Dokumentacja księgowa, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, deklaracje podatkowe, dokumenty dotyczące kadry pracowniczej, dokumentacja techniczna, dokumenty magazynowe i inne pisma używane do prowadzenia działalności gospodarczej – archiwizacja często wywołuje wiele krytycznych problemów w zakresie organizacji i przechowywania tego typu dokumentów.
Aby usprawnić procesy archiwizacji dokumentów, w pierwszej kolejności warto zdecydować się na ich cyfrową transformację, czyli przekształcić dokumenty w formie papierowej w odpowiednio zabezpieczone dokumenty w postaci elektronicznej. Na tej podstawie będzie można stworzyć nowoczesne cyfrowe archiwum w firmie.
Co to jest cyfrowa archiwizacja dokumentów? Jakie ma ona zalety? Na czym polega archiwizacja dokumentów elektronicznych? Jak powinna odbywać się poprawna archiwizacja dokumentów tego typu? Wyjaśniamy!
Czym jest cyfrowa archiwizacja dokumentów?
Aktualnie coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na przechowywanie dokumentacji firmowej w formie cyfrowej, ponieważ niesie to za sobą szereg korzyści, między innymi są to zredukowane koszty, skuteczniejsza ochrona danych, a także łatwiejsze spełnienie wymogów prawnych związanych ze sposobem przechowywania dokumentów.
Jednym z atutów korzystania z dokumentów w formie cyfrowej jest możliwość opracowania cyfrowego archiwum, które tworzy zbiór dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej na dyskach lub w chmurze.
Cyfrową archiwizacją dokumentów określa się zatem przechowywanie dokumentów w bezpiecznych cyfrowych archiwach z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji wskazanych w przepisach prawa.
Archiwizacja cyfrowa dotyczyć może różnego rodzaju dokumentacji, na przykład mogą być to:
- Dokumenty księgowe, w tym księgi podatkowe i księgi rachunkowe, dowody księgowe, takie jak faktury VAT,
- Dokumenty podatkowe, w tym deklaracje podatkowe,
- Dokumenty inwentaryzacyjne,
- Akta pracownicze i inne dokumenty dotyczące kadry pracowniczej,
- Dokumentacja techniczna,
- Rejestry publiczne,
- Księgi stanu cywilnego,
- Akta sądowe.
Dlaczego warto korzystać z cyfrowej archiwizacji dokumentów?
Przechowywanie dokumentów w cyfrowym archiwum niesie za sobą liczne korzyści, do których zaliczane są w szczególności:
Oszczędność miejsca
Archiwa cyfrowe nie wymagają fizycznej przestrzeni, takiej jak pudła archiwizacyjne, szafy na akta czy pomieszczenia magazynowe, co pozwala zmniejszyć koszty związane z działalnością.
Łatwa dostępność
Dostęp do archiwów cyfrowych można uzyskać z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, co pozwala upoważnionym użytkownikom na zdalne kontrolowanie ich zawartości. Dokumenty, które wymagają przejrzenia, mogą być odczytane wtedy w dowolnym miejscu i czasie.
Proste tworzenie kopii zapasowych
Kopie zapasowe dokumentów cyfrowych pozwalają zapobiec utracie ważnych danych w wyniku awarii i katastrof, takich jak pożary lub powodzie.
Kontrola wersji
Archiwa cyfrowe pomagają w kontroli wersji, umożliwiając śledzenie zmian, poprawek i aktualizacji dokonywanych w dokumentach na przestrzeni czasu.
Ochrona środowiska
Niezależnie od tego, czy jest to archiwizacja dokumentów magazynowych czy księgowych, zastosowanie cyfrowych plików zmniejsza zapotrzebowanie na materiały, w tym papier i tusz, co prowadzi do mniejszego wpływu na środowisko.
Bezpieczeństwo
Archiwa cyfrowe można szyfrować i chronić za pomocą metod kontroli dostępu, dzięki czemu tylko upoważnione osoby mają dostęp do poufnych informacji i mogą przeglądać lub modyfikować dokumentację firmową.
Redukcja kosztów
Chociaż z wdrożeniem cyfrowych systemów archiwizacji mogą wiązać się początkowe koszty, z czasem oferują one liczne oszczędności wynikające ze zmniejszenia przestrzeni magazynowej, zużycia papieru, tuszu i redukcji zadań administracyjnych.
