Jako specjalista ds. HR masz wiele na głowie. Odpowiadasz za zatrudnianie, szkolenie, rozwój i obsługę pracowników. Odpowiadasz również za prowadzenie dokumentacji kadrowej. Jest to duża odpowiedzialność. Jeśli czytałeś wcześniejsze artykuły, to wiesz że eTeczka DocuWare jest bardzo dużą pomocą. W tym artykule opisujemy najważniejsze funkcje eTeczki HR.
| E-teczka DocuWare | E-teczka DocuWare Plus | ||
| eTeczka | eTeczka zgodna z rozporządzeniem o eAktach | ✅ | ✅ |
| OCR i sztuczna inteligencja | |||
| Sztuczna inteligencja | Opisywanie metadanymi dokumentów z wykorzystaniem Sztucznej Inteligencji oraz OCR | ✅ | ✅ |
| Autoindeksacja eTeczek | Automatyczne opisywanie dokumentów metadanymi pobranymi z DocuWare: a. Z innych dokumentów b. Z listy pracowników/teczek zaimportowanych z HR | ✅ | ✅ |
| Dodatkowe metadane | 10 dodatkowych ponad wymagane rozporządzeniem o eAktach. | ✅ | ✅ |
| Uprawnienia | |||
| Podstawowe uprawnienia | Ustawienie 5 profili dostępu do eTeczek. Więcej: https://www.docway.pl/dokumenty-pracownicze/ | ✅ | ✅ |
| Zaawansowane uprawnienia | Ustawienie 15 profili dostępu do eTeczek. Więcej: https://www.docway.pl/dokumenty-pracownicze/ | ❌ | ✅ |
| Wyszukiwanie | |||
| Wyszukiwanie w treści dokumentu | Wyszukiwanie pełno tekstowe (po treści) dokumentów. System podświetli w przeglądarce znalezione słowo w dokumencie. | ✅ | ✅ |
| Wyszukiwania w metadanych | Wyszukiwanie i filtrowania eTeczek w oparciu o metadane | ✅ | ✅ |
| Widok folderów eTeczek | Struktura folderów eTeczek zgodna z rozporządzeniem | ✅ | ✅ |
| Widok folderów HR | Struktura folderów HR rozbudowana o dodatkowe metadane | ✅ | ✅ |
| Raporty | |||
| Kontrola terminów | Weryfikacja terminów ważności dokumentów (badania lekarskie, pozwolenia etc.) | ✅ | ✅ |
| Kompletność eTeczki | Weryfikacja wymaganych dokumentów w teczce oraz ich terminów ważności. Raport o brakujących dokumentach w teczce. | ✅ | ✅ |
| Indywidualna klasyfikacja | Indywidualna klasyfikacja dokumentów: – Część teczki – Rodzaj dokumentu – Okres retencji – Wymagalność | ✅ | ✅ |
| Audytow zgodny z eAkta | ✅ | ✅ | |
| Zaawansowany audyt | Uruchomienie dodatkowych raportów audytowych | ❌ | ✅ |
| Eksport zgodnie z eAkta | Eksport metadanych i dokumentów w formacie zgodnym z eAkta | ✅ | ✅ |
| Eksport pełny | Eksport wszystkich metadanych i dokumentów z eTeczki | ❌ | ✅ |
| Raport terminów dokumentów | Lista dokumentów z terminem obowiązywania krótszym niż x dni/ x tygodni | ✅ | ✅ |
| Raport terminów teczek | Lista teczek z terminem obowiązywania krótszym niż x dni/ x tygodni | ✅ | ✅ |
| Integracje | |||
| Workflow na żądanie | Wysłanie dowolnie zdefiniowanego zadania do innego użytkownika lub użytkowników systemu. | ✅ | ✅ |
| Integracja WebServcie z systemem HR | Integracja WebService z systemem HR | ❌ | ✅ |
| Synchronizacja Listy pracowników | Pobieranie listy pracowników z systemu HR (Imię, Nazwisko, Numer teczki, Rodzaj umowy*, Email*, Przełożony*, Dział*, Spółka*, Inne*) – *Pola opcjonalne | ✅ | ✅ |
| eFormluarze | – Akceptacja warunków zatrudnienia – Akceptacja warunków BHP – Wniosek urlopowy – Rozliczenie delegacji – +3 dodatkowe | ❌ | ✅ |
| Integracja email | Pobieranie email i/lub załączników z Outlook lub poczty IMAP | ✅ | ✅ |
| Podpisy cyfrowe | |||
| Podpis kwalifikowany – skanowanie / import | Masowe podpisywanie dokumentów w DocuWare Import | ✅ | ✅ |
| Pieczęć elektroniczna kwalifikowany – import | Masowe podpisywanie dokumentów w DocuWare Import przy pomocy pieczęci elektronicznej | ❌ | ✅ |
| eSign – DocuSign | Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym DocuSign przez pracowników | ❌ | ✅ |
| eSign – ValidatedId | Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym ValidatedId przez pracowników | ❌ | ✅ |
| eSign – Autenti | Podpisywanie dokumentów podpisem mobilnym/zdalnym Autenti przez pracowników | ❌ | ✅ |
| Biometric – ValidatedId | Podpisywanie dokumentów podpisem biometrycznym ValidatedId przez pracowników | ❌ | ✅ |
