Pytania i odpowiedzi pomocne w podjęciu decyzji

Pewnie zastanawiasz się nad tym, czy Workflow i obieg dokumentów to właściwe rozwiązanie dla Twojej firmy. W artykule tym odpowiadamy na główne wątpliwości zgłaszane przez naszych klientów! I żeby nie było – my bardzo lubimy wątpliwości. Jeżeli je słyszymy, to oznacza, że to, co mamy do zaoferowania jest na tyle istotne, że Klient chce z nami dalej rozmawiać.

Nie jest nam potrzebny system Workflow – mamy ERP

Systemy ERP są często najważniejszymi systemami dla każdej firmy niezależnie od branży. Warto jednak pamiętać o tym, że w dzisiejszych czasach równie ważna staje się automatyzacja, ponieważ bez niej można utracić przewagę konkurencyjną, a kluczowe procesy przestają być wydajne. Pracownicy są coraz drożsi, więc czy warto rzucać ich w wir powtarzalnych czynności, które można zautomatyzować niewielkim kosztem?

Chociaż systemy ERP oferują zróżnicowane narzędzia, nie pozwalają na automatyczne indeksowanie lub „czytanie” dokumentów, a stosowane przez nie reguły lub przepływy pracy są ograniczone do danych wejściowych wymaganych od użytkowników. Zarządzanie dokumentami przez pracowników nie daje takich samych możliwości, jak w przypadku systemów Workflow. I nie jest to wada tych systemów. Po prostu nie ma systemów dobrych do wszystkiego. System ERP będzie rządził niepodzielnie tam, gdzie podstawą jest „tabelka” z danymi. Ale już tam, gdzie podstawą jest dokument, mistrzami świata będą systemy DMS. Owszem, do pewnego stopnia można udawać, mniej lub bardziej udolnie, że też się da. Ale jest z tym trochę jak z przewożeniem gruzu z wykorzystaniem amfibii – niby da się, ale efektywność nie poraża, zwłaszcza podczas wyładunku.

System Workflow DocuWare oferuje użytkownikom rozbudowaną gamę narzędzi stosowanych do zarządzania dokumentami, tworząc podręczną e-teczkę online. Dzięki niemu można zarządzać dokumentami cyfrowymi od ich stworzenia aż do zniszczenia, między innymi przez ich skanowanie, edytowanie, archiwizowanie, wyszukiwanie i udostępnianie.

DocuWare można również zintegrować z systemem ERP, aby w pełni zautomatyzować oraz bezbłędnie i w bezpieczny sposób przetwarzać dokumenty, co znacznie pomaga w skutecznym rozwiązywaniu krytycznych problemów i wyzwań, a także pozwala pracownikom zaoszczędzić nawet do 80% czasu potrzebnego na ich przetwarzanie.

Obawiamy się, że nasi pracownicy nie będą korzystać z systemu Workflow

Korzystając z systemu Workflow, takiego jak DocuWare, można ograniczyć ręczne i powtarzalne zadania, oszczędzając dużo czasu, ponieważ realizowane są one automatycznie. To zatem duże udogodnienie dla pracowników. Kto lubi monotonne przepisywanie danych, albo nawet kilkugodzinną przygodę z gatunku, gdzie jest ta faktura?

Nasi klienci twierdzą, że DocuWare jest bardzo łatwym w użyciu i intuicyjnym systemem wyposażonym w czytelny interfejs użytkownika, który oszczędza personelowi czas przetwarzania dokumentów. Potwierdza to zaufanie już ponad 750 000 użytkowników na całym świecie!

Nie widzimy korzyści z wdrożenia systemu Workflow w naszej firmie

Większość firm twierdzi, że największą korzyścią wynikającą ze stosowania systemu Workflow jest skrócenie czasu przechwytywania i przetwarzania dokumentów, ponieważ automatyzuje on te czynności i zapewnia szybki dostęp do danych w każdym miejscu i czasie za pośrednictwem internetu. Jeżeli mamy do czynienia z absurdalnym przerostem zatrudnienia i pracownikiem, który w ciągu całego dnia pracy ma zadań na 30 minut, to zgoda, tutaj nie pomożemy. Bo nawet jeśli skrócimy ten czas o 50% to po prostu dodamy 15 minut do puli wolnych ponad 7 godzin. Ale po 1989 roku raczej mało prawdopodobne jest zetknięcie się z takim przypadkiem. Częstszym problem jest to, że doba jest czasami za krótka – tutaj system Workflow potrafi być prawdziwym błogosławieństwem.

Korzystanie z systemu DocuWare pozwala zaoszczędzić do 95% czasu przechwytywania i do 80% czasu przetwarzania obecnych procesów opartych na dokumentach!

Za pomocą systemu można między innymi:

• Zredukować liczbę dokumentów papierowych na rzecz dokumentów cyfrowych,
• Automatycznie pobierać – importować dokumenty,
• Opisywać i klasyfikować dane i dokumentację,
• Szybko wyszukiwać potrzebne dokumenty,
• Prowadzić procesy akceptacji dokumentów,
• Archiwizować dokumenty,
• Udostępniać dokumenty wraz z danymi,
• Generować raporty i podsumowania.

W rezultacie DocuWare zapewnia większą kontrolę nad dokumentami, redukuje liczbę błędów, pomaga w podjęciu ważnych decyzji oraz usprawnia współpracę między pracownikami, stanowiąc kompleksowe wsparcie dla działania całej firmy.

Nie mamy wystarczającego budżetu na wdrożenie systemu Workflow

System DocuWare dostępny jest w dwóch wariantach – chmurowym jako DocuWare Cloud oraz serwerowym.

W przypadku wersji chmurowej dostępne są różne plany płatności. Wdrożenie e-teczki (przykładowo) w tym wariancie zaczyna się od 350 euro miesięcznie przy umowie na 12 miesięcy. Przy pierwszym wdrożeniu wersji chmurowej można rozpocząć od niższych kosztów i krótszego czasu wdrożenia rozwiązania, aby szybko osiągnąć zwrot z inwestycji, a następnie, w razie potrzeby, przejść na wyższy wariant. Mała kwota inwestycji, to małe ryzyko, a dla nas bardzo dogodna sytuacja – nie musimy udowadniać Klientowi, że coś się zwróci, bo już się zwróciło i Klient chce to rozwijać.

Z kolei w przypadku wersji serwerowej dostępna jest licencja na własność – wystarczy jedna płatność i można korzystać z licencji przez cały czas bez potrzeby jej odnawiania.

Więcej informacji w zakresie kosztów korzystania z systemu DocuWare można uzyskać pod adresem: https://www.docway.pl/ile-kosztuje-obieg-dokumentow-docuware/.

Nie mamy zasobów sprzętowych do wdrożenia i utrzymania systemu Workflow, albo zasobów do skanowania dokumentów

Do realizacji projektu w DocuWare Cloud, czyli systemu w chmurze nie potrzeba żadnych dodatkowych zasobów IT

System znajduje się w chmurze udostępnianej przez DocuWare, co oznacza, że może być on wykorzystany w praktycznie każdej firmie. Dodatkowo, rozwiązanie wspiera proces zasilania repozytorium dokumentami – rozwiązanie stara się samo opisać każdy dokument, a użytkownik w większości przypadków musi jedynie sprawdzić poprawność wykonanej przez system pracy.

System, a tym samym i dokumenty znajdują się na terenie UE (Irlandia i Holandia), więc nie ma problemu ze zbitkiem liter takich jak RODO czy GDPR. I są zabezpiecozne prawie tak dobrze jak złoto w Fort Knox w Kentucky – na poziomie, na który większość firm nie jest w stanie osiagnąć.

Co więcej, np: w przypadku e-teczki, nie ma terminów obligujących do zeskanowania całej dokumentacji. Można więc zacząć od nowych teczek, a istniejące i archiwalne dane dokładać do systemu stopniowo, gdy pozwala na to czas.

Chcemy wybrać inne rozwiązanie Workflow niż DocuWare

Przy wyborze odpowiedniego systemu Workflow zaleca się znaleźć takie rozwiązanie, które zarówno mieści się w wyznaczonym budżecie, jak i niesie za sobą znaczącą wartość dla firmy.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Każde z tych rozwiązań prezentuje inną wartość, ponieważ posiada inne funkcje, interfejs i wsparcie użytkownika. Jako DocWay wybraliśmy platformę DocuWare, która jest jednym z najpopularniejszych systemów tego typu. Ten wybór poprzedziliśmy długą analizą i wzmocniliśmy doświadczeniem (w przeszłości wdrażaliśmy wiele innych rozwiązań). Dla nas DocuWare był najbardziej optymalnym narzędziem – stosunek możliwości i jakości do ceny był i jest w naszej ocenie najlepszy. Ale trudno w chwili obecnej dać nam medal „obiektywny wśród narodów świata”, dlatego pewni swego zachęcamy do sprawdzenia też innych rozwiązań, byle by sprawdzić też nas 🙂

Do oceny przydatności danego systemu warto skorzystać z niezależnych opinii. W tym celu sugerujemy odwiedzenie serwisu G2.com, z którego co roku korzysta ponad 60 milionów osób, aby przeczytać i napisać autentyczne recenzje na temat ponad 100 000 produktów i usług przeznaczonych dla biznesu. Użytkownicy serwisu polecają system DocuWare przede wszystkim ze względu na jego łatwą obsługę, szeroką gamę integracji oraz prosty dostęp. Recenzje można sprawdzić pod adresem: https://www.g2.com/products/docuware/reviews.  

Pamiętajmy też jednocześnie, że wyborowi podlegają dwa elementy – jeden to system, a drugi to firma wdrażająca. Najgorszy kucharz z najlepszych składników nie przyrządzi dobrego dania. Ważne jest to, żeby firma wdrożeniowa podchodziła do projektu z głową, doświadczeniem wyniesionym z podobnych wdrożeń u uszami gotowymi, żeby słuchać – nie ma nic gorszego dla projektów niż aprioryczne przekonanie, że zawsze wie się lepiej.

Uważamy, że system Workflow nie jest aktualnie ważny dla naszej firmy

Czy redukcja czasu i błędów nie jest istotną kwestią dla Twojej firmy? Czy uważasz, że istnieje inny obszar, który jest bardziej krytyczny do zautomatyzowania?

Systemy Workflow zapewniają wsparcie dla różnych dziedzin działalności. DocuWare usprawnia między innymi pracę działu księgowości, HR, procesy zakupowe i sprzedaży, a także kontrolę jakości i produkcji, dostarczając rozwiązania, które pomagają w codziennej pracy całego przedsiębiorstwa. Prawdę mówiąc, dlatego nasza praca jest taka fajna – jednego dnia rozmawiamy o fakturach, drugiego o zatrudnianiu nowych pracowników, a trzeciego – o teczce produkcyjnej. Nie sposób się nudzić.

O systemie Workflow warto pomyśleć szczególnie wtedy, gdy firma doświadcza takich problemów, jak:

• Większa liczba procesów administracyjnych dotyczących dokumentów,
• Konieczność zatrudniania nowych pracowników do obsługi tych procesów,
• Powtarzające się błędy dotyczące procesów biznesowych,
• Trudności w podejmowaniu trafnych decyzji,
• Niezrozumiałe analizy i raporty danych.

Nie wiemy, czy DocuWare integruje się z naszymi systemami

Jesteśmy zintegrowani z ponad 500 systemami informatycznymi używanymi w biznesie, w tym z systemami ERP. Nasze rozwiązania rzadko kiedy są samotnymi wyspami. Skoro świetnie pozyskujemy dane, to naturalnym jest chęć przekazania ich do SAP, Dynamics 365, CDN Optima, Enova, Workday, Symfonia…

DocuWare jest systemem bardzo prostym w integracji, co możliwe jest dzięki otwartym opcjom API oraz licznym standardowym opcjom iPaaS, które współpracują z setkami programów.

Nie mamy czasu na podjęcie decyzji dotyczącej wdrożenia systemu Workflow

Zdajemy sobie sprawę z tego, że nasi potencjalni klienci mieć ograniczenia czasowe, dlatego elastycznie dopasowujemy się do ich potrzeb.

Kiedy będziesz gotowy, możemy uruchomić system czasem nawet zaledwie w ciągu 2 tygodni, a Ty natychmiast zaczniesz dostrzegać zwrot z inwestycji i oszczędność czasu.

Obawiamy się, czy system DocuWare jest zgodny z aktualnymi przepisami prawa

DocuWare jest wykorzystywany do zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz innymi dokumentami w wielu krajach na świecie, w tym także w Polsce.

Nasz system pozostaje w zgodzie z aktualnymi przepisami polskimi, europejskimi i amerykańskimi. To są rzeczy, które można po prostu sprawdzić.

Wdrożenie systemu Workflow doda nam pracy, a już dzisiaj mamy jej za dużo

Jeśli wdrożenie finalnie doda Wam pracy, to zostało źle zrobione. W celu skorzystania z systemów Workflow nie trzeba już ręcznie wprowadzać danych z dokumentów papierowych, na przykład takich jak wniosek czy faktura, ponieważ są one automatycznie importowane do systemu, analizowane i przechowywane. Eliminuje to ryzyko pomyłki w imporcie danych, a także powoduje, że Twój zespół ma dodatkowy czas na najważniejsze zadania.

DocuWare można również zintegrować z systemem ERP, aby w pełni zautomatyzować i bezbłędnie przetwarzać dane, co znacznie pomaga w skutecznym rozwiązywaniu krytycznych problemów i wyzwań oraz pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu.

W razie dodatkowych pytań dotyczących wykonania wdrożenia systemu DocuWare, pozostaw wiadomość, a my skontaktujemy się z Tobą w celu wyjaśnienia wszystkich kwestii!