Automatyzacja obiegu dokumentów, czyli jak oszczędzić czas i pieniądze

6 maja 2021

Po pierwsze Innowator na stanowisku dyrektora finansowego

Automatyzacja procesów biznesowych w księgowości i finansach to ogromna szansa na usprawnienie działania tych działów, ale też całej organizacji. To szansa dla innowatorów na stanowiskach dyrektorów finansowych, którzy tradycyjnie odpowiadają za analizę płynności i kosztów, by rozpoczynając od własnych działów zapoczątkować i następnie poprowadzić transformację cyfrową wielu innych procesów biznesowych.

Według Amerykańskiego Centrum Produktywności i Jakości (American Productivity and Quality Center – APQC) w 3 organizacjach na 4, które rozpoczynają cyfryzację od procesów finansowych, obserwowane są długoterminowe korzyści w całej organizacji i to właśnie dyrektorzy finansowi w tych firmach stają są potężną siłą napędowa transformacji cyfrowej całej organizacji.

Poniższe dane z badań na rzecz sukcesu i zrównoważonej transformacji procesów w finansach i księgowości pokazują (APQC), że istnieją znaczące różnice pomiędzy czołowymi firmami i mniej zaawansowanymi w prowadzeniu procesów związanych z fakturowaniem.

Brak automatyzacji Automatyzacja obiegu
Koszty obiegu jednej faktury 12,50 USD 5 USD
Czas obiegu faktury 14 dni 4 dni
Liczba pozycji faktury procesowana przez pracownika pełnoetatowego 21 232 46 667
Liczba kont księgowych 727 181
Koszt raportowania na każde 1000 USD obrotu 0, 64 USD 0, 11 USD

Powyższe różnice w przedstawionych danych wynikają właśnie z poziomu zaawansowania automatyzacji procesów finansowych. Automatyzacja niewątpliwie wspiera i usprawnia zarządzanie dokumentami. Firmy niezaawansowanie w procesach automatyzacji przegrywają przez błędy wynikające z ręcznych procesów księgowych, błędy „na papierze”. Brak standaryzacji to większe koszty.

Cztery kluczowe procesy do automatyzacji obiegu dokumentów

1 . Zobowiązania – faktury zakupowe – a może Płatności?

Niezaprzeczalnie automatyzacja obiegu faktur zakupowych przynosi korzyści finansowe i uprasza działania pracowników księgowości. Zastanówmy się, jak wygląda codzienna praca w działach zwysokim poziomem automatyzacji obiegu faktur zakupowych w porównaniu do firm, w których te działania realizowane są jeszcze„ręcznie”. Papierowa faktura wymaga ogromnej dbałości o bezpieczeństwo zgromadzonych tam danych, ogromnej staranności, wymaga fizycznego miejsca, ciągłej kontroli oraz niestety ręcznego, fizycznego nadzoru nad jej obiegiem.

Papierowa faktura najczęściej oczekuje na biurku osoby zatwierdzającej przez …kilka dni, czasami tydzień, a może zostaje całkowicie zapomniana lub zagubiona?Taki stan wymaga wydelegowania „kogoś”, kto wyruszy na jej poszukiwania. To oczywiście wymaga zaangażowania nie tylko dodatkowego czasu, ale co istotne w skali ekonomicznej, skutkuje pominięciem rabatów za wcześniejszą płatność. Efektywność obiegu dokumentów papierowych jest wątpliwa wobec korzyści automatyzacji.

System zarządzania dokumentami (Document Management System DMS) pozwala na cyfrowy przepływ pracy, co oznacza po prostu efektywny, automatyczny obieg dokumentów w organizacji.Automatyzacja tego procesu oznacza, że pracownicy działu księgowości zostaną od razu poinformowani o błędach czy braku informacji w dokumencie, zostaną powiadomieni o konieczności poprawiania dokumentu. Elektroniczny dokument, gdy pojawi się w systemie zostanie natychmiast skierowany do właściwych decydentów. Niestandardowe faktury zostaną odpowiednio oznaczone i zapisane. Elektroniczne faktury mogą być dodatkowo opisane, można na nich nanieść specjalne adnotacje, zdefiniować pola opisowe w metadanych i określić jak będą obsługiwane wyjątki w obiegu dokumentów.

2. Dokumenty do audytu

Czy jest ktoś w dziale finansów, kto wyjątkowo lubi roczny audyt? Rzeczywiście audyt jest ciężką próbą dla działu księgowości i finansów oraz dla samego audytora. Gdy mamy na myśli przeszukiwanie i weryfikowanie stosów papierowych dokumentów, które jeszcze rozdystrybuowane są w różnych archiwach, może to powodować stres i koszmary senne. Rzeczywiście audyt jest ciężką próbą, jeśli papiery są niekompletne lub zdezorganizowane. Taki audyt rzeczywiście jest stresujący i przedłuża się w nieskończoność i trudno go lubić.

