Krajowy System e-Faktur i Workflow. Czym jest KSeF i dlaczego warto zintegrować go z systemem obiegu dokumentów?

14 czerwca 2023
7

Krajowy System e-Faktur, w skrócie określany jako KSeF, ma być rozwiązaniem obligatoryjnym dla polskich przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku. Warto przygotować się na jego wdrożenie już teraz, aby przebiegło ono bez żadnych problemów.

Wdrożenie KSeF może stać się doskonałą okazją do tego, aby wykorzystać w firmie jeszcze jedno rozwiązanie usprawniające prowadzenie dokumentacji – system obiegu dokumentów Workflow.

Zobacz, czym jest platforma KSeF i jakie korzyści można osiągnąć dzięki zintegrowaniu jej z systemem obiegu dokumentów elektronicznych!

KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF jest platformą elektroniczną, która przeznaczona jest do wystawiania, udostępniania i do otrzymywania faktur online.

System ten został opracowany przez Ministerstwo Finansów i jego głównym założeniem jest większa kontrola nad fakturami wystawianymi przez polskich przedsiębiorców, a przez to skuteczniejsza walka z oszustwami podatkowymi, takimi jak karuzele VAT. Wpisuje się on w podobne rozwiązania stosowane w innych krajach europejskich, między innymi w Portugalii, Hiszpanii czy we Włoszech.

Platforma KSeF wprowadziła nowy rodzaj faktury elektronicznej, a dokładnie jest to faktura ustrukturyzowana, która charakteryzuje się ujednoliconą strukturą i ma obowiązywać wszystkich przedsiębiorców.

Od kiedy ma obowiązywać Krajowy System e-Faktur?

Początkowo faktury ustrukturyzowane przygotowywane przez KSeF mają obowiązywać na równi w obrocie gospodarczym z innymi typami faktur – papierowymi i elektronicznymi. Wobec tego przedsiębiorcy mogą samodzielnie zadecydować o tym, czy chcą zdecydować się na wdrożenie KSeF.

Docelowo mają one zastąpić faktury papierowe i e-faktury, a przez to stać się głównym typem faktury używanej przez polskich przedsiębiorców.

Etapy wprowadzania KSeF:

  • 1 styczeń 2022 roku – od tego dnia KSeF stał się dobrowolny dla wszystkich przedsiębiorców.
  • 1 lipiec 2024 roku – od tego dnia KSeF ma stać się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT.
  • 1 styczeń 2025 roku – od tego dnia KSeF ma stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Kogo ma dotyczyć Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur przeznaczony jest dla określonych rodzajów przedsiębiorców posiadających polski identyfikator podatkowy NIP, a dokładnie są to:

  • Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT,
  • Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT,
  • Przedsiębiorcy, którzy zostali zidentyfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS oraz posiadają polski NIP.

Czym są faktury ustrukturyzowane?

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy mają korzystać ze specjalnego rodzaju faktury elektronicznej, a dokładnie z faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem e-faktury z określonym wzorem, która ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) dostępnym na platformie ePUAP.

Faktury ustrukturyzowane zawierają wszystkie standardowe elementy, jakie posiadają zwykłe faktury. Muszą one jednak zapewniać pełną zgodność ze wzorem. Jeżeli nie będą one zawierały elementów zgodnych ze strukturą logiczną FA(1), w takim przypadku zostaną one odrzucone w systemie KSeF.

Jak wygląda wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych?

W Krajowym Systemie e-Faktur wystawianie, odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się w inny sposób niż dotychczas. O co chodzi w elektronicznym fakturowaniu przez tę platformę?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, można wykorzystać bezpłatne narzędzia online udostępniane przez Ministerstwo Finansów albo skorzystać z programów komercyjnych, które umożliwiają jej przygotowanie zgodnie z wymogami KSeF, na przykład istnieje możliwość wystawiania jej z użyciem programów fakturujących, systemów ERP, systemów obiegu dokumentów Workflow, na przykład z systemem DocuWare.

Wystawiona faktura jest przekazywana do specjalnej bazy faktur i nadawany jest jej unikatowy numer w systemie KSeF. Następnie jest ona przesyłana w czasie rzeczywistym do odbiorcy.

Warto wskazać, że Krajowy System e-Faktur nie będzie weryfikował błędów rachunkowych w fakturach, dlatego w przypadku pojawienia się w nich jakichkolwiek błędów, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Odbieranie faktur ustrukturyzowanych

Przedsiębiorcy mogą odbierać faktury ustrukturyzowane przez system KSeF po zalogowaniu się na swoje konto albo mogą oni skorzystać z integracji KSeF z programami komercyjnymi.

Gdy system KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, akceptacja faktury przez odbiorcę nie będzie już obowiązkowa. Do otrzymywania faktur drogą elektroniczną wystarczy Internet.

