Wirtualna E-teczka dla pracowników HR – co dzięki niej zyskasz?

2 lutego 2021

Czym jest wirtualna E-teczka i co dzięki niej zyskasz? (E-teczka dla pracownika HR)

Każda firma jest inna, ma własną historię oraz kulturę organizacyjną, wartości. Firmy różnią się profilem działania, wewnętrznymi procedurami i dokumentami. Każdy dział HR będzie zarządzany inaczej, jednak prawie wszystkie firmy zauważają ogromne wyzwania związane z zarządzeniem papierowymi teczkami pracowników.

Zapytaliśmy naszych klientów oraz uczestników naszych webinarium „HR bez papieru”, jakie są największe wyzwania związane z teczkami HR w ich firmach. Dyrektorzy HR, managerowie HR i specjaliści HR wymienili następujące potrzeby wyzwania: 

  1. Weryfikacja kompletności teczek – 74%

  2. Długie wyszukiwanie dokumentacji pracowniczej- 55 %

  3. Ręczne zarządzane terminami – 40%

  4. Bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej- 32%

  5.  Wyblakłe akta pracownicze – 6%

 Na rozwiązanie powyższych problemów pozwala właśnie stworzenie wirtualnych e-teczek dla pracowników. Kiedy firma wybiera elektroniczne teczki wszyscy pracownicy działów HR mogą skupić się na swoich najważniejszych zadaniach, nie szukają „papierów” na cudzych biurkach. Elektroniczne teczki DocuWare zapewniają weryfikację kompletności, gwarantują bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Pracownicy nie martwią się, czy aby przypadkiem dokumenty nie wpadły w niepowołane ręce.

Wirtualne E-teczki pracownika

Wirtualne teczki pracownicze zawierają całą dokumentację pracowniczą, na którą może się składać nawet sto różnych dokumentów. Dla pracownika weryfikacja kompletności tych wszystkich papierów to żmudna robota. Sprawdzając teczkę papierową możemy zostać oderwani od naszej pracy:

  • telefon,
  • mail,
  • kolega proszący o pomoc,

Tak właśnie łatwo przeoczyć braki w dokumentacji. W HR mamy prawdziwych superbohaterów i rzeczywiście większość sprawdzonych teczek może być kompletna… jednak jest inne wyzwanie. Czasami ktoś inny  (najczęściej przełożony! ) za naszą wiedzą lub samodzielnie pobierze z teczki jakiś dokument. Co jeśli zapomni zwrócić? odłoży do innej teczki? Zniszczy, zagubi ? I tak cały stres z odnalezieniem dokumentu spada na HR.

wirtualna e-teczka
Wirtualne e-teczki dla pracowników HR

 Tworząc elektroniczne teczki DocuWare daje klientom automatyczne weryfikowanie ich kompletności. W systemie opisane są wszystkie dokumenty wymagane w każdej teczce, oznaczone są ich terminy ważności. Każdy dokument zapisywany do teczki jest automatycznie opisywany następującymi metadanymi:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • unikalny numer teczki,
  • unikalny numer dokumentu,
  • data dokumentu,
  • data archiwizacji,
  • termin ważności dokumentu etc.

W oparciu o te informacje (metadane) DocuWare automatycznie archiwizuje dokumentację w odpowiedniej części teczki zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia o E-aktach z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

 System sam tworzy raport i pogląd wszystkich niekompletnych teczek. Po wybraniu teczki użytkownik widzi, które rodzaje dokumentów należy dodać do teczki, co uzupełnić. Jednocześnie system informuje o dokumentach, które w najbliższym czasie (za 15, 30, 45 dni stracą ważność).

Każdego dnia teczki są przeglądanie przez system DocuWare, który sprawdza ich kompletność bez angażowania czasu pracowników. W razie braków system informuje o tym na bieżąco.

Jak proste może być wyszukiwanie dokumentacji pracowniczej z pomocą wirtualnej e-teczki?

 DocuWare korzysta z  algorytmów uczących się i sztucznej inteligencji, a to pozwala na błyskawicznie odczytywanie podstawowych danych z dokumentów HR tj:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • unikalny numer teczki,
  • unikalny numer dokumentu,
  • data dokumentu,
  • data archiwizacji,
  • termin ważności dokumentu.

Dzięki temu dokumenty są w systemie automatycznie opisywane, klasyfikowane i archiwizowane. System robi to sam, nie jest tu potrzebna żadne działanie ze strony pracownika. System DocuWare jest samoukiem!  Uczy się rozpoznawać  i klasyfikować różne dokumenty klientów i po zapisaniu 3 lub 4, już sam prawidłowo odczytuje wartości. To pozwala na zmniejszenie kosztów oraz daje możliwość realizacji większej liczby zadań bez konieczności zwiększania zatrudnienia.

