DMS (Document Management System – System Zarządzania Dokumentami) i CMS (Content Management System – System Zarządzania Treścią) to dwa różne typy oprogramowania używanego w organizacjach do zarządzania treściami.
Nierzadko terminy te używane są zamiennie, ponieważ systemy te mają podobne możliwości. Gdy jednak przyjrzymy się im bliżej, możemy zauważyć pomiędzy nimi spore różnice. Czym dokładnie są systemy DMS i CMS? W czym są podobne, a w czym się różnią? Na jaki rodzaj systemu warto się zdecydować?
Czym jest System Zarządzania Dokumentami (DMS)?
DMS, czyli System Zarządzania Dokumentami, przeznaczony jest przede wszystkim do zarządzania i organizacji dokumentów i plików, zarówno w formie papierowej, jak i w formie cyfrowej.
Kluczowe cechy DMS obejmują:
- Przechowywanie dokumentów, często z możliwością ich kategoryzowania i oznaczania,
- Kontrola wersji w celu zapewnienia użytkownikom dostępu do najnowszej wersji dokumentu,
- Kontrola dostępu osób, które mogą przeglądać, edytować i usuwać dokumenty,
- Wyszukiwanie dokumentów lub treści w dokumentach,
- Automatyzacja przepływu pracy (workflow), na przykład w celu ich prostszego zatwierdzania,
- Śledzenie i rejestrowanie działań użytkownika oprogramowania w celach bezpieczeństwa.
Przykładem systemu klasy DMS jest DocuWare.
Czym jest System Zarządzania Treścią (CMS)?
Definicja CMS wskazuje, że jest to System Zarządzania Treścią, który służy do tworzenia, zarządzania i publikowania treści cyfrowych na stronach internetowych, blogach i innych platformach w sieci. Chociaż Content Management Systems mogą obsługiwać dokumenty, są głównie stosowane w zarządzaniu treścią online.
Kluczowe cechy CMS obejmują:
- Tworzenie treści cyfrowych, takich jak strony internetowe, artykuły, opisy produktów i inne,
- Organizacja treści w celu łatwej nawigacji i wyszukiwania informacji na witrynie internetowej,
- Nadawanie uprawnień użytkownikom, którzy mogą tworzyć, edytować i publikować treści w witrynie internetowej,
- Konfigurowalne szablony i motywy do projektowania i układu stron internetowych bez konieczności stosowania wiedzy programistycznej,
- Narzędzia SEO (Search Engine Optimization) w celu optymalizacji treści dla wyszukiwarek,
- Możliwość publikowania treści bezpośrednio na stronie internetowej.
Popularne systemy CMS to między innymi WordPress, Joomla, Drupal czy Magento. Mogą one również wykorzystywać szeroką gamę wtyczek, na przykład WooCommerce do WordPress. Firmy mogą zdecydować się także na autorski CMS przygotowany na zamówienie.
Podobieństwa między Document Management System a Content Management System
Zarówno systemy CMS, jak i DMS mają podobne funkcjonalności, dlatego też często są one mylone ze sobą.
Za pomocą tych dwóch systemów możliwe jest prowadzenie poniższych zadań:
- Zarządzanie i przechowywanie zasobów cyfrowych,
- Tworzenie i dystrybucja treści,
- Przygotowywanie centralnych baz danych,
- Oznaczanie treść unikalnymi identyfikatorami, aby umożliwić jej wyszukiwanie,
- Uwierzytelnianie, autoryzowany dostęp, szyfrowanie i kontrolowanie dzienników audytu dla większego bezpieczeństwa,
- Efektywne procesy workflow, w tym także zautomatyzowane przepływy pracy,
- Łatwa dostępność ze względu na możliwość pracy z dowolnego miejsca z wykorzystaniem chmury,
- Brak potrzeby aktualizacji w przypadku systemów chmurowych.
Porównanie DMS i CMS – czym różnią się te systemy informatyczne?
Z jednej strony systemy Document Management System oraz Content Management System mają liczne podobieństwa, z drugiej jednak nie są one ze sobą tożsame. Jakie są główne różnice pomiędzy tymi dwoma systemami?
DMS
Zastępuje procesy odbywające się ręcznie zautomatyzowanymi procesami workflow (przepływ pracy), które mogą odbywać się przy minimalnej uwadze użytkownika, co umożliwia ich łatwiejsze prowadzenie.
CMS
Panel administracyjny systemów CMS może służyć do tworzenia, edytowania, udostępniania oraz publikowania treści cyfrowych, między innymi stron internetowych czy wpisów na blogach, a także pomaga w dodawaniu różnych mediów na strony, na przykład plików audio, wideo.
DMS
Zaawansowany system tego typu tworzy centralne repozytorium dokumentów w różnych formatach, na przykład PDF, DOC, a także plików audio, wideo, zdjęć, rysunków CAD i innych.
CMS
Stanowi pojedynczą bazę danych przeznaczoną do przechowywania szablonów, treści, plików audio i wideo, grafik, umożliwiając prowadzenie różnych działań, na przykład tworzenie stron internetowych czy realizowanie kampanii marketingowych.
