dokumentów. Jednak często faktyczne procesy odbiegają od zapisanych procedur. Procesy papierowe zwykle są ad-hoc zmieniane przez pracowników i mogą się bardzo różnić od zapisanych procedur, innymi słowy przepływ informacji jest inny niż zaplanowany w procedurze. Dzięki Systemowi Obiegu Dokumentów procesy i rzeczywistość nie różnią się od siebie. Tym samym nowy pracownik szybko możemy wdrożyć się do pracy, a firma minimalizuje dysonans poznawczy nowego pracownika. 

5. Niższe ryzyko 

Standardowe obiegi dokumentów zmniejszają ryzyko. Po pierwsze workflow i obieg dokumentów pomaga kierownikom i współpracownikom lepiej rozumieć przepływy oraz szybko ustalać wąskie gardła z wyprzedzeniem. Dzięki temu mogą oni precyzyjnie dostosować zasoby do potrzeb organizacji. 

Po drugie, obieg dokumentów tworzy ścieżkę audytową. Ścieżka audytowa  pokazuje historię każdego dokumentu i każdej podjętej decyzji. Posiadanie niezmienionej ścieżki audytowej chroni organizację w razie jakichkolwiek problemów, gdyż jesteśmy w stanie jednoznacznie określić:

  1. O której godzinie nastąpiła rejestracja dokumentów a kto i kiedy ten pli otworzył 
  2. O której godzinie zmienione zostały metadane dokumentu – DocuWare pamięta poprzednie metadane oraz pokazuje nowe metadane
  3. Kto, o której godzinie pobrał (wydrukował, zapisał na dysk, lub wysłał mailem) plik
  4. W jakich procesach obiegu (workflow) dany dokument był wykorzystany
  5. Kto podjął i kiedy zatwierdzić dany dokument lub podjął decyzję.

Dzięki temu zespół ma jasną wiedzę na temat tego, jak realizować określone procesy, kiedy szukać zatwierdzeń i jak przestrzegać określonych standardów lub wymagań, a prawdopodobieństwo popełnienia błędów i opóźnień znacznie się zmniejsza. 

Jak wdrożyć System Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest związane z transformacją cyfrową w organizacji. Brzmi to bardzo groźnie i poważnie. Jednak warto ten proces podzielić na mniejsze kroki i wtedy okaże się, że nawet firma średniej wielkości będzie w stanie skutecznie taki projekt zrealizować. Skutecznie transformacja cyfrowa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów  może zmienić twoją firmę na lata. W artykule Księgowość i HR bez papieru – 4 etapy przedstawiliśmy najlepsze praktyki związane z odejściem od papieru oraz pokazaliśmy, jak przeprowadzić wdrożenie systemu EOD w firmie. Jesteśmy zwolennikiem podejścia PDCA. 4 etapy PDCA (Plan, Do, Check, Act) pozwalają skutecznie wdrażać transformację cyfrową w organizacji. 

  1. Zaplanuj (Plan) poprawę działań – skoncentruj się na problemie, który chcesz rozwiązać i opracuj pomysły na jego rozwiązanie..
  2. Wykonaj (Do) – Wprowadzenie planowanych zmian w ramach pilota/testu.
  3. Sprawdź (Check) – Analiza wyników weryfikuje, czy pilot przyniósł oczekiwane rezultaty. Jeżeli to potrzebne należy wykonać kolejny test i walidację pilota zanim stwierdzimy, że zmiana przynosi pozytywny skutek.
  4. Działaj (Act) – wdrożenie produkcyjne, jeśli eksperyment był udany.

Chmura czy serwer?

W 2021 roku DocuWare zdobył blisko 3000 nowych klientów. Ponad 70% nowych klientów zdecydowało się na rozwiązanie w chmurze. DocuWare Cloud pozwala na:

  • Centralne i lokalne przechwytywanie, zapisywanie i przetwarzanie informacji bez konieczności ręcznej obsługi
  • Automatyzację i przyspieszenie procesów biznesowych w księgowości, HR, sprzedaży, administracji, logistyce, wsparciu klienta, wsparciu technicznym, działach projektowania, nadzoru technicznego i innych. 
  • Zabezpieczenie informacji w zgodności z przepisami i standardami tj. RODO, HIPAA, ISO
  • Obsługę rozproszonych i mobilnych zespołów 
  • Przenoszenie informacji dzięki ścisłej integracji z systemem ERP, CRM.

