7 sposobów na zapewnienie zgodności dzięki Workflow

16 listopada 2022
ea9d6093-4403-4657-a992-3e4b090dde77.jpeg

Compliance oznacza po angielsku „zgodność” i jest tłumaczony jako zapewnienie zgodność z istniejącymi przepisami prawnymi, regulacjami i normami prawnymi. Duże firmy już od wielu lat wprowadzały do swojej działalności systemy compliance mające na celu zapewnienie zgodności z przepisami, regulacjami i normami prawnymi oraz oczywiście minimalizację ryzyka biznesowego. Zapewnienie zgodności ma nie tylko zapewnić, że firma będzie funkcjonowała zgodnie z przepisami prawa. Compliance ma chronić przedsiębiorstwo przed karami czy stratami pieniężnymi w razie wystąpienia problemów wynikających z np. naruszenia przepisów prawa. W ostatnich latach zauważyliśmy, że compliance zaczyna mieć znaczenie również dla małych i średnich przedsiębiorstw. Również mniejsze firmy dostrzegają ryzyko związane z brakiem zgodności z przepisami i regulacjami. Takie firmy coraz częściej aktywnie starają się zaadresować wyzwania związane z compliance.

System obiegu dokumentów (workflow) zapobiega wielu bólom głowy związanym z przestrzeganiem przepisów i compliance. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia szybkie i bezpośrednie potwierdzenie, że pracownicy przestrzegają zasad firmowych. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oferuje możliwości wczesnego ostrzegania, dzięki czemu można wychwycić sygnały, zanim staną się problemami. Workflow oraz cyfryzacja procesów biznesowych wspierają organizację w przygotowaniach oraz w przeprowadzeniu wewnętrznych i zewnętrznych audytów oraz kontroli.

Wspieranie compliance i Zapewnienie zgodności z przepisami przez cyfryzację i dygitalizację procesów biznesowych zyskuje na znaczeniu teraz, gdy wielu pracowników pracuje zdalnie. Jeśli nie mają oni odpowiednich narzędzi, istnieje pokusa, aby używać nieautoryzowanych programów oraz platform społecznościowych w celu wykonania zadań lub do przesyłania wiadomości bez uwzględnienia bezpieczeństwa informacji. Członkowie zespołu mogą również wysyłać dokumenty pocztą elektroniczną tam i z powrotem, co może zagrażać bezpieczeństwu i zwiększać prawdopodobieństwo utraty kontroli nad tym, która wersja jest ostateczna. 

System zarządzania dokumentami i elektroniczny obieg dokumentów zapewniają pojedynczą, autoryzowaną platformę do współpracy i konsekwentnie egzekwują postępowanie zgodne z wewnętrznymi standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP). W artykule tym przyjrzymy się 7 sposobom na zapewnienie zgodności i compliance dzięki Workflow:

  1. automatyzacja obiegu dokumentów
  2. automatyzacja obiegu dokumentów w chmurze
  3. compliance i bezpieczeństwo dokumentów
  4. cykl życia dokumentu, retencja i compliance
  5. kontrola wersji i wersjonowanie
  6. przygotowanie do audytów wewnętrznych i zewnętrznych
  7. ochrona prywatności danych

1.Automatyzacja obiegu dokumentów

Uścisk dłoni - papierowy obieg dokumentów

Automatyzacja obiegu dokumentów zaczyna się od odejścia od dotychczasowych sposobów nadzoru nad papierowym procesem tj.: książki kancelaryjne, arkusze kalkulacyjne Excel, email etc. Papierowy obieg dokumentów wymaga ręcznego przepisywaniu danych z papieru do innych aplikacji np. arkusza kalkulacyjnego, systemu kadry i płace, systemu finansowo-księgowego. Taki obieg dokumentów jest trudny do nadzoru i często zdarzają się w nim błędy. Stanowi to ryzyko dla organizacji. Nawet jeśli wszyscy uczestnicy obiegu dokumentów dokładają należytych starań, aby zachować dokładność, błędy na pewno się pojawią. Jeżeli błędy te nie zostaną wyłapane na czas, pojawia się ryzyko utraty zgodności z przepisami.

Narzędzia takie jak DocuWare Intelligent Indexing automatyzują te ręczne procesy przy użyciu technologii opartej na sztucznej inteligencji. Intelligent Indexing odczytuje najważniejsze informacje z dokumentu i automatycznie przekształca je w ustrukturyzowane dane. Dzięki tej automatyzacji pracownicy nie muszą przepisywać danych między systemami i mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze.