Efektywny workflow
Cyfrowe systemy archiwizacji można zintegrować z istniejącymi procesami biznesowymi, usprawniając operacje i ułatwiając zarządzanie i udostępnianie dokumentów w zespołach, co wspiera sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych.
Skalowalność
W miarę rozwoju organizacji cyfrowe systemy archiwizacji można powiększać i modyfikować, by dopasować je do potrzeb rozwijającej się firmy i archiwizować dokumenty jeszcze efektywniej.
1. Archiwizacja dokumentów – szyfrowanie dokumentów i udzielanie praw dostępu
Pierwszą istotną praktyką w cyfrowej archiwizacji dokumentów jest ich odpowiednie zabezpieczenie, aby nie dostały się one w niepowołane ręce. W takim przypadku przedsiębiorca naraża się na poważne konsekwencje, które wynikają zarówno ze złamania przepisów prawa, jak i utraty wizerunku. Na czym powinna polegać poprawna archiwizacja dokumentów cyfrowych?
Uwierzytelnianie
Pracownicy powinni posiadać dostęp do określonych dokumentów poprzez uwierzytelnienie, czyli inaczej potwierdzenie swojej tożsamości.
Uwierzytelnianie nadaje odpowiednie prawa użytkownikom oraz pozwala na łatwą kontrolę tego, kto uzyskał dostęp do dokumentów i jakie działania podjął. Ich odczytanie możliwe jest więc tylko przez określone osoby.
Zabezpieczenie stron internetowych
Zastosowanie technik zabezpieczeń stron WWW, na przykład przez protokół HTTPS, pozwala na szyfrowanie przepływu informacji, by zapobiegać ich przechwytywaniu przez hakerów.
Warto wykorzystać protokół HTTPS oraz inne zabezpieczenia na stronach firmowych, by chronić hasła i inne dane użytkowników.
Kontrola dostępu
Dokumenty firmowe powinny być zabezpieczone poprzez wykorzystanie poziomów kontroli dostępu. Wyznaczane są one dla wybranych stanowisk i grup, aby tylko uprawnieni do tego pracownicy mogli pracować z konkretnymi dokumentami.
Przykładowo zmiany postaci dokumentacji pracowniczej na cyfrową usprawniają procesy kontrolne. Wówczas kontrola dostępu będzie pomocna przy archiwizacji dokumentów pracowniczych, ponieważ tylko pracownicy działu HR mogą otrzymać dostęp do dokumentów tego typu. Z kolei szeregowi pracownicy mogą wykorzystać nadane im uprawnienia do odbioru dokumentacji pracowniczej na swój temat, a taki tryb doręczania informacji ułatwia procedury w zakresie możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Szyfrowanie
Warto też pamiętać, że wszystkie ważne dokumenty powinny być odpowiednio zaszyfrowane z wykorzystaniem bezpiecznych metod, na przykład szyfrowania SSL.
Zaszyfrowane dokumenty są możliwe do otwarcia jedynie przy pomocy odpowiedniego hasła – klucza deszyfrującego posiadanego przez uprawnione do tego osoby.
2. Archiwizacja dokumentów – kopie zapasowe danych i ochrona antywirusowa
Podejmowanie odpowiednich działań w zakresie ochrony danych przed ich utratą, między innymi przed przypadkowym wykasowaniem albo wirusami, to bardzo ważne zasady archiwizacji dokumentów w postaci cyfrowej. O czym trzeba pamiętać w tym zakresie?
Kopie zapasowe
Back-upy, czyli kopie zapasowe są bardzo ważne w procesie przechowywania danych w formie cyfrowej, ponieważ pozwalają zmniejszyć ryzyko ich utraty na skutek nieprzewidzianych zdarzeń, na przykład awarii komputera, złośliwego oprogramowania czy klęsk żywiołowych.
Ochrona przed wirusami
Złośliwe oprogramowanie może spowodować znaczne straty wśród dokumentacji. Jednym z poważnych problemów są wirusy szyfrujące dokumenty i wymagające wniesienia opłaty za podanie hasła.
Archiwizowanie dokumentów wymaga w związku z tym używania skutecznej ochrony przeciwwirusowej, którą może stosować również oprogramowanie przeznaczone do archiwizacji i zarządzania dokumentami.
