Redukcja kosztów, oszczędność czasu, sprawna wymiana informacji, zmniejszona liczba błędów i większe bezpieczeństwo danych – to jedynie kilka zalet, jakie niesie za sobą wdrożenie systemu workflow w przedsiębiorstwie.
Oprogramowanie workflow sprawdza się znakomicie jako wsparcie procesów w firmie, ponieważ można wykorzystać je jako narzędzie pozwalające na usprawnienie wielu zadań prowadzonych przez pracowników. Jednocześnie umożliwia ono przyszłościowy rozwój biznesu. W jaki sposób działa proces workflow? Czy warto wdrożyć system workflow w firmie? Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie?
Jak zazwyczaj przebiega proces obiegu informacji w firmie?
Nie istnieje jeden jednolity obieg dokumentów obowiązujący w firmach, ponieważ każda z nich może mieć swoje własne obiegi, zależnie od liczby pracowników, rodzaju działów oraz specyfiki realizowanych zadań.
W mniejszych firmach obieg dokumentów najczęściej następuje według poniższego schematu:
1. Sekretariat firmy – dokument, na przykład faktura VAT, trafia do sekretariatu firmy,
2. Kadra zarządzająca firmy – dokument przekazywany jest do kadry zarządzającej, na przykład do właściciela firmy, który go akceptuje,
3. Dział księgowy – następnie dokument trafia do działu księgowego, gdzie jest on analizowany, ewidencjonowany i archiwizowany,
4. Sekretariat firmy – gdy jest to konieczne, dokument z powrotem trafia do sekretariatu, na przykład w celu nadania go do klienta lub kontrahenta.
W większych firmach obieg dokumentów odbywa się w nieco bardziej skomplikowany sposób, ponieważ dodatkowo mogą być one przekazywane do konkretnych działów odpowiedzialnych za projekt i tam akceptowane, mogą trafiać do różnych osób w hierarchii kadry zarządzającej.
Procesy te, gdy bazują na papierowych dokumentach, mogą być jednak nieefektywne, ponieważ wymagają ręcznego przekazywania, nadawania pocztą, regularnego kontrolowania terminów, archiwizowania w fizycznych archiwach.
Jak usprawnić procesy pracy w firmie?
Procesy zachodzące w firmie, które dotyczą obiegu dokumentów, mogą być wspomagane na wiele sposobów, co również może mieć pozytywny wpływ na jej rozwój.
Aby skuteczniej zarządzać przepływem pracy w firmie, warto zdecydować się na wykorzystanie kilku rozwiązań, do których zaliczane są głównie:
- Digitalizacja dokumentów, czyli zamiana dokumentów papierowych na cyfrowe,
- Wdrożenie systemów informatycznych Business Process Management – BPM dla optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych w firmie,
- Wdrożenie systemów informatycznych wspierających workflow, w tym elektroniczny obieg dokumentów w firmie,
- Przeszkolenie personelu w zakresie efektywnego przepływu pracy.
Co oznaczają workflow i BPM?
W kontekście usprawnienia działalności firmy i poprawy zachodzących w niej procesów kluczowe znaczenie mają dwa terminy, które warto dokładniej wyjaśnić:
Workflow – przepływ pracy i obieg dokumentów
To w szerokim sensie pojęcie odnoszące się do przepływu informacji między podmiotami, natomiast w węższym przepływ dokumentów między pracownikami, którzy wykonują różne czynności z ich użyciem.
Najczęściej wykorzystuje się obecnie termin taki jak system workflow, który odnosi się do systemu informatycznego wspomagającego przepływy pracy w firmach, stosowanego do elektronicznego obiegu dokumentów.
BPM (Business Process Management) – zarządzanie procesów biznesowych
Ten termin odnosi się do zarządzania procesami biznesowymi i jego celem jest optymalizacja procesów do celów strategicznych w przedsiębiorstwie.
Business Process Management dotyczy całościowego podejścia do zarządzania, którego celem jest większa efektywność i skuteczność działania firmy poprzez definiowanie procesów, ich symulowanie, analizowanie oraz kontrolowanie. Pojęcie to również dotyczy oprogramowania, którego celem jest automatyzacja procesów biznesowych.
Podczas gdy system workflow skupia się na organizacji przepływu pracy w ramach danego procesu, na przykład obiegu dokumentów, BPM odnosi się do całościowej optymalizacji, czyli usprawnienia procesów zachodzących w firmie i wspiera ich efektywność i wydajność.
System workflow – czym jest i dlaczego warto go stosować?
System workflow jest rodzajem oprogramowania komputerowego, które wspiera proces workflow – przepływ pracy grupowej odbywającej się w firmie.
