Bezpieczeństwo dokumentów pracowniczych

19 lutego 2021

Jak dbać o bezpieczeństwo teczek pracowniczych? (Dokumenty pracownicze)

Jak dbać o bezpieczeństwo teczek pracowniczych? (Dokumenty pracownicze)
Dokumenty pracownicze – bezpieczeństwo

O nowoczesnych bezpiecznych dokumentach pracowniczach

Teczki z dokumentami pracowniczymi powinny być kompletne, uporządkowane, systematycznie archiwizowane oraz, co bardzo ważne, chronione, tak by nie trafiły w niepowołane ręce.

Pracownicy działów HR pełną rolę strażników i gwarantów bezpieczeństwa tych dokumentów. Na nich spoczywa ta odpowiedzialność! Jakie mają narzędzia gwarantujące ochronę i niezniszczalność? dokumenty pracownicze

Metalowy klucz gwarantuje bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej? 

Teczka pracownika pełna jest dokumentów zawierających dane wrażliwe.  Nikt nie ma wątpliwości, że dokumentacja osobowa i płacowa musi być pod specjalnym nadzorem i  pod specjalnym kluczem.

Wydawać się może, że ochronę dokumentów wspomagają odpowiednie procedury, jednak często ograniczają się one do bardzo prostej czynności: zamknięcia szafy, a następnie pokoju z teczkami na klucz. 

Zamykanie drzwi na klucz to jeden z najbardziej rozpowszechnionych w społeczeństwie nawyków. Zamykamy drzwi do mieszkań, garaży, biur, piwnic, szaf itd. To czynność, którą wykonujemy często w sposób powtarzalny i automatyczny, to znaczy bez naszej pełnej świadomości.  Prozaiczna zmiana warunków (stres, niespodziewany telefon, pośpiech) może sprawić, że złamiemy procedurę – nie domkniemy drzwi, nie przekręcimy klucza w zamku. Prozaiczny błąd i papiery mogą trafić do niepowołanych osób.

Oczywiście możemy wrócić, sprawdzić, dobrze zamknąć drzwi. Ale co działo się w tym czasie z dokumentami?

Każdy dokument pod stałym nadzorem – właściwa procedura bezpieczeństwa 

Każdy elektroniczny dokument  jest pod stałym nadzorem i to  jest klucz bezpieczeństwa od Docuware. Elektroniczne teczki dają możliwość monitorowania non stop życia takiego dokumentu. Kto i kiedy miał dostęp do dokumentacji pracowniczej? W jaki sposób z niej korzystał  kopiował? Drukował? Czy dokument został zapisany lokalnie? System notuje wszystkie dziania związane z poszczególnymi dokumentami. To pozwala na prosty, przejrzysty audyt, szybki i łatwy dostęp do historii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w firmie. Ścieżka audytowa  pokazuje historię każdego dokumentu kadrowego:

  1. Kto, o której godzinie otworzył dokument
  2. O której godzinie zmienione zostały metadane dokumentu – DocuWare pamięta poprzednie metadane oraz pokazuje nowe metadane
  3. Kto, o której godzinie pobrał (wydrukował, zapisał na dysk, lub wysłał mailem) dany dokument
  4. W jakich procesach obiegu (workflow) dany dokument był wykorzystany

Raport może być generowany dla pojedynczych dokumentów oraz całych teczek. 

Nadawanie uprawnień – nowy wymiar bezpieczeństwa dokumentów

E-teczka DocuWare pozwala na bardzo szczegółowe określanie kto i w jakim zakresie może mieć prawo do wglądu, pobierania czy edytowania dokumentów. To nowy i ważny wymiar ochrony wrażliwych danych i zabezpieczenia przed niewłaściwym wykorzystywaniem dokumentów. W takich przypadkach można tworzyć profile użytkowników, które bazują na kombinacji 4 typów uprawnień tak, aby profil użytkownika odpowiadał wymaganiom wewnętrznych  procedur:

  • uprawnienia ogólne
  • uprawnienia pól indeksowych
  • ustawienia nakładek
  • ustawienia administratora

Rys 1. 