Bezpieczeństwo SOC 2

SOC 2 oznacza System and Organizational Controls – System i Kontrole Organizacyjne. Proces certyfikacji został stworzony przez American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) w celu zapewnienia, że dane klientów firmy są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i cyberzagrożeniami. DocuWare Cloud niedawno osiągnęła zgodność z normą SOC 2 Type 2.

Porównanie Systemów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Na rynku jest bardzo wiele różnych systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Każde z rozwiązań znajduje swoich klientów i ma pewne unikalne przewagi. Jako DocWay nie jesteśmy obiektywni, gdyż jako platformę wybraliśmy DocuWare. Dlatego nie przygotowaliśmy poniższego porównania systemów elektronicznego obiegu dokumentów samodzielnie. Bazujemy tutaj na danych dostępnych na G2. Ponad 60 milionów osób rocznie odwiedza G2.com, aby przeczytać i napisać autentyczne recenzje na temat ponad 100 000 produktów i usług przeznaczonych dla biznesu. 

W oparciu o dane z G2 przygotowaliśmy poniższe zestawienie Systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów, które dostarczają rozwiązania dla średnich i dużych organizacji w Polsce. W porównaniu nie uwzględniliśmy niszowych systemów elektronicznego obiegu dokumentów z Polski, które nie są ocenione w G2 (np. Suncode, Ideo, eDokumenty, Baseline). 

System Elektronicznego Obiegu DokumentówDocuWareDocuShareSharePoint Hyland
Liczba klientów16.000
Cloud publicznyTakNieTakTak
Ocena G2.Com4.44.0 4.04.3
Wersje językowe2049
Wbudowany WorkflowTakTakNieTak
DMSTakTakTakTak
Wbudowany OCRTakTakNieTak
Low-codeTakNieNieTak/Nie

DMS

DMS oznacza Document Management Software jest to oprogramowania do zarządzania dokumentami. Jego zadaniem jest jest przetwarzanie, przechwytywanie, przechowywanie, zarządzanie i śledzenie dokumentów w organizacji. Dzięki ścisłemu zarządzaniu krytycznymi informacjami biznesowymi procesy rozpoczynają się, są realizowane i zakończone w stabilny, przewidywalny i mierzalny sposób. Zaprojektowanie i wdrożenie niezawodnych procesów biznesowych oraz cyfrowego obiegu dokumentów bez w pełni funkcjonalnego oprogramowania do zarządzania dokumentami jest prawie niemożliwe.

OCR

Zadaniem OCR (ang. Optical character recognition) jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie (na przykład papierowym formularzu lub stronie książki). Więcej w tym artykule: Sztuczna Inteligencja 

Low-code

System Low-code wymaga niewielkiego lub wręcz żadnego kodowania do tworzenia aplikacji i procesów. Zamiast używać skomplikowanych języków programowania, można wykorzystać wizualne interfejsy z podstawową logiką oraz możliwością przeciągania i upuszczania w platformie programistycznej o niskim kodzie. Dzięki temu użytkownik biznesowy ma możliwość dostosowania rozwiązania do własnych wymagań i własnych procesów. 

5 kluczowych kwestii dla systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Wybór dostawcy technologii nie jest już podyktowany wyłącznie funkcjonalnością produktu. Klienci oczekują partnerstwa i cenią sobie spokój, który zagwarantuje dostawca, który rozumie unikalne potrzeby klienta. Jest to szczególnie ważne dla małych i średnich organizacji, które chcą mieć pewność, że w pełni wykorzystają inwestycję bez konieczności dodatkowego obciążania wewnętrznych zasobów IT. Zgodnie z przewidywaniami firmy Nucleus klienci będą wymagali coraz prostszych procesów wdrażania i coraz wyższego poziomu wsparcia zarówno w fazie planowania jak i później, a DocuWare, wraz ze swoimi Partnerami, będzie dostawcą będzie dobrze przygotowanym do zaspokojenia tych potrzeb w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Przeczytaj w raporcie firmy Nucelus, jak DocuWare i jej Partnerzy służą klientom swoją wiedzą z zakresu IT oraz wsparciem podczas realizacji wdrożeń. 