 Elektroniczna teczka pracownika rozpoznaje cały tekst zapisany w dokumencie. Dzięki temu wyszukiwanie dokumentów z e-teczki  jest tak proste jak korzystanie z Google. Wystarczy wpisać jedno słowo, coś co było w tym dokumencie.  W elektronicznej teczce wyszukujemy  w oparciu o to, co pamiętamy na temat poszukiwanego dokumentu, a nie tylko po metadanych narzuconych e-aktami. To pozwala na bardzo szybkie, skuteczne odnalezienie dokumentu, nawet jeśli szukamy przez strzępki informacji, takie jak numer pesel lub adres email.

 DocuWare wskaże poszukiwane dokumenty i podświetli wyszukiwaną frazę lub słowo. Odnalezienie właściwej informacji zajmuje bardzo mało czasu. Nasi klienci potwierdzają, że skróciliśmy czas wyszukiwania informacji o ponad 90%.

 

Automatyczne nadzorowanie terminów w E-teczce

 Niektóre z  dokumentów mają określony termin ważności np.

  • badania lekarskie,
  • uprawniania terminowe.

Takie dokumenty należy uzupełnić w aktach osobowych przed upływem terminu ważności. Niestety w przypadku papieru może się zdarzyć, że termin zostanie przeoczony. Teczka  elektroniczna automatycznie tworzy raport i pogląd całej dokumentacji, która w najbliższym czasie straci ważność (np.. za 15, 30, 45 dni ). Każdego dnia DocuWare weryfikuje termin ważności każdego dokumentu. Jeśli  w aktach pracowniczych jest dokument, którego termin ważności wkrótce upływa, DocuWare z wyprzedzeniem wyświetli odpowiedni raport i/lub alert.

DocuWare sam może poinformować pracownika, że jego np. badania lekarskie przestaną być aktualne i tym samym, poprosi o dostarczenie aktualnych dokumentów. Po prostu! 

Dlaczego wirtualna E-teczka jest bezpieczniejsza od papierowych teczek?

W tym akapicie dowiesz się dlaczego wirtualna e-teczka jest bezpieczniejsza papierowych dokumentacji.

Bezpieczeństwo papierowych teczek pracowniczych zależy od tego, czy zamknęliśmy szafę lub pokój z dokumentacją HR na certyfikowany zamek. Niestety niezależnie od naszych najlepszych intencji nie zawsze mamy pewność takiego bezpieczeństwa. Dokumenty papierowe mogą trafić do niepowołanych osób.

Ryzyko zniknięcia i zniszczenia papierowej dokumentacji wiąże się z wydarzeniami losowymi takimi jak pożar, zalanie, powódź lub huragan. Dokumenty elektroniczne i E teczki chronimy przed utratą  regularnym automatycznym kopiowaniem i tworzeniem dodatkowych aktualnych kopi bezpieczeństwa, których przechowywanie nie generuje kosztów magazynowania. Teczki papierowe nie dają takich możliwości.

Wirtualna E-teczka i historia zmian w dokumentacji pracowniczej

DocuWare kontroluje i wie, kto i kiedy miał dostęp do dokumentacji pracowniczej i w jaki sposób z niej korzystał, czy wysłał, wydrukował, skopiował. System tworzy pełną ścieżkę audytową, historię prowadzenia dokumentacji pracowniczej w naszej firmie.

Wielu naszych klientów korzysta też z możliwości zablokowania  uprawnień do wydruku czy pobrania akt pracowniczych i teczek pracowniczych na dysk. Takie uprawnienia mogą uzyskać na przykład tylko Kierownicy HR lub specjaliści HR, a pozostali użytkownicy będą mieć jedynie podgląd do akt pracowniczych, a kopiować tylko po uzyskaniu dodatkowej zgody. To duże zabezpieczenie przez wyciekiem dokumentacji poza dział Kadr.

Wirtualna E-teczka to spokojny sen dla superbohaterów z działu HR

W DocWay powtarzamy jak mantrę, że papier jest wolny, drogi, podatny na zagubienie, a praca z nim „wywołuje” zwykłe ludzkie pomyłki. Elektroniczne dokumenty, elektroniczna dokumentacja pracownicza oraz e-akta pracownicze zmniejszają koszty obsługi, skracają czas wyszukiwania dokumentacji i oferują duże bezpieczeństwo zgromadzonych tam akt i pozwalają superbohaterom z HR spać spokojniej. Kolorowych snów.

Dowiedz się więcej o wirtualnej E-teczce i jej zaletach

https://www.docway.pl/wiedza/

Wirtualna e-teczka – artykuł

https://biznes.newseria.pl/biuro-prasowe/firma/wirtualna-teczka-hr,b1248884342

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy