W nowej rzeczywistości ukształtowanej przez pandemię i kryzysy dyrektorzy finansowi (CFO, z angielskiego chief financial officer) stoją przed wieloma wyzwaniami. Zakłócenia w łańcuchach dostaw, wahania popytu i podaży, niestabilne kursy walut, brak wykwalifikowanych pracowników, wysoka inflacja i rosnące koszty to tylko niektóre z czynników wymagających wprowadzania przyszłościowych zmian organizacyjnych.
Na szczęście, CFO mają do dyspozycji działania optymalizacyjne na bazie nowych technologii, dzięki którym możliwa jest automatyzacja procesów biznesowych (Process Automation) wewnątrz organizacji.
W tym artykule omawiamy główne problemy, z którymi muszą zmagać się dyrektorzy finansowi w 2023 roku, a także strategie zarządzania kosztami na bazie automatyzacji procesów, które mogą pomóc osiągnąć firmom lepszą efektywność finansową, bez negatywnego wpływu na jakość oferowanych produktów i usług.
1. Optymalizacja procesów i cięcie kosztów
Według badania przeprowadzonego przez jedną z największych amerykańskich firm auditingowych Grant Thornton LLP optymalizacja kosztów jest głównym obszarem, na którym koncentrują się obecnie dyrektorzy finansowi przedsiębiorstw. Jednocześnie ponad 68% z nich przewiduje zwiększenie zysków ich organizacji w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
Dyrektorzy finansowi poszukują oszczędności kosztów w różnych obszarach w zależności od branży, między innymi są to koszty związane z zatrudnieniem, delegacjami, opłatami za konsultacje oraz inwestycjami technologicznymi.
Wymierne efekty w tym obszarze zapewnia optymalizacja procesów biznesowych, którą wspierają systemy do zwiększania rentowności i zarządzania kosztami, sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe do automatyzacji zadań.
Z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania prowadzenie trafnych analiz w celu identyfikacji potencjalnych źródeł oszczędności dla przedsiębiorstwa staje się prostsze.
2. Wybór przyszłościowych inwestycji dla firmy
Jednocześnie z cięciem kosztów dyrektorzy finansowi stają przed decyzją dotyczącą przyszłych inwestycji, które mają na celu napędzanie zysków firmy.
Istotnym elementem nowej strategii dla firmy staje się wybranie tych inwestycji będą oferowały potencjalne korzyści przy zrównoważonym ryzyku.
Automatyzacja procesów biznesowych w tym zakresie pozwala na modelowanie różnych scenariuszy, co może pomóc w podjęciu przyszłościowych decyzji inwestycyjnych dla przedsiębiorstwa.
3. Pozyskiwanie i zatrzymywanie pracowników
Kolejnym wyzwaniem, przed którym stoją dyrektorzy finansowi, jest znalezienie odpowiednich pracowników do obsadzenia stanowisk w przedsiębiorstwie. Obecnie, w czasach, gdy pracownicy często zmieniają swoje miejsce zatrudnienia, kluczowe staje się ich pozyskanie i zatrzymanie, czyli ich retencja.
Aby sprostać temu wyzwaniu, CFO wraz z działami HR mogą wykorzystać zróżnicowane rozwiązania, które skutkują w optymalizacji procesów kadrowych.
Automatyzacja procesów biznesowych w obszarze HR pozwala przede wszystkim na sprawniejsze prowadzenie rekrutacji, która może odbywać się całkowicie przez internet.
Z wykorzystaniem optymalizacji procesów HR można również usprawnić wdrożenie pracowników w organizacji, co przekłada się na poprawę ich efektywności pracy, możliwość ciągłego doskonalenia oraz na lepszą retencję.
Dzisiaj, gdy praca zdalna nadal jest bardzo popularna, wielu pracowników preferuje taką metodę rekrutacji, wdrożenia, szkoleń, a także kontaktów z firmą. Pracowanie całkowicie w domu albo w modelu hybrydowym pozwala na uzyskanie większej produktywności oraz satysfakcji pracowników, a firmom na ich skuteczne zatrzymanie.