1. Przyjazność dla użytkownika

Często wybór oprogramowania jest sprowadzany do porównania funkcji i cech oprogramowania, czyli tzw. listy funkcjonalności. Nie jest to najlepszy pomysł, gdyż systemy tj. DOcuWare mają ponad 5.000 różnych funkcji. Warto zamiast porównania funkcjonalności zadać sobie pytanie: „Jak dobrze ten system będzie działał dla naszego przeciętnego użytkownika?”. Posiadanie najlepszej funkcjonalności nie jest wiele warte, jeśli połowa osób z zespołu nie potrafi jej rozgryźć. 

Należy pamiętać, że zarządzanie dokumentami jest aplikacją wieloplatformową. Aby uzyskać jak najwięcej korzyści z rozwiązania, musi być ono użyteczne dla wszystkich, od księgowych i inżynierów po pracowników biura handlowego i pracowników pracujących na hali produkcyjnej.

Gdy zmieniamy zachowania w firmie w celu osiągnięcia wartości biznesowej, powolne przyjmowanie rozwiązań przez użytkowników spowoduje, że realizacja tej wartości zajmie więcej czasu.

Dzięki ukierunkowanemu i dobrze zaplanowanemu szkoleniu użytkownicy powinni szybko przekonać się, jakie korzyści rozwiązania do zarządzania dokumentami przynoszą im każdego dnia. Skupienie się na szkoleniach i szybkie przyjęcie przez użytkowników zwiększa tempo, w jakim firma może osiągnąć swój cel.

Jest to jeden z najważniejszych aspektów wyboru rozwiązania do zarządzania dokumentami cyfrowymi: Weź pod uwagę użytkowników na poziomie mikro i makro.

2. Upewnij się, że oprogramowanie jest zgodne z pożądanymi korzyściami biznesowymi

W przypadku każdego wdrożenia oprogramowania istnieje kilka ogólnych zasad, którymi należy się kierować:

  • Zrozumienie problemów biznesowych i oczekiwanych korzyści: poprzez właściwą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną z dostawcą należy sprawdzić, czy cele projektu są prawidłowo realizowane.
  • Poświęć czas na zdefiniowanie podstaw: dla jakich działów system jest przeznaczony, jakie typy dokumentów są obsługiwane w firmie oraz jakie procesy biznesowe mają zostać usprawnione.
  • Korzyści biznesowe muszą nadawać kierunek wdrożeniu:  ustal priorytety według korzyści, a nie funkcji czy opcji. Co jest najważniejsze dla Twojej firmy? Podejdź do wdrożenia oprogramowania etapami. Pamiętaj, aby na bieżąco mierzyć efekty.
  • Ciągła komunikację: czy plan odbiega od zatwierdzonej ścieżki? Mierz, dostosowuj i nieustannie ulepszaj, aby zapewnić zgodność.

3. Bezpieczeństwo i zgodności z przepisami

Ochrona firmy przed cyberatakami, utratą danych i utratą kontroli nad informacjami o znaczeniu krytycznym ma coraz większe znaczenie dla każdej organizacji.

W zarządzaniu dokumentami – niezależnie od tego, czy wdrażamy rozwiązanie w siedzibie firmy czy w chmurze – wprowadzanie środków bezpieczeństwa jest tylko częścią procesu, a funkcje te są wręcz zaletą dla organizacji i użytkowników dbających o dane.

Skupienie się na tym, jakie potrzeby w zakresie bezpieczeństwa są najważniejsze dla danej organizacji – na przykład większa zgodność z przepisami – to ważna rozmowa, którą należy przeprowadzić między zainteresowanymi stronami, a także z dostawcą.