Obecnie do dyspozycji jest szeroka gama systemów workflow, które przeznaczone są do instalacji na komputerach, ale także mogą działać z poziomu przeglądarki internetowej i nie wymagają one instalowania na dysku twardym.
Podnieś efektywność dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych!
Wdrożenie digitalizacji plików oraz zautomatyzowanego systemu workflow wspomaga automatyzację zadań, efektywne prowadzenie procesów biznesowych i sprzyja szybszemu rozwojowi firmy!
Z czego składa się program do workflow?
Oprogramowanie workflow składa się z kilku połączonych ze sobą elementów:
- Silnik workflow – serce systemu, które pozwala na automatyzację obiegu dokumentów,
- Archiwum dokumentów – baza danych pozwalająca na bezpieczne przechowywanie dokumentów, która także umożliwia ich procesowanie,
- Repozytorium – baza danych, której zadaniem jest uporządkowanie oraz zarządzanie dokumentami, dopasowana do uprawnień konkretnych pracowników, stanowisk albo działów,
- Obiegi elektroniczne – procesy odwzorowujące drogi dokumentów pomiędzy poszczególnymi działami, stanowiskami, osobami.
Jakie dokumenty mogą być procesowane poprzez program workflow?
Systemy workflow pozwalają na pracę z różnymi rodzajami dokumentów, przez co wspierają one przepływ informacji na wielu poziomach i usprawniają rozmaite procedury.
Za pomocą systemu workflow można między innymi obsługiwać poniższe pliki:
- Faktury – dotyczy faktur sprzedażowych i zakupowych,
- Umowy,
- Dokumenty kadrowe,
- Grafiki i harmonogramy,
- Wnioski o urlopy i delegacje,
- Zapotrzebowania,
- Zamówienia,
- Instrukcje,
- Raporty,
- Dokumentacja wewnętrzna,
- Korespondencja firmowa.
Dodatkowo system workflow może wspomagać obsługę innego rodzaju dokumentacji, zależnie od zapotrzebowania firmy.
Kiedy warto wdrożyć oprogramowanie workflow?
Wdrożenie systemu wspomagającego procesy przepływu informacji w firmie wskazane jest w 3 głównych sytuacjach:
1. Rośnie zapotrzebowanie na pracowników administracyjnych
Gdy ze względu na nawał pracy dotychczasowi pracownicy nie mają już czasu, aby obsługiwać dokumentację, a przez to pojawia się większe zapotrzebowanie na kolejnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu workflow. System ten nie tylko może zapobiec kosztom wynikającym z tworzenia nowych miejsc pracy, ale również ma istotne znaczenie dla poprawy zadowolenia obecnego zespołu, który poprzez zastosowanie takiego oprogramowania może znacznie prościej i produktywniej radzić sobie z zadaniami.
2. Pojawiają się błędy w dokumentacji
Kolejnym znakiem, który świadczy o konieczności wdrożenia systemu workflow w firmie, jest pojawianie się coraz częstszych błędów w dokumentacji. Wykorzystanie takiego oprogramowania pozwala na ich znaczne zmniejszenie, a nawet wyeliminowanie dzięki automatyzacji procesów.
3. Dostęp do dokumentacji staje się zbyt skomplikowany
Gdy dokumentacja papierowa lub elektroniczna przechowywana jest w nieuporządkowany sposób, a dostęp do niej staje się coraz trudniejszy, wówczas powtarzalne, rutynowe zadania zabierają coraz więcej czasu, co ma negatywny wpływ na sposób działanie firmy i może blokować jej rozwój.
Jakie korzyści daje organizacji wdrożenie programu workflow?
Wdrożenie systemu workflow może wspomagać rozwój firmy na wiele sposobów. Zobacz, co zyskasz dzięki digitalizacji procesów i wdrożeniu workflow w firmie!
Skuteczna automatyzacja procesów w Twojej firmie
Elektroniczny obieg dokumentów w ramach automatyzacji procesów biznesowych powoduje, że firma może działać znacznie efektywniej, ponieważ konkretne zadanie realizuje oprogramowanie, a nie człowiek, co oszczędza czas i pieniądze. Firma może wówczas skupić się na perspektywicznym rozwoju.
Dopasowanie do wewnętrznych procesów firmy
Systemy workflow współpracują z różnymi procesami biznesowymi, umożliwiając firmom łatwiejszą realizację poszczególnych zadań dopasowanych do ich konkretnych potrzeb, między innymi mogą wspierać wymianę informacji w całej firmie, zarządzanie poszczególnymi zadaniami, na przykład zasobami ludzkimi w dziale HR oraz prace w innych działach organizacji.
Jedna platforma = wiele procesów
System workflow daje pełną kontrolę nad wieloma procesami odbywającymi się w firmie z poziomu jednej platformy, dzięki czemu redukuje konieczność stosowania innych narzędzi.