2. Automatyzacja obiegu dokumentów w chmurze

Automatyzacja obiegu dokumentów - Chmura i Cloud

Uprawnienia, bezpieczeństwo dostępu do informacji, kopie bezpieczeństwa, odzyskiwanie danych po awarii (back up recovery) są to to kluczowe zagadnienia związane z compliance. Powszechnie uważamy, że dane przechowywane na własnych serwerach są bezpieczniejsze niż dane w chmurze. Jeśli jednak Twoja firma nie jest dużą organizacją np. finansową lub informatyczną, to prawdopodobnie nie masz wystarczająco wysokiego budżetu, aby zapewnić monitoring i bezpieczeństwo przez 7 dni w tygodniu na najwyższym światowym poziomie. W takich przypadkach warto rozważyć automatyzację dzięki skorzystaniu z platformy w chmurze. Platformy takie zapewniają najnowocześniejsze szyfrowanie dokumentów i komunikacji internetowej, które chroni firmy i ich dane przed wszelkimi cyberzagrożeniami. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze.

2.1 Przejrzystość procesu

Digitalizacja z DocuWare oznacza możliwość śledzenia i 100% przejrzystości. Dzięki szczegółowemu rejestrowaniu i analizie wszystkich działań, zawsze masz pełną kontrolę nad wersjami dokumentów, zmianami i procesami.

2.2 Ochrona przed kryptowirusami i złośliwym oprogramowaniem

DocuWare Cloud zapewnia najwyższy poziom ochrony Twoich dokumentów przed przestępczym oprogramowaniem wymuszającym, takim jak ransomware i inne złośliwe oprogramowanie. Dzięki Microsoft Azure jako fundamentowi 99 procent wszystkich wirusów jest już znanych, dlatego też zainfekowany dokument jest natychmiast rozpoznawany jako taki przez DocuWare i nie może być nawet zarchiwizowany. Nawet w przypadku zupełnie nowego wirusa, nie byłby on w stanie rozprzestrzenić się na inne dokumenty organizacji, ponieważ złośliwe oprogramowanie nie ma dostępu do odpowiedniego magazynu danych. Dzieje się tak dzięki architekturze DocuWare Cloud zapewniającej wysoki poziom bezpieczeństwa ochrony przed wirusami przez cały czas. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze.

2.3 Odzyskiwanie danych w sytuacjach awaryjnych i wydajność

Klęski żywiołowe, wydarzenia losowe lub kryzysy mogą zdarzyć się w dowolnym miejscu i czasie, a nawet najbardziej bezpieczne centrum danych może zostać dotknięte. Dlatego posiadanie rezerwowych kopii danych w geograficznie odległych centrach danych jest niezbędne dla firm. Zapewnij sobie ciągłość działania dzięki dodatkowym zapasowym kopiom danych, dzięki czemu w razie awarii jednego centrum danych wszystkie Twoje dokumenty i informacje mogą być błyskawicznie ponownie udostępnione. W okresach największego obciążenia, kiedy firma pracuje nad dużą liczbą zadań i wymaga natychmiastowego przepływu infromacji, DocuWare skaluje się automatycznie, a wszystko to przy zachowaniu tego samego wysokiego standardu. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze.

3. Zapewnienie zgodności i bezpieczeństwo dokumentów

Jeśli każda osoba może uzyskać dostęp do dokumentów i raportów oraz dokonywać ich edycji, sytuacja prawdopodobnie wymknie się spod kontroli. System zarządzania dokumentami oraz elektroniczny obieg dokumentów mają wbudowane zaawansowane sposoby zarządzania uprawnieniami dostępu do dokumentów. Kontrola oparta na prawach ogranicza, które dokumenty i dane indeksowe użytkownicy mogą przechowywać, pobierać, edytować, modyfikować i usuwać z cyfrowej kartoteki. Wrażliwe dane są chronione w celu zapewnienia ich autentyczności.

Dostęp do dokumentów i informacji o przepływie pracy w DocuWare jest oparty na złożonej strukturze uprawnień. W ten sposób można zarządzać i kontrolować, którzy pracownicy otrzymują jakie uprawnienia do czytania, zapisywania, przetwarzania, eksportowania, edytowania lub nawet usuwania danych. W rezultacie możesz zorganizować wszystkie swoje operacje w taki sposób, aby zachować poufność i ochronę danych i dokumentów. Weryfikujesz integralność ważnych dokumentów i procesów biznesowych za pomocą prawnie ważnych podpisów elektronicznych. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze.

