Przechowywanie dokumentacji księgowej wymaga przestrzegania obowiązującego w Polsce prawa, które precyzowane jest przez zapisy Ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej. Błędy w jej archiwizowaniu nie tylko mogą utrudniać codzienną pracę, ale również spowodować nałożenie kar na przedsiębiorcę.
Aktualnie dostępne są dwa sposoby przechowywania dokumentacji księgowej – istnieje możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej lub w postaci wydruku. W każdym przypadku musi być ona chroniona przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem i uszkodzeniem.
Aby prawidłowo prowadzić dokumentację finansową firmy, warto poznać najczęstsze błędy w jej przechowywaniu. Dzięki temu można ich skutecznie uniknąć i uprościć workflow – przepływ pracy w firmie. Na co należy zwrócić szczególną uwagę w związku z archiwizacją dokumentów księgowych?
Brak spójnej polityki przechowywania dokumentów finansowych
Pierwszym błędem jest brak zasad związanych z przechowywaniem dokumentów finansowych firmy.
W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej wykorzystuje się szereg dokumentów, między innymi faktury, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe czy listy płac pracowników. Wszystkie te dokumenty powinny być odpowiednio uporządkowane i zabezpieczone.
Jak należy przechowywać dokumenty? Przepisy Ustawy o rachunkowości wskazują, że dokumenty księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i inne pisma powinny być przechowywane:
- W oryginalnej formie,
- W niezmienionej postaci,
- W ustalonym porządku zgodnym ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- Z podziałem na okresy sprawozdawcze,
- W sposób umożliwiający ich łatwe wyszukanie,
- Z odpowiednim określeniem nazw rodzaju, lat końcowych i numerów w przypadku rocznych zbiorów.
Warto zatem wprowadzić w firmie odpowiadającą przepisom politykę przechowywania dokumentów, która będzie dokładnie opisywała jej zasady.
Zaleca się przygotowanie osobnych folderów albo segregatorów dla różnych typów dokumentów oraz opracowanie klarownego porządku ich archiwizacji.
Konieczne jest także przestrzeganie bezpieczeństwa przetwarzanych danych, dzięki czemu nieupoważnione osoby nie mają do nich dostępu. Przykładowo, w przypadku przechowywania dokumentów firmowych w formacie elektronicznym można nadać konkretnym pracownikom uprawnienia dostępu.
Nieprawidłowo przechowywane dowody księgowe w formie elektronicznej
Ewidencję działalności gospodarczej można prowadzić nie tylko w formie papierowej, ale także na komputerze, gdy spełnione zostaną niezbędne do tego warunki. Dokumentacja ta określana jest w przepisach jako zasoby informacyjne rachunkowości.
Przepisy Ustawy o rachunkowości wskazują, że dokumenty księgowe i inne dokumenty firmowe w formie elektronicznej muszą być umieszczone w osobnych zbiorach albo bazach danych lub ich częściach.
Również konieczne jest posiadanie oprogramowania pozwalającego na uzyskanie czytelnych dokumentów księgowych poprzez przeniesienie ich na inny rodzaj nośnika informatycznego lub ich wydrukowanie.
Dokumenty należy zapisywać na odpornych na zagrożenia nośnikach danych, a także odpowiednio je chronić. Mogą być to dyski twarde komputerów firmowych, ale również serwery zewnętrzne, czyli tak zwana chmura danych, która pozwala na dostęp do nich w każdym miejscu i czasie.
Ponadto dokumenty mogą być zapisane na przenośnych nośnikach danych, na przykład na płytach CD, DVD, pamięciach pendrive, jeżeli nośniki te zapewniają trwałość dokumentacji na cały okres archiwizacji i umożliwiają jej odtworzenie w postaci wydruków.
Należy także regularnie prowadzić kopie zapasowe dokumentacji, by zapewnić jej trwałość. Dzięki temu można je odzyskać w razie kradzieży lub uszkodzenia.
Jeżeli oprogramowanie nie pozwala zachować trwałości dokumentów firmowych, konieczne jest ich wydrukowanie maksymalnie na koniec roku obrotowego.