DMS
Oprogramowanie używane jest przez pracowników firmy, a także w określonych przypadkach pozwala ono na tworzenie, edytowanie i udostępnianie informacji zewnętrznym podmiotom, na przykład klientom, partnerom biznesowym, dostawcom.
CMS
Przeznaczony jest do przygotowywania i publikowania treści, które są dostępne publicznie.
DMS
Posiada zaawansowane narzędzia pozwalające na przekształcanie dokumentów papierowych w cyfrowe, takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do prowadzenia łatwiejszej digitalizacji dokumentów, na przykład faktur.
CMS
Nie pozwala na prowadzenie procesów digitalizacji dokumentów.
DMS
Cechuje go prostota obsługi, ponieważ można korzystać z niego bez konieczności posiadania złożonej wiedzy programistycznej, na przykład za pomocą przyjaznych w użytku kreatorów, które nie wymagają złożonej konfiguracji w systemie. Udostępnia on jednocześnie zaawansowane narzędzia, które pozwalają na wspieranie przepływów pracy.
CMS
Udostępnia narzędzia typu backend, bazujące na języku HTML, kaskadowych arkuszach stylów CSS, narzędziach redakcyjnych, które nie wymagają posiadania specjalistycznej wiedzy.
DMS
Pozwala na integrację z innego rodzaju oprogramowaniem, na przykład z systemami ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwem, systemami księgowymi, systemami do zarządzania zasobami ludzkimi, systemami magazynowymi, systemami do obsługi poczty elektronicznej.
CMS
Może posiadać zróżnicowane integracje, na przykład często jest on integrowany z systemem CRM przeznaczonym do zarządzania relacjami z klientami, aby usprawnić ich obsługę.
DMS
Wspiera wersjonowanie dokumentów i pozwala na korzystanie z bezpiecznego podpisu elektronicznego.
CMS
Głównie zarządza treścią na stronach internetowych i pozwala na edycję i aktualizację tej treści.
DMS
Może wykorzystywać go każda firma, która chce zrezygnować z używania papierowych dokumentów i zyskać korzyści wynikające z transformacji cyfrowej swojej działalności.
CMS
Stosowany jest przede wszystkim w celach marketingowych przez formy z różnych branż, wspierając zadania związane z prowadzeniem własnej strony WWW i innych platform online.
Na co się zdecydować – system DMS czy CMS?
Gdy wiadomo już, jakie są główne różnice pomiędzy systemami informatycznymi DMS oraz CMS, pojawia się kolejne pytanie – jak wybrać odpowiedni system dla swojej firmy?
Wybierz system DMS wtedy, gdy:
- Potrzebujesz centralnego repozytorium danych, które pozwala na przechowywanie, kategoryzowanie oraz udostępnianie dokumentów biznesowych oraz innego rodzaju plików w różnych formatach,
- Dążysz do usprawnienia procesówzwiązanych z korzystaniem z dokumentacji i chcesz wspierać obieg dokumentów między pracownikami w swojej organizacji, aby uzyskać pełną kontrolę nad dokumentami,
- Szukasz narzędzia, które będzie mogło rozwijać się wraz z Twoją firmą, na przykład przez dodatkowe moduły oferujące nowe funkcjonalności w zakresie zarządzania dokumentami,
- Chcesz nadawać uprawnienia pracownikom i w odpowiedzialny sposób kontrolować wykorzystanie dokumentów, aby zredukować ryzyko przejęcia danych i spełnić wymogi przepisów dotyczących ich ochrony,
- Korzystasz ze ścieżki audytu, usług podpisu elektronicznego, kontroli wersji dokumentów,
- Chcesz łatwo tworzyć kopie zapasowe dokumentów oraz je odzyskiwać na wypadek awarii.
Wybierz system CMS wtedy, gdy:
- Chcesz tworzyć i publikować treści internetowe na stronę WWW z wykorzystaniem prostych w obsłudze narzędzi, które nie wymagają posiadania wiedzy programistycznej,
- Chcesz dodawać do treści na stronach internetowych różne media, na przykład filmy albo zdjęcia,
- Zależy Ci na automatyzacji działań w zakresie marketingu oraz prowadzenia kampanii reklamowych.
Podsumowanie – wybierz najlepszy system informatyczny dla swojej firmy!
Chociaż systemy DMS oraz CMS mają podobne funkcjonalności, to jednak służą one zupełnie innym celom.
Wspieranie automatycznego obiegu dokumentów, ich łatwiejsze wyszukiwanie, integracja z innymi systemami informatycznymi, łatwiejsze raportowanie, większe bezpieczeństwo, wsparcie dla podpisu elektronicznego, skuteczna ochrona danych osobowych – to tylko niektóre z funkcji programów DMS.
Z kolei CMS jest oprogramowaniem opracowanym do tworzenia, organizowania, przechowywania oraz udostępniania różnych treści internetowych.
W większych firmach najczęściej korzysta się z obu tych systemów, natomiast w mniejszych z wdrożenia tego, który dopasowany jest do ich indywidualnych potrzeb. Gdy zależy Ci na efektywnej pracy z dokumentami, postaw na DocuWare!