4. Przyspieszenie i zabezpieczenie wzrostu przedsiębiorstwa
Jednym z wielu celów, jaki dyrektorzy finansowi stawiają przed sobą w 2023 roku, jest przyspieszenie oraz zabezpieczenie długoterminowego wzrostu biznesu pomimo niestabilności gospodarczej.
Aby go uzyskać, nadrzędne staje się dokonywanie przemyślanych i trafnych decyzji dotyczących przyszłych wydatków i inwestycji, między innymi poprzez zmianę strategii cenowych, szybką reakcję na popyt rynkowy, ale również przez przyszłościowe przejęcia i fuzje.
W związku z tym w 2023 roku priorytetem dla dyrektorów finansowych stają się poniższe kwestie:
- Elastyczne podejście do finansów ze względu na niepewność gospodarczą – wahania rynków, zawirowania polityczne, potencjalną recesję. Oznacza to konieczność tworzenia zróżnicowanych scenariuszy, by przewidywać potencjalne ryzyko i podejmować trafne decyzje.
- Dokładne prognozy finansowe – aby wykorzystać potencjał firmy, istotne staje się przygotowywanie precyzyjnych prognoz finansowych. W tym celu wykorzystuje się zróżnicowane narzędzia, między innymi analizy predykcyjne i wskaźniki wydajności, które pozwalają na uzyskanie wysokiej dokładności w prognozowaniu i w identyfikowaniu kluczowych dla firmy czynników.
- Monitorowanie przepływów pieniężnych – stała kontrola płynności firmy również jest niezwykle istotna, by na bieżąco nadzorować sytuację finansową firmy i w razie potrzeby podejmować pro aktywne decyzje zmierzające do jej poprawy.
Wszystkie z tych obszarów może wspomagać automatyzacja procesów biznesowych, która usprawnia pozyskiwanie oraz analizę kluczowych danych mających wpływ na decyzje finansowe podejmowane przez CFO.
5. Automatyzacja procesów finansowych i inne nowe technologie
W dzisiejszym środowisku biznesowym duże znaczenie mają nowe technologie, które wpływają również na pracę dyrektorów finansowych.
Szerokie możliwości wykorzystania nowych technologii w pracy CFO przekładają się na szereg potencjalnych korzyści, między innymi w ramach cyfryzacji dokumentów firmowych i tworzenia e-teczek do uporządkowania dokumentacji online, wykorzystania sztucznej inteligencji czy uczenia maszynowego.
W tym obszarze funkcjonowanie firmy wspierają technologie BPA (Business Process Automation, czyli automatyzacja procesów biznesowych) oraz RPA (Robotic Process Automation, czyli robotyzacja procesów biznesowych).
W związku z tym w 2023 roku dobrym posunięciem staje się zwiększenie budżetu przeznaczonego na wdrożenie nowych technologii w przedsiębiorstwie, by wspierać jego procesy biznesowe i ich ciągłe doskonalenie.
6. Skuteczne zarządzanie ryzykiem
W nowej rzeczywistości biznesowej dużym problemem stało się podejmowanie przyszłościowych decyzji, ponieważ związane są one z dużym ryzykiem w różnych obszarach – strat finansowych, strat wizerunkowych, utratą ważnych danych czy utratą kluczowych pracowników.
Właśnie dlatego duże znaczenie dla dyrektorów finansowych ma skuteczne zarządzanie ryzykiem, ponieważ dzięki niemu można również wpływać na koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo.
Automatyzacja procesów biznesowych redukuje błędy ludzkie, obniża ryzyko biznesowe i pomaga w podejmowaniu decyzji, które przynoszą przyszłościowe korzyści.
7. Efektywne planowanie przepływów finansowych
Planowanie przepływów pieniężnych jest ważne w każdej firmie, ponieważ dzięki niemu można określić, czy przedsiębiorstwo stać na poniesienie konkretnych wydatków. W rezultacie na tej podstawie można podejmować odpowiednie działania, z jednej strony w zakresie wydatków, z drugiej natomiast w ramach oszczędności, gdy firmie brakuje środków.