Należy jednak pamiętać o tym, że nie wszystkie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej i zgodnie z przepisami muszą mieć one formę papierową. Odnosi się to do:
- Dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
- Dokumentów powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
- Istotnych umów,
- Innych istotnych dokumentów firmowych, które wskazał kierownik jednostki lub inny podmiot, na przykład syndyk masy upadłościowej lub likwidator jednostki.
Niepoinformowanie fiskusa o miejscu przechowywania dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne w przypadku oryginałów dokumentów przechowuje się najczęściej w siedzibie jednostki. Warto jednak wskazać, że może ona wykorzystywać archiwum zewnętrzne, które znajduje się poza jej siedzibą.
W przypadku archiwizacji dowodów księgowych i inwentaryzacyjnych poza siedzibą właściwy urząd skarbowy musi być poinformowany o miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja finansowa.
Jeżeli zatem firma chce skorzystać z usług biura rachunkowego, archiwum, łączy się z innym podmiotem czy kończy działalność, musi przekazać stosowną informację do urzędu skarbowego w terminie 15 dni od momentu wydania dokumentów.
Dokumenty księgowe przechowywane w kolejności numerycznej
Nadawanie fakturom i innym dowodom księgowym kolejności numerycznej i przechowywanie ich według tej kolejności wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Gdy jednak liczba dokumentów jest coraz większa, może pojawić się sporo problemów z ich archiwizowaniem w takim porządku.
Rozwiązaniem w ramach sprawnego przechowywania dokumentów firmowych staje się stworzenie różnych kategorii dla plików, które uproszczą ich wyszukiwanie.
Przykładowo, można stworzyć alfabetyczne zakładki dla konkretnych firm i dokumentów księgowych, na przykład zawierające dokumenty kosztowe, dokumenty kasowe albo dowody źródłowe obce, dowody wewnętrzne oraz dowody zewnętrzne własne.
Używanie numeru dokumentu jako numeru w archiwum
Kolejnym często popełnianym błędem jest używanie numeru danego dokumentu, na przykład faktury otrzymanej od kontrahenta, jako numeru dokumentu przechowywanego w archiwum.
Numer dokumentu powinien być stosowany wyłącznie do celów księgowych, natomiast nie jako numer w archiwach. W efekcie może doprowadzić to do problemów ze znajdywaniem dokumentów, a nawet do dokumentów duplikujących się, które mają takie same numery.
Należy zatem nadać unikalny numer każdemu pismu, co ułatwi jego zarchiwizowanie, zachowanie chronologii i wyszukanie.
Umieszczanie dodatkowych adnotacji na archiwizowanych dokumentach finansowych
Prawo nie zabrania umieszczania dodatkowych adnotacji na dokumentach finansowych, na przykład na fakturach, jeśli nie spowoduje to ich nieczytelności albo zniekształcenia danych.
Nie zaleca się jednak umieszczania na nich informacji odnoszących się do ich archiwizacji, na przykład dotyczących numerów porządkowych czy kolejności. Mogą one wprowadzać w błąd osoby czytające dokumentację i nie wyglądają profesjonalnie.
Dokumenty finansowe przechowywane w zbyt wielu segregatorach lub folderach
Problematyczne może być również przechowywanie dokumentów finansowych w zbyt wielu segregatorach albo folderach, na przykład przeznaczonych osobno dla każdego z kontrahentów i klientów, gdy jest ich bardzo dużo.
Spora liczba segregatorów nie tylko zajmuje mnóstwo miejsca, ale też utrudnia szybkie wyszukiwanie dokumentów. Chociaż przechowywane w formie elektronicznej dokumenty księgowe nie zajmują fizycznej przestrzeni, również mogą wprowadzać nieporządek w dokumentacji.
Nieprzestrzeganie terminów przechowywania dokumentów księgowych i innej dokumentacji
Często popełniane są też błędy dotyczące okresu archiwizacji dokumentów, na przykład faktur (faktury VAT, faktury korygujące i inne), umów handlowych, ksiąg rachunkowych, sald kont księgi głównej, dokumentów dotyczących środków trwałych i pozostałych dowodów księgowych, dokumentacji podatkowej, a także dokumentacji kadrowej, w tym akt pracowniczych.