Zgodność z przepisami RODO, eTeczka, eFaktura, ePodpisi innymi nie musi być ciężarem. Zautomatyzowany obieg dokumentów DocuWare wykorzystuje reguły biznesowe, logikę i standardy, zapewniając narzędzia potrzebne do ochrony informacji o znaczeniu krytycznym dla firmy.

4. Gotowe obiegi skracają czas wdrożenia

Nawet jeśli procesy biznesowe przebiegają inaczej w każdej organizacji, to mają wspólne kluczowe wymagania i punkty decyzyjne. Gotowe rozwiązania wykorzystują te wspólne mianowniki, tworząc solidne ramy, które wymagają niewielkich lub żadnych dostosowań. Oferują one bardzo szybkie, ukierunkowane wejście w automatyzację biura i mogą zostać wdrożone w ciągu kilku dni.

Zamiast samodzielnie planować cyfryzację przepływu pracy w firmie i konfigurować „pusty” system obiegu dokumentacji, warto rozważyć wybór rozwiązania opartego na najlepszych praktykach, które można łatwo dostosować do własnych wymagań.

Wstępnie skonfigurowane rozwiązania DocuWare bazują na doświadczeniu zdobytym podczas realizacji tysięcy udanych projektów digitalizacji. Te gotowe do użycia pakiety umożliwiają digitalizację i automatyzację centralnych procesów biznesowych, takich jak przetwarzanie faktur, eTeczka, inteligentna kontrola dokumentacji, podpis elektroniczny. 

5. Składniki automatyzacji obiegu dokumentów

Poniżej przedstawiam kluczowe składniki profesjonalnego rozwiązania do automatyzacji obiegu dokumentów. Rozwiązania obiegu dokumentów wybierane są na lata, zatem Twoje rozwiązanie musi adresować wszystkie poniższe zagadnienia. Jeśli któryś z elementów nie jest adresowany, to warto szukać dalej: 

Innowacja:Jest to kluczowy czynnik wpływający na maksymalne zwiększenie liczby użytkowników. Oprogramowanie powinno być w stanie obsłużyć najbardziej złożone procesy, zachowując przy tym intuicyjność i prostotę obsługi.
Architektura:Rozwiązanie musi spełniać obecne i przyszłe potrzeby organizacji. Wiąże się to z pytaniem: Co jest najważniejsze dla Twojej firmy? Oprogramowanie oparte na chmurze eliminuje obciążenie związane z utrzymaniem bezpieczeństwa, redundancji i skalowalności.
Bezpieczeństwo:Dobrze dopracowany system uprawnień dostępu do dokumentów dla różnych grup użytkowników i poziomów ról jest krytycznym elementem każdego rozwiązania do zarządzania dokumentami i automatyzacji przepływu pracy.
Skalowalność:System powinien być w stanie rozwijać się wraz z firmą i jej klientami. Począwszy od prostej stacji roboczej, a skończywszy na systemie o szerokim zasięgu, należy rozpocząć projekt oprogramowania od niewielkich rozmiarów i rozbudowywać go w miarę rozwoju potrzeb. Powinno się to odbywać bez komplikowania innych aspektów organizacji lub oprogramowania, a także bez konieczności ponownego szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu.
Integracja:Budowany system musi pasować do istniejącego środowiska informatycznego i mieć możliwość integracji z obecnymi i przyszłymi aplikacjami. Integracja między aplikacjami to coś więcej niż tylko wymiana danych. Równie ważna jest łatwość użytkowania. Jeśli pracownicy nie mogą płynnie przełączać się między aplikacjami biznesowymi, spada ich produktywność i wzrasta liczba błędów.
Zdalny i mobilny dostęp:Najlepsza praca Twojego zespołu może odbywać się poza tradycyjnym biurem. Jeśli wykorzystasz elastyczność technologii internetowej i mobilnej, pracownicy mogą inicjować przepływ pracy, kierować i zatwierdzać zadania oraz podejmować świadome decyzje w dowolnym miejscu i czasie.

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

newsletter_env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”