4. Cykl życia dokumentu, retencja i compliance

obieg dokumentów a cykl życia - cloud, chmura

Organizacje mogą zostać ukarane grzywną za nieprzechowywanie informacji i dokumentów przez określony czas (np. dokumentacja pracownicza, faktury etc). Jednak przetrzymywanie dokumentów dłużej niż wymagają tego przepisy prawa również naraża firmy na ryzyko naruszenia bezpieczeństwa i niezgodności z przepisami dotyczącymi prywatności. DocuWare pozwala automatycznie nadzorować terminy ważności np. w dokumentacji pracowniczej.

Listy DocuWare automatycznie tworzą dzienniki i raporty dokumentów w oparciu o wybrane kryteria np. faktury do zapłaty, umowy wygasające za dwa miesiące, pozwolenia na pracę wymagające odnowienia, badania lekarskie wygasające za dwa miesiące, dokumenty do usunięcia. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze.

5. Kontrola wersji – wersjonowanie

Kontrola wersji i wersjonowanie

Wersjonowanie pozwala twojemu zespołowi skupić się na realizacji ważnych zadań, zamiast na poszukiwaniu najnowszej wersji pliku. Dzięki centralnemu archiwum dokumenty są łatwo współdzielone a wszyscy korzystają z aktualnych wersji dokumentów. Ma to bardzo duże znaczenie dla compliance, gdyż gwarantuje, iż wszystkie wymagane zmiany w dokumencie zostały wprowadzone, przejrzane i zaakceptowane. W przypadku systemu ręcznego trudno jest śledzić zmiany w dokumentach w trakcie przepływu informacji, gdyż tradycyjne metody tj. jak wysyłka email, SharePoint, OneDrive, nie gwarantują nam ścieżki audytowej a zmiany rejestrowane są poprzez nadawanie nowej nazwy pliku. Wszyscy wiemy, jak kończy się taki przepływ dokumentów w firmie. W pewnym momencie desperacko szukamy, kto i gdzie zapisał ostatnią wersję pliku. W końcu dostajemy dwa pliki i zastanawiamy, czy właściwym dokumentem jest umowa_wersja_3.4_ostatnia_prawnik.docx czy też umowa_wersja_34_final_zarzad.docx.

Elektroniczny obieg dokumentów i system zarządzania dokumentami pozwalają na wersjonowanie dokumentów w firmie. Dzięki wersjonowaniu wszyscy pracują na jednej wersji dokumentu, a w razie potrzeby można zobaczyć całą historię przepływu informacji i zmian w dokumencie. Te zabezpieczenia chronią organizację i pozwalają na zachowanie compliance i zapewnienie zgodności.

6. Audyty wewnętrzne i zewnętrzne

Osiągnij cel i bądż przygotowany do audytu

Zarówno firmy prywatne, organizacje non-profit oraz instytucje publiczne mogą być przedmiotem audytu. Audyt zgodności (compliance) analizuje działania firmy lub wybranego działu w organizacji i ma na celu sprawdzenie, czy ta firma lub dział działają zgodnie z procedurami firmy oraz zewnętrznymi regulacjami, przepisami prawa.

System zarządzania dokumentami i workflow „wymusza” na organizacji postępowanie zgodnie z zasadami i procedurami. To zmniejsza ryzyko operacyjne oraz sprzyja propagowaniu standardów oraz pozwala zachować większą kontrolę nad informacjami biznesowymi. Workflow i system zarządzania dokumentami pozwalają organizacji szybko reagować na zapytania i prośby audytorów. Każdy dokument, jego wersja i adnotacja są rejestrowane w celu zapewnienia pełnej ścieżki audytowej, a każdy krok przepływu pracy jest rejestrowany w celu zapewnienia przejrzystości procesu. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze. Tym samym zapewnienie zgodności działalności jest łatwiejsze.

7. Ochrona prywatności danych

Ochrona danych i dokumentów w chmurze

Ochrona i bezpieczeństwo danych stają przedmiotem coraz większego zainteresowania zarówno dużych jak i małych organizacji. Istnieje wiele przepisów prawa, które regulują jak chronić dane: RODO, GDPR, Rozporządzenie o e-Aktach itd.. Do tego dochodzą regulacje i przepisy specyficzne dla danego sektora tj. ubezpieczenia, bankowość, logistyka, produkcja, e-commerce, handel, usługi. Procesy biznesowe i rzeczywistość gospodarcza ulegają dynamicznym zmianom i digitalizacji, dlatego należy być przygotowanym na nowe bardziej restrykcyjne regulacje i przepisy w zakresie ochrony i przepływu danych. 12 Zgodność z tymi przepisami i compliance pozwolą na skuteczne konkurowanie na rynku i minimalizację ryzyka.

