Jako specjalista ds. HR masz wiele na głowie. Odpowiadasz za zatrudnianie, szkolenie, rozwój i obsługę pracowników. Odpowiadasz również za prowadzenie dokumentacji kadrowej. Jest to duża odpowiedzialność. Jeśli czytałeś wcześniejsze artykuły, to wiesz że eTeczka DocuWare jest bardzo dużą pomocą. W tym artykule opisujemy najważniejsze funkcje eTeczki HR.
| E-teczka DocWay | E-teczka DocWay WebSign | E-teczka DocWay Plus | ||
| eTeczka | eTeczka zgodna z rozporządzeniem o eAktach | ✅ | ✅ | ✅ |
| OCR i sztuczna inteligencja | ||||
| Sztuczna inteligencja | Opisywanie metadanymi dokumentów z wykorzystaniem Sztucznej Inteligencji oraz OCR (system uczy się samodzielnie opisywać dokumenty, a rola użytkownika sprowadza się do weryfikacji/korekty jego pracy) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Autoindeksacja eTeczek | Automatyczne opisywanie dokumentów metadanymi posiadanymi przez DocuWare (reużywanie danych w celu automatyzacji opisywania dokumentów | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dodatkowe metadane | Dodatkowe ponad wymagane rozporządzeniem o eAktach | ✅ | ✅ | ✅ |
| Uprawnienia | ||||
| Zaawansowane uprawnienia | Możliwość ustawienia zaawansowanych uprawnie dostępu do eTeczek. Więcej: https://www.docway.pl/dokumenty-pracownicze/ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Wyszukiwanie | ||||
| Wyszukiwanie w treści dokumentu | Wyszukiwanie pełno tekstowe (po treści) dokumentów. System podświetli w przeglądarce znalezione słowo w dokumencie. | ✅ | ✅ | ✅ |
| Wyszukiwania w metadanych | Wyszukiwanie i filtrowania eTeczek w oparciu o metadane (w tym wyszukiwanie zagnieżdżone | ✅ | ✅ | ✅ |
| Widok folderów eTeczek | Struktura folderów eTeczek zgodna z rozporządzeniem | ✅ | ✅ | ✅ |
| Widok folderów HR | Struktura folderów HR rozbudowana o dodatkowe metadane | ✅ | ✅ | ✅ |
| Raporty | ||||
| Kontrola terminów | Weryfikacja terminów ważności dokumentów (badania lekarskie, pozwolenia etc.) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Kompletność eTeczki | Weryfikacja wymaganych dokumentów w teczce oraz ich terminów ważności. Raport o brakujących dokumentach w teczce. | ✅ | ✅ | ✅ |
| Eksport raporortów do pliku csv | Możliwość exportu dowolnego wyniku wyszukiwania (np.; umowy z danego okresu, danego oddziału, z danego działu i danego okresu) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zaawansowany audyt | Uruchomienie dodatkowych raportów audytowych | ❌ | ❌ | ✅ |
| Eksport zgodnie z eAkta | Eksport metadanych i dokumentów w formacie zgodnym z eAkta | ✅ | ✅ | ✅ |
| Eksport pełny | Eksport wszystkich metadanych i dokumentów z eTeczki | ✅ | ✅ | ✅ |
| Workflow | ||||
| Workflow na żądanie | Wysłanie dowolnie zdefiniowanego zadania do innego użytkownika lub użytkowników systemu | ✅ | ✅ | ✅ |
| Procesy workflow | Wdrożenie dowolnego procesu workflow (np.: obieg wniosków urlopowych, rozliczenia delegacji) | ❌ | ❌ | ✅ |
| Integracje | ||||
| Integracja WebServcie z systemem HR | Integracja WebService z systemem HR | ❌ | ❌ | ✅ |
| Generator dokumentów | Możliwość generowania dokumentów wypełnianych automatycznie danymi pracowników/kandydatów (także całych pakietów dokumentów) | ❌ | ✅ | ✅ |
| Inicjalne pobranie Listy pracowników | Pobieranie listy pracowników z pliku Excell (Imię, Nazwisko, Numer teczki, Rodzaj umowy*, Email*, Przełożony*, Dział*, Spółka*, Inne*) – *Pola opcjonalne | ✅ | ✅ | ✅ |
| eFormluarze | – Akceptacja warunków zatrudnienia – Akceptacja warunków BHP – Wniosek urlopowy – Rozliczenie delegacji – +3 dodatkowe | ❌ | ✅ | ✅ |
| Integracja email | Pobieranie email i/lub załączników z Outlook lub poczty IMAP | ✅ | ✅ | ✅ |
| Podpisy cyfrowe | ||||
| Podpis kwalifikowany | Masowe podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym | ✅ | ✅ | ✅ |
| Podpis dokumentowy DocWay WebSign | Podopisywanie dokumentów podpisem dokumentowym przez pracowników/kandydatów | ❌ | ✅ | ✅ |
| Pieczęć elektroniczna kwalifikowana | Masowe podpisywanie dokumentów w DocuWare Import przy pomocy pieczęci elektronicznej | ❌ | ❌ | ✅ |
| eSign – DocuSign | Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym DocuSign przez pracowników | ❌ | ❌ | ✅ |
| eSign – ValidatedId | Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym ValidatedId przez pracowników | ❌ | ❌ | ✅ |
| eSign – Autenti | Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym Autenti przez pracowników | ❌ | ❌ | ✅ |
| Biometric – ValidatedId | Podpisywanie dokumentów podpisem biometrycznym ValidatedId przez pracowników | ❌ | ❌ | ✅ |
| Inny podpis | Podpisywanie dokumentów innym podpisem przez pracowników | ❌ | ❌ | ✅ |