Jednak gdy papier zamienimy na nośnik cyfrowy i umieścimy w systemie zarządzania dokumentami, zespół finansów i księgowości będzie przygotowany do audytu, ponieważ wszystko, czego potrzebuje, ma na wyciągnięcie palców na myszce komputerowej. W systemie DocuWare jest widoczne kto i kiedy miał dostęp do poszczególnych dokumentów księgowych, kto je kopiował, drukował, przesyłał. Te informacje są szczególnie istotne w przypadku spółek notowanych na giełdzie. Audyt takich spółek musi odbywać się zgodnie z ustawowymi wytycznymi, a to jest możliwe i gwarantowane przez DMS. Dzięki cyfryzacji pracownicy mogą szybko reagować na zapytania audytorów i zachować większą kontrolę nad informacjami biznesowym.

3. Zamówienia i zakupy

Zdawałoby się, że realizacja zamówień jest prosta. To jednak istotne procesy, które wpływają dobrą relację z dostawcami. Procesom tym towarzyszy wiele dokumentów. Zapewnienie ciągłości produkcji i tworzenie na jej potrzeb planów zakupowych, koordynowanie wymagań biznesu i produkcji z możliwościami i warunkami i ofertami dostaw różnych kontrahentów oraz składanie zamówień to niewątpliwie napływ różnych, w różnorodny sposób sformatowanych i opisanych dokumentów. Pierwszym krytycznym korkiem okiełzania i usprawnienia takiej różnorodności jest cyfryzacja – czyli konwersja tworzonych i otrzymywanych w dziale zakupów dokumentów z formatu fizycznego na cyfrowy. Pozwoli to ujednolicić format dokumentów uraz ułatwi i przyspieszy wyszukiwanie potrzebnych informacji zawartych w dokumentach niezależnie od jakiego dostawcy pochodzą i w jakiej formie zostały do nas wysłane (papier, email, załącznik do maila, link do portalu etc.).

4 ”Zamknięcie” miesiąca

Automatyzacja opisanych powyżej procesów, wspomaga funkcjonowania całego działu księgowego. Dostrzec można to już przy „zamknięciu” pierwszego miesiąca. Zespół działu księgowego może zobaczyć łatwość wyszukiwania i wyciągania danych z systemu DocuWare, łatwość tworzenia dowolnych raportów. Okaże się szybko, że w systemie są nie tylko same liczby i kwoty, ale wiele danych, które umożliwiają analizę dokumentów w oparciu o wybrane dowolnie informacje (metadane) .

Według Association of International Certified Professional Accountants (AICPA) „Szybkość i dokładność są nieustannym wyzwaniem dla osób zaangażowanych w proces zamykania miesiąca. Liczy się tu przyspieszone tępo. CO ważne, osoby te musza mieć też zaufanie do danych, na których działają”.

Jest dużo miejsca na ulepszenia i zwiększenie bezpieczeństwa dzięki cyfryzacji, jak pokazują wyniki ankiety przeprowadzonej przez Adra Match, tylko 28% respondentów stwierdziło, że ufa liczbom podanym pod koniec miesiąca. Jednocześnie 90% stwierdziło, że jest pod presją, aby szybciej zamknąć miesiąc. Tymczasem tylko 39% stwierdziło, że jest zadowolonych z jakości tego procesu.

Przygotuj się do skoku – tylko rozważnie!

.Ważne! Wybranie rozwiązanie do zarządzania dokumentami cyfrowymi powinno łatwo integrować się z systemem finansowym, księgowymi i pozostałymi, które obsługują operacje finansowe w firmie. Ta decyzja, to nie tylko kwestia tego, jak i gdzie przechowywane są dokumenty elektroniczne. Pamiętaj, że celem jest automatyzacja procesów biznesowych. Automatyzacja dotyczy wielu działów, różnych dokumentów, w różny sposób tworzonych i formatowanych. Te różnorodne działania zaopatrzeniowe, księgowe, finansowe, kadrowe w części nakładają się na siebie, ale mogą się też różnić. W związku z tym wystrzegaj się rozwiązań tzw. punktowych, które rozwiązują pojedynczy problem, działu czy danego rodzaju dokumentów, a nie biorą pod uwagę specyfiki całej organizacji.

Spróbuj unikać paraliżu związanego z przygotowaniem raportów i audytu, i zamykaniem miesiąca. Oczywiste jest, że pozbycie się papieru i automatyzacja procesów przyniesie znaczne korzyści firmie, klientom i będzie mieć pozytywne odzwierciedlenie wynikach finansowych.

Możesz przyspieszyć cyfrową transformację swojego działu księgowego dzięki systemowi obiegu faktur DocuWare. Jest to system informatyczny specjalnie zaprojektowany do wspomagania tego procesu z uwzględnieniem potrzeb innych działów organizacji. DocuWare jest rozwiązaniem działającym w Chmurze lub na serwerach klienta. Dzięki temu można mieć dostępem do dokumentów i obiegów z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnym czasie.

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”