W tym zakresie duże znaczenie ma również wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych. Papierowe dokumenty i ręczne wyliczenia w arkuszach kalkulacyjnych znacznie spowalniają procesy planowania, dlatego dyrektorzy finansowy i ich zespoły decydują się dzisiaj na wykorzystanie nowoczesnych systemów bazujących na cyfryzacji i sztucznej inteligencji. Doświadczenie pokazuje, że dzięki nim można uzyskać zarówno szybsze, jak i dokładniejsze wyniki.
8. Większa odporność na zakłócenia w łańcuchach dostaw
Chociaż lockdowny związane z pandemią już się zakończyły, to nadal problemem pozostają zakłócenia w łańcuchu dostaw związane z problemami geopolitycznymi oraz brakami w sile roboczej.
Właśnie dlatego dyrektorzy finansowi powinni pracować razem z dyrektorami operacyjnymi w celu zaplanowania łańcuchów dostaw oraz łagodzenia wszelkiego rodzaju zakłóceń, do jakich może dojść w tym obszarze.
Systemy informatyczne mają w tym zakresie również bardzo duże znaczenie, ponieważ automatyzacja procesów biznesowych prowadzona z ich użyciem daje szybkie i precyzyjne odpowiedzi nawet na złożone pytania. Razem z nimi można przeanalizować wszelkie dostępne opcje dostaw w danym okresie i określić, które z nich są dla firmy najlepszym rozwiązaniem.
Uzyskana w ten sposób optymalizacja procesów biznesowych przekłada się na redukcję nadmiernych kosztów i ryzyka.
9. Kontrola zgodności (compliance)
Zgodność z najnowszymi normami i ciągle zmieniającymi się przepisami ma dla firm duże znaczenie, ponieważ wszelkiego rodzaju zakłócenia w tym obszarze mogą przekładać się na poważne problemy zarówno teraz, jak i w przyszłości.
Zarządzanie zgodnością (compliance) pozwala firmom na wykrycie potencjalnych braków zgodności oraz wdrożenie rozwiązań pozwalających na dokonanie zmian w tym obszarze.
Dobrym rozwiązaniem staje się ponadto wykorzystanie oprogramowania, które stale kontrolowane jest pod kątem zgodności z najnowszymi przepisami, co zdejmuje z firmy obowiązek przeprowadzania nadzoru we własnym zakresie.
10. Dbałość o obszar ESG (środowisko, społeczną odpowiedzialność, ład korporacyjny)
ESG to skrót odnoszący się do 3 kluczowych dla firm czynników:
- E to środowisko, z angielskiego environment,
- S to społeczna odpowiedzialność, z angielskiego social responsibility,
- G to ład korporacyjny, z angielskiego corporate governance.
Koncepcja ESG zakłada, że przedsiębiorstwo powinno działać w taki sposób, aby uwzględniać nie tylko swój interes ekonomiczny, ale również 3 powyższe czynniki. Dzięki temu może rozwijać się w zrównoważony i stabilny sposób, co ma duże znaczenie dla inwestorów, kontrahentów i klientów. Co więcej, swoje wymagania w zakresie ESG prezentują również instytucje, w tym Unia Europejska.
W 2023 roku dyrektorzy finansowi stają więc przed wyzwaniem dotyczącym spełnienia wymogów w ramach ESG. Poprzez rozwiązania dotyczące planowania projektów i analizowania wyników mogą oni łatwiej tworzyć raporty dotyczące spełnienia wymogów w tym właśnie zakresie.
Podsumowanie – efektywnie zarządzaj kosztami w firmie dzięki automatyzacji procesów biznesowych!
CFO w 2023 roku stoją przed szeregiem nowych wyzwań, które mają przyszłościowe znaczenie dla ich organizacji. Nowe technologie pomagają stawić im czoła i powodują, że zarządzanie kosztami staje się jeszcze szybsze i trafniejsze.
Automatyzacja procesów biznesowych stanowi duże, a coraz częściej niezbędne wsparcie dla dyrektorów finansowych w nowej rzeczywistości biznesowej. Dzięki niej możliwa jest standaryzacja procesów, ich przyspieszenie, ciągle doskonalenie oraz podejmowanie przyszłościowych decyzji.
Wdrożenie nowych technologii w Twojej firmie może również przynieść przyszłościowe rezultaty, w tym redukcję kosztów, poprawę jakości produktów i usług, optymalizację procesów i większą efektywność codziennej pracy.