Uprawnienia ogólne do skoroszytu, kartoteki pozwalają na (Rys. 1) 

  1. Zapis – zapisywanie dokumentów w dowolnych miejscach
  2. Wyszukaj – wyszukiwanie dokumentów w całym systemie
  3. Wyświetl dokumenty – wyświetlanie dokumentów w przeglądarce   (bez tego uprawnienia użytkownik zobaczy metadane dokumentu, ale go nie zobaczy)
  4. Edytuj dane indeksowe –  edytowanie metadanych dokumentu.
  5. Edytuj dokumenty  – podgląd rożnych wersji dokumentów np. plików MS office
  6. Usuń dokumenty – usuwanie dokumentów, ale tylko przez wybranych użytkowników. Zalecane jest by usunięcie dokumentu wymagało akceptacji co najmniej dwóch osób. To pozwala na unikanie błędów ludzkich to tzw. kontrola czterech oczu. Błędy jednego użytkownika mogą być wyłapane przez innego.
  7. Pobieranie – uprawnienie do wydruku, pobrania akt pracowniczych i teczek pracowniczych na dysk lub przesłania ich emailem. To uprawnienie zwykle przysługuje tylko wybranym pracownikom w HR.
  8. Wyświetl historię dokumentów – podgląd do historii obiegów dokumentów oraz ścieżki audytowej

Uprawnienia pól indeksowych – dokumenty pracownicze (Rys. 2)

Ten zestaw uprawnień pozwala na dokładne określnie , czy użytkownik będzie miał dostęp do wszystkich lub części metadanych w teczce elektronicznej. Dzięki temu dla każdej metadanej (imię i nazwisko, pesel, id teczki, id dokumentu, data dokumentu, etc.) można zdefiniować uprawniania użytkowników: 

  1. Odczyt – prawo odczytania zawartości pola. Tylko osoby z tym uprawnieniem mogą  zobaczy dane, wybranie pola w systemie np. pesel . Ci którzy nie maja uprawnień odczytu nie zobaczą tego pola, będzie one po prostu ukryte.
  2. Wyszukiwanie – prawo do wyszukiwania według danego pola.  Użytkownik, który nie posiada tych uprawnień nie będzie mógł odnaleźć danego pola. Dla nieuprawnionego to pole zniknie.
  3. Zapis – prawo zapisu danego pola.
  4. Modyfikacja – prawo zmiany wartości danego pola.
  5. Nowe wpisy – prawo do dodawania nowych wartości metadanych spoza predefiniowanych list wyboru

Rys. 2

Uprawnienia nakładek, adnotacji (Rys. 3)

Teczki  DocuWare  pozwalają w prosty sposób na zasłanianie części dokumentu poprzez nakładki (adnotacje). Jest to istotne, gdyż wiele dokumentów zawiera dane wrażliwe, które nie mogą być dostępne powszechnie.

Rys 3.

Uprawnienia adnotacji pozwalają na:

  1. Dodawanie przypisów –  zasłanianie, wykreślanie części dokumentu nieprzeźroczystym elementem graficznym.
  2. Usuwanie przypisów –  usuwanie istniejących nakładek (adnotacji) na dokumentach. 
  3. Zmiana przypisów – edytowanie istniejących nakładek (adnotacji) na dokumentach
  4. Ustawianie stempli – przystawianie graficznych pieczątek (stempli) na dokumentach. 
  5. Ukryj elementy graficzne – odsłonienie oryginalnego dokumentu ukrytego przypisami (adnotacjami). Dzięki temu uprawniony użytkownik zobaczy wszystkie zmiany i pracę na dokumencie.

Uprawnienia administratora 

Dzięki temu zestawowi uprawnień można przekazać częściowe zarządzanie e-teczką wybranym pracownikom HR. 

Funkcje Administracyjne pozwalają na:

  1. Zarządzenia uprawnieniami.
  2. Zarządzanie oknami dialogowymi –edycję formularzy wyszukiwania, zapisu, wyników, widoku teczek w systemie.

Po prostu łatwiej żyć 

Koszmarem dla pracowników z HR jest utrata dokumentu, zagubienie czy zniszczenie.  Zamiana papieru na wersję elektroniczną to przede wszystkim spokojny sen. System Docuware chroni przed utratą całą zawartość e teczki i automatycznie tworzy kopie bezpieczeństwa. 

W DocWay dobrze wiemy jest wolny, drogi, podatny na zagubienie jest papier. Wiemy, że praca z dokumentami papierowymi  obarczona jest nieznośnymi pomyłkami, ciężarem przeszukiwania i tzw. przewalania papierów. Zamiana papierowej  dokumentacji pracowniczej na elektroniczną skraca czas wyszukiwania dokumentacji, daje duże bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Jest po prostu łatwiej!

Jeżeli chcesz zmienić papierową rzeczywistość, po prostu wyobraź sobie swój świat bez tych papierów, które teraz leżą wokół ciebie na  stole, na biurku, na półkach…

Dokumenty pracownicze – dlaczego korzystać z Docuware?

https://docway.pl/uslugi

Dokumenty pracownicze – zapisz się na konsultacje

www.calendly.com/docway-konsultacje/docuware-konsultacje

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”