Obieg dokumentów oraz system zarządzania dokumentami zapewniają integralność i kompletność danych. Ścieżka audytowa, historia zmian oraz historia obiegu dokumentów pozwalają na zabezpieczenie dokumentów przed niepowołanym dostępem, zmianą, usunięciem lub uszkodzeniem. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów zapewniają bezpieczeństwo wewnętrzne, a dodatkowo chronią dane Twoich klientów.

Jak DocuWare wspiera zapewnienie zgodności?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie na działania w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Workflow ogranicza ryzyko otrzymania kar, a w razie sporów sądowych zapewnia dokumentację wraz z pełną ścieżką audytową. Obieg dokumentów DocuWare zapewnia bezpieczeństwo dokumentów w firmie poprzez:

Indywidualne role i Uprawniania  

  • Automatyczna identyfikacja i uwierzytelnianie za pomocą unikalnej nazwy i hasła
  • Synchronizacja z AD oraz wsparcie dla 2FA
  • Indywidualny zestaw uprawnień dla użytkowników, grupy, roli
  • Pełna ścieżka audytu (kto, kiedy, jakie działanie podjął)

Definicja dostępów

  • Uprawnienie dla ról
  • Uprawnienia dla grup
  • Uprawnienia dostępu do metadanych (danych np. pesel)
  • Uprawnienia funkcjonalne (wydruk, pobranie, adnotacja, edycja etc).  

Zapobieganie oszustwom 

  • Możliwość przeglądania i monitorowania kont użytkowników.
  • Automatyczne powiadomienia o naruszeniu protokołów bezpieczeństwa poprzez raporty aktywności
  • Pełna ścieżka audytowa

Kontrola wersji

  • Integralność dokumentu wraz z historią zmian
  • Eliminacja pomyłek poprzez dostęp do aktualnej wersji dokumentu
  • Możliwość równoległej edycji plików w Office365 przez uprawnionych użytkowników lub
  • Możliwość „zablokowania do edycji” przez jednego użytkownika, aby pozostali nie mogli w tym czasie wprowadzać zmian

audyt i historia zmian

  • Pełna historia (historia zmian, workflow)
  • Pełna ścieżka audytu (każdy dostęp, zmiana, pobranie, zmiana metadanych, wyświetlenie są rejestrowane)

Więcej na temat bezpieczeństwa DocuWare.

Compliance i certyfikaty DocuWare

DocuWare posiada liczne certyfikaty z zakresu bezpieczeństwa, ochrony danych, które pomagają Twojej firmie w zachowaniu zgodności z przepisami. DocuWare jako produkt, firma i platforma spełniają wymagania norm i przepisów, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji i danych.

Elektroniczny obieg dokumentów DocuWare jest regularnie testowany, audytowany i certyfikowany przez niezależne instytucje zewnętrzne. Audyty koncentrują się na bezpieczeństwie, jak również na kontroli procesów biznesowych DocuWare. DocuWare jako produkt i firma spełniają międzynarodowe, krajowe i branżowe normy.

SOC 2, Type 2

SOC reguluje sposób raportowania stanu parametrów kontroli wewnętrznej, w tym bezpieczeństwa i dostępności. Jest ona zgodna z zasadami i kryteriami AICPA Trust Services Principles and Criteria. DocuWare posiada certyfikat SOC 2, typ 2.

NF203

System elektronicznego obiegu dokumentów DocuWare posiada certyfikat NF203 dla sejfów cyfrowych. Ten certyfikat wydany przez AFNOR Certification i INFOCERT we Francji obejmuje wszystkie obszary funkcjonalne księgowości komputerowej (zakupy, sprzedaż, zapasy, środki trwałe i księgowość), a także sejfy cyfrowe (NF203 CCFN).

GeBüV

Szwajcarskie rozporządzenie w sprawie ewidencji działalności gospodarczej wymaga zapewnienia integralności, kompletności, ważności, dostępności i czytelności danych, jak również rejestrowania migracji danych. System elektronicznego obiegu dokumentów DocuWare posiada certyfikat GeBüV i wspiera klientów w spełnianiu tych przepisów.

Qualiopi

Firma DocuWare otrzymała certyfikat Qualiopi dla swoich kursów szkoleniowych we Francji od audytora Socotec. Certyfikat poświadcza jakość procesów szkoleniowych i zapewnia większą jasność dla firm i użytkowników w zakresie oferowanych szkoleń.

NF552 w sprawie GDPR

Firma DocuWare otrzymała certyfikat NF Software dotyczący ochrony danych (NF552), wydany przez INFOCERT przy wsparciu Francuskiego Stowarzyszenia Normalizacyjnego (AFNOR). Certyfikat ten stwierdza, że workflow DocuWare w wersji 7 może być używane zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (GDPR).