Dokumenty należy zarchiwizować przez okres przechowywania wskazany w przepisach. Dopiero po jego upływie można je zutylizować. Dotyczy to zarówno dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i na nośnikach cyfrowych.
Terminy przechowywania dokumentów finansowych określają Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa. Przepisy wskazują, że podatnicy obowiązani są do przechowania dokumentacji aż do momentu, w którym doszło do przedawnienia zobowiązania podatkowego, a dokładnie w okresie 5 lat, licząc od początku roku, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli następującego po roku obrotowym, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
W przypadku dokumentacji pracowniczej okres przechowywania określa się na mocy osobnych ustaw. Zastosowanie mają zapisy Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych i Kodeksu pracy.
Terminy przechowywania dokumentów finansowych – na jak długo konieczna jest archiwizacja dokumentów księgowych i innych pism?
- Księgi rachunkowe, księgi przychodów i rozchodów – 5 lat,
- Dowody księgowe dotyczące sprzedaży, w tym faktury – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za konkretny rok obrotowy, natomiast nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym przekazano składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
- Dowody księgowe, które dotyczą takich transakcji jak kredyty, pożyczki, środki trwałe w budowie, roszczenia w postępowaniu cywilnym, objęte postępowaniem podatkowym, karnym, umowy handlowe – 5 lat, licząc od początku roku, który następuje po roku obrotowym, którego dotyczą te transakcje,
- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe oraz odmowy podpisu sprawozdania finansowego, oświadczenia albo odmowy ich złożenia – 5 lat,
- Karty wynagrodzeń pracowników – okres, który jest wymagany do dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych, rentowych albo przepisów podatkowych, lecz nie krócej niż 5 lat,
- Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
- Dokumenty związane z reklamacjami i rękojmiami – 1 rok po rozliczeniu reklamacji lub rękojmi albo terminie upływu rękojmi lub reklamacji.
- Dokumenty pracownicze – czas przechowywania akt pracowniczych zależy od daty zatrudnienia pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. nastąpiło skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych w terminie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat po przekazaniu do ZUS oświadczenia i raportu informacyjnego. Dokumenty pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. należy przechowywać 50 lat,
- Inne dokumenty, w tym dowody księgowe, sprawozdania, do których odnosi się Ustawa o rachunkowości – 5 lat.
Powyższe terminy określa się, licząc od początku roku kalendarzowego następującego po roku obrotowym, którego one dotyczą. Przykładowo, gdy termin płatności podatku za konkretny rok przypada w 2020 roku za 2019 rok, dokumentację należy przechowywać do końca 2025 roku.
Zbyt wczesna utylizacja dowodów księgowych i innych dokumentów może spowodować nałożenie wysokich kar na przedsiębiorstwo, dlatego należy je przechowywać przez okres wymaganego dostępu wskazany w przepisach.
Należy również pamiętać o tym, że dokumenty należy przechowywać nawet po zamknięciu działalności gospodarczej.
Istotne są też zasady zlikwidowania dokumentacji księgowej, dokumentów inwentaryzacyjnych i innych pism. W przypadku likwidacji dokumentów warto skorzystać z pomocy zewnętrznych firm lub zakupić niszczarkę do dokumentów.
Podsumowanie – jak unikać błędów w przechowywaniu dokumentacji finansowej?
Firmy każdego dnia mają do czynienia z wieloma dokumentami – od ksiąg podatkowych i dokumentów korygujących, poprzez noty księgowe i sprawozdania finansowe, a skończywszy na fakturach VAT i dokumentach kasowych dotyczących sprzedaży detalicznej.
Znajomość błędów związanych z przechowywaniem dokumentacji firmowej może sprawić, że codzienna praca będzie łatwiejsza i wygodniejsza, a firma uniknie ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem prawa.
Najlepszym sposobem, aby uprościć przechowywanie dokumentacji, jest prowadzenie jej w formacie elektronicznym i przechowywanie w e-teczce online, która daje dostęp do firmowych danych z każdego miejsca. To nie tylko oszczędność papieru, ale również czasu i pieniędzy!