Efektywne zarządzanie pracą i projektami w firmie
Z użyciem oprogramowania workflow można prościej zarządzać zadaniami realizowanymi przez pracowników. Decyzje związane z zarządzaniem firmą dzięki temu podejmuje się jeszcze łatwiej i trafniej.
Oszczędności i łatwiejsza kontrola kosztów
Wykorzystanie systemu workflow powoduje, że firma może znacznie zredukować swoje wydatki, między innymi poprzez eliminację papierowej dokumentacji i kosztów związanych z jej obsługą, a także redukcję czasu pracy pracowników. Również systemy te umożliwiają łatwiejszą alokację zasobów, co także przyczynia się do skutecznej kontroli kosztów.
Zwiększone zadowolenie klientów i kontrahentów
Krótszy czas spędzony na obsłudze dokumentów to szybsze odpowiedzi na zapytania oraz krótsze terminy płatności faktur, a przez to większa satysfakcja klientów i kontrahentów firmy, co również pomaga jej w przyszłościowym rozwoju.
Workflow – jaki system wybrać?
Wybierając odpowiedni system workflow, kluczowe znaczenie ma uwzględnienie paru kwestii, do których zaliczane są:
Funkcjonalność
To najważniejsza kwestia, o której należy pamiętać przy wyborze oprogramowania workflow. Odnosi się ona do funkcji i narzędzi dostępnych w danym systemie, które powinny odzwierciedlać zapotrzebowanie firmy, aby łatwiej wspierać realizowane zadania.
Dojrzałość systemu
Termin ten opisywany jest poprzez liczbę wdrożeń, czas działania systemu u jego użytkowników, a także poprzez poziom zaawansowania procesów. Uwzględniając te właśnie czynniki, można wybrać taki system workflow, który będzie oferował duży asortyment narzędzi, elastyczność oraz z jego wdrożeniem będzie związane niskie ryzyko.
Model biznesowy
Warto też wskazać, że duże znaczenie ma model biznesowy producenta oprogramowania, ponieważ przekłada się on na sposób wdrożenia systemu, który może być prowadzony przez producenta lub dystrybutorów, a także może być on oferowany w różnych wariantach cenowych i rozliczeniowych.
Dlaczego łatwość projektowania i zarządzania procesami biznesowymi w systemie workflow jest tak istotna?
Gdy wybierany jest system workflow, warto również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób obsługuje on procesy biznesowe. Kluczowe znaczenie w tym zakresie ma ich łatwość projektowania i edycji, ponieważ dzięki nim firma może opracowywać je i zarządzać nimi zgodnie z własnymi potrzebami, aby obsługiwać je jeszcze wydajniej.
Elastyczne oprogramowanie workflow może być w ten sposób łatwo dostosowane do zmieniających się potrzeb firmy i dzięki temu jeszcze skuteczniej wspomagać jej indywidualny rozwój.
Jakie problemy mogą pojawić się podczas wdrożenia systemu workflow?
Podczas wdrażania systemów workflow mogą pojawić się zróżnicowane problemy, które rzutują na efekty tych działań. Najczęściej spotykane z nich to:
Opór przed zmianami
Pracownicy przyzwyczajeni są do prowadzonych dotychczas procesów i są niechętni do przejścia na nowy system. W takiej sytuacji kluczowa jest otwarta komunikacja i zaprezentowanie korzyści płynących z wdrożenia nowego oprogramowania.
Niedokładne oszacowanie zasobów
Przed zdecydowaniem się na wdrożenie programu workflow warto dokładnie oszacować posiadane zasoby – finansowe, technologiczne i personalne, by nie okazało się, że na drodze pojawią się nagłe problemy.
Niewystarczające przeszkolenie
Pamiętaj o przeszkoleniu personelu w Twojej firmie. Najlepiej, aby pracownicy skorzystali ze szkolenia prowadzonego przez zewnętrznych ekspertów, którzy będą mogli dokładnie wyjaśnić zasady działania nowego oprogramowania.
Brak ewaluacji po wdrożeniu
W efekcie trudno jest ocenić, jakie efekty dało wdrożenie nowego systemu w przedsiębiorstwie i jakie zmiany należy wprowadzić, by uzyskać jeszcze lepsze wyniki.
Podsumowanie – wybierz oprogramowanie workflow, z którym rozwiniesz swoją firmę!
Współczesne systemy workflow znacznie usprawniają procesy zachodzące w firmach, wykorzystując do tego digitalizację i automatyzację procesów biznesowych. Nie tylko przyspieszają rutynowe zadania realizowane przez pracowników, ale również wspierają procesy rozwoju biznesu, pozwalając firmie na powiększanie swoich zasięgów, skuteczne konkurowanie w swojej branży, przyciąganie nowych klientów i generowanie coraz większych zysków.