GoBD

IDW ERS FAIT3/IDW PS 880: GoBD to zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w formie elektronicznej, jak również dostępu do danych wydane przez niemiecki urząd skarbowy. DocuWare posiada certyfikat i umożliwia spełnienie tych wymagań.

Agencia Tributaria

Agencia Tributaria (AEAT) jest hiszpańskim organem podatkowym. Określa on wymagania dotyczące archiwizacji dokumentów papierowych jako podstawę polityki usuwania dokumentów papierowych. DocuWare posiada certyfikat AEAT.

SAP S/4HANA

DocuWare posiada certyfikat na integrację z systemem SAP i wdrożenie na SAP S/4HANA1709 poprzez scenariusz integracyjny SAP S/4-BC-AL 7.40.

e-ARS 2019/SW021

W Słowenii ustawa o ochronie dokumentów i archiwów oraz instytucji archiwalnych (ZVDAGA) odnosi się do wsparcia kompletnego procesu zarządzania zasobami cyfrowymi (archiwum i dokumentacja). DocuWare jest certyfikowany przez ten urząd.

SÄHKE2

W Finlandii DocuWare spełnia wymagania określone przez Archiwum Narodowew zakresie Certyfikacji elektronicznych systemów informacyjnych według kryteriów SÄHKE2. DocuWare jest certyfikowany przez ten organ.

ISO/IEC 27001:2017

Norma ISO 27001 certyfikuje produkcję, wdrożenie, działanie, monitorowanie, utrzymanie i ulepszenia systemu bezpieczeństwa informacji i systemu zarządzania dokumentami.

ISO 9001:2015

Standard ISO 9001 stanowi podstawę do opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością. Certyfikacja potwierdza, iż procesy i metody stosowane przez DocuWare spełniają wszystkie wymagania międzynarodowej normy DIN EN ISO 9001:2008. DocuWare posiada certyfikat w zakresie „Rozwoju i sprzedaży standardowego oprogramowania do zarządzania dokumentami.”

ISO 15489

DocuWare jest zgodny z wymaganiami normy ISO 15489-1:2016 Informacja i dokumentacja – Zarządzanie zapisami – Część 1: Koncepcje i zasady. Norma stanowi wytyczne dotyczące zarządzania dokumentami dla firm prywatnych i organizacji publicznych. Stosowanie normy pozwala organizacjom zapewnić właściwe zarządzanie i ochronę dokumentacji archiwalnej.

HIPAA

Amerykańska ustawa Health Insurance Portability and Accountability Act reguluje ochronę wrażliwych informacji zdrowotnych, aby zapobiec ich ujawnieniu bez zgody lub wiedzy pacjenta. DocuWare umożliwia zabezpieczenie danych i dokumentów i pozwala na zapewnienie zgodności z HIPAA.

CCPA

Ustawa o prywatności konsumentów w Kalifornii reguluje sposób, w jaki firmy na całym świecie muszą postępować z danymi osobowymi mieszkańców Kalifornii. Każde naruszenie przepisów może skutkować wysokimi karami. Obecnie nie ma certyfikatu CCPA. Dzięki DocuWare można przechowywać i przetwarzać dane oraz dokumenty w celu zapewnienia zgodności z CCPA.

GDPR

Europejskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych dotyczy ochrony danych osobowych w UE i EOG. Wpływa na firmy z siedzibą w UE i firmy zagraniczne działające w UE. DocuWare umożliwia przechowywanie i przetwarzanie danych oraz dokumentów w celu zapewnienia zgodności z GDPR.

RODO

RODO jest odpowiednikiem GDPR. DocuWare umożliwia przechowywanie i przetwarzanie danych oraz dokumentów w celu zapewnienia zgodności z RODO.

APPI

Ustawa o ochronie informacji osobowych dotyczy wszystkich firm w Japonii, które przetwarzają dane osobowe. Ma międzynarodowy zakres stosowania podobny do unijnego GDPR. System elektronicznego obiegu dokumentów DocuWare umożliwia Twojej firmie zabezpieczenie danych i dokumentów w celu zapewnienia zgodności z APPI.

POPIA

Ustawa o ochronie danych osobowych wymaga od firm w RPA ochrony zgromadzonych danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, bezprawnym wykorzystaniem lub utratą oraz uzyskania zgody osoby fizycznej. System elektronicznego obiegu dokumentów DocuWare umożliwia spełnienie wymagań i zapewnia compliance z POPIA.

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

newsletter_env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”