3. Archiwizacja dokumentów – suwerenność i separacja danych
Bezpieczna archiwizacja dokumentów wymaga, aby były one umieszczane w odpowiednich archiwach, osobno w stosunku do innych plików systemowych. Gdzie należy je przechowywać?
Suwerenność
Kwestia suwerenności danych ma kluczowe znaczenie w archiwizowaniu. Suwerenność danych zakłada, że powinny być one przechowywane na terenie kraju działalności, a nie w innych państwach, ponieważ może przekładać się to na ich gorszy poziom bezpieczeństwa.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku przechowywania danych w chmurze, czyli na zewnętrznych serwerach należących do data center. Warto w związku z tym zdecydować się na usługę chmurową dostępną na terenie Polski.
Separacja danych
Prawidłowa archiwizacja danych oznacza również ich separację, czyli przechowywanie ich oddzielnie w stosunku do innych plików, w tym plików systemowych dostawcy chmury oraz plików oprogramowania. Zastosowanie takich zasad klasyfikacji dokumentów pozwala na poprawę ich bezpieczeństwa.
Przykładowo system DocuWare nie widzi informacji o klientach, co przekłada się na ich większą prywatność i ochronę.
4. Archiwizacja dokumentów – integralność
Archiwizowana dokumentacja musi charakteryzować się pełną integralnością, co oznacza, że nie powinna być ona modyfikowana, gdy nie jest to dozwolone, aby zapobiec manipulacji i utracie kluczowych danych. Jak temu przeciwdziałać?
Podpisy elektroniczne
Skutecznym sposobem na zabezpieczenie integralności dokumentów jest używanie podpisów elektronicznych. Podpisy te są równoważne z podpisami odręcznymi, co zapobiega fałszowaniu dokumentów w firmie.
Zapis zmian
Wszelkie zmiany, jakie zachodzą w dokumentacji, powinny być skrupulatnie zapisywane, dzięki czemu można odtworzyć całą historię dokumentu.
Zmiany można zapisywać z wykorzystaniem dat oraz informacji odnoszących się do użytkowników, aby wiedzieć, kto i kiedy wprowadził w nich jakiekolwiek modyfikacje w przypadku zmiany postaci pliku i jego zawartości.
Zarządzanie wersjami
Bardzo ważne dla zachowania integralności dokumentów jest zarządzanie ich wersjami. Dzięki temu użytkownicy mogą wiedzieć, że korzystają z ostatniej, najnowszej wersji danego dokumentu.
Zasady przechowywania
W procesie archiwizacji kluczowe znaczenie ma przestrzeganie przepisów, dlatego dane powinny być przechowywane z uwzględnieniem wymagań dotyczących sposobu i czasu ich archiwizacji, w tym okresu przechowywania dokumentów, zasad dostępu i zasad przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
Wybrane rodzaje dokumentów, takie jak dokumentacja pracownicza czy księgowa, muszą być przechowywane przez wskazany czas, z kolei i dokumentacja niearchiwalna może być zniszczona wcześniej. Przykładowo obowiązek przechowywania dokumentów księgowych to 5 lat, licząc od końca roku następującego po roku obrotowym, a dokumenty pracownicze należy przechowywać nawet przez 50 lat. Należy więc pamiętać, że dopiero w przypadku upływu okresu można podjąć decyzję o ich dalszym przechowywaniu i pozbyć się niepotrzebnych już dokumentów dotyczących działalności gospodarczej.
Podsumowanie – stwórz cyfrowe archiwum dokumentów w swojej firmie!
Wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych i innych pism chroni firmę przed powszechnymi problemami w ich przechowywaniu i negatywnymi konsekwencjami wynikającymi z naruszenia kwestii prawnych. Nie musi być jednak problemem, gdy wykorzysta się w tym celu sprawdzony system zarządzania dokumentami.
Oprogramowanie to udostępnia szeroką gamę narzędzi wspierających przepływ i automatyzację pracy, zmniejszając ryzyko związane z archiwizacją dokumentów papierowych – to wszystko na bazie aktualnych przepisów prawa, by chronić firmę przed ryzykiem wynikającym z nieprawidłowego archiwizowania dokumentów, oszczędzać cenny czas i pieniądze.