Istnieje też możliwość pobierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym należy pamiętać o tym, że mają one format xml.

Jakie korzyści mają faktury ustrukturyzowane?

Stosowanie faktur ustrukturyzowanych w ramach platformy Krajowego Systemu e-Faktur związane jest z licznymi korzyściami dla przedsiębiorców.

Oszczędność czasu

Przygotowywanie faktur ustrukturowanych jest znacznie szybsze, ponieważ wykorzystują one ujednolicony format. Nie trzeba również przeznaczać czasu na drukowanie i nadawanie faktur papierowych.

Mniejsze koszty

E-faktura ustrukturyzowana nie wymaga drukowania i wysyłki pocztą albo kurierem do odbiorcy, ponieważ przekazywana jest do niego online.

Oszczędność przestrzeni

Faktury elektroniczne nie zajmują fizycznego miejsca w archiwach. Są one przechowywane w bazie Ministerstwa Finansów i ewentualnie w bazach wykorzystywanych przez przedsiębiorcę, na przykład w bazie danych systemu Workflow.

Pełna kontrola nad dokumentami

Faktury będą przechowywane online przez okres do 10 lat i będzie można uzyskać do nich natychmiastowy dostęp online.

Szybszy zwrot podatku VAT

Ministerstwo Finansów wskazuje, że przedsiębiorcy korzystający z faktury ustrukturowanej mogą otrzymać szybszy zwrot podatku VAT. Ma być on przekazany maksymalnie w ciągu 40 dni, zamiast w ciągu 60 dni.

Większa płynność finansowa

Wykorzystanie Krajowego Systemu e-Faktur wpływa również pozytywnie na cashflow, czyli na przepływy pieniężne w firmie. Faktura przekazywana jest do odbiorcy od razu po jej wystawieniu, a tym samym może on szybciej opłacić zobowiązanie.

Brak ryzyka zagubienia faktury

Dzięki temu, że e-faktury są przechowywanie w bazie online, są one dobrze zabezpieczone przed zagubieniem i zniszczeniem.

Poprawa efektywności pracy

Ponadto fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur przekłada się na większą efektywność pracy, ponieważ pracownicy nie muszą spędzać tak dużo czasu na fakturowaniu i mogą skoncentrować się na innych ważnych zadaniach.

Jak przygotować się na KSeF?

Wdrożenie e-faktur w ramach KSeF odbywa się w kilku etapach, do których zaliczane są:

1. Etap – kontrola systemów

W pierwszej kolejności konieczne jest sprawdzenie, czy wykorzystywane systemy informatyczne wspomagają KSeF.

Do KSeF powinny być przygotowane:

  • Systemy służące do przygotowywania faktur elektronicznych, na przykład program fakturujący, ERP.
  • Systemy wspierające zarządzanie dokumentami firmowymi, na przykład system obiegu dokumentów Workflow.

Wielu przedsiębiorców jest obecnie na etapie wdrażania rozwiązań wspomagających KSeF, dlatego wtedy, gdy nie zostały one jeszcze wprowadzone, warto sprawdzić informacje na stronach dostawców systemów lub skontaktować się z nimi bezpośrednio.

W razie potrzeby konieczne jest wdrożenie nowych narzędzi, które będą wspomagały KSeF w firmie, gdy obecnie używane nie zostaną odpowiednio przystosowane do nadchodzących zmian.

Wraz ze wdrożeniem nowych systemów konieczne może być również przeszkolenie pracowników w zakresie ich obsługi.

2. Etap – analiza dokumentów

Należy zwrócić uwagę na to, czy faktury obecnie używane w firmie spełniają wymogi struktury logicznej e-Faktury FA(1). Może okazać się, że obecnie firma nie wypełnia wszystkich wymaganych pól w fakturach, które są w tym przypadku obowiązkowe.

Konieczne jest uwzględnienie stosowanego obecnie formatu faktur – papierowych, elektronicznych, a także ich źródeł, na przykład mogą one pochodzić od dostawców krajowych albo zagranicznych.

Warto pamiętać o tym, że faktury ustrukturyzowane nie będą obsługiwały załączników, na przykład specyfikacji towarowych.

Pod uwagę warto także wziąć liczbę wystawianych i otrzymywanych faktur. W przypadku większej liczby dokumentów dobrym rozwiązaniem staje się zautomatyzowanie procesów obiegu dokumentów, ponieważ wtedy można zaoszczędzić dużo czasu na ich obsłudze.

3. Etap – sposób akceptacji faktur

Na tym etapie konieczne jest określenie, w jaki sposób faktury w firmie będą akceptowane po rozpoczęciu korzystania z KSeF. Rozwiązania są dwa, a dokładnie akceptacja może odbywać się automatycznie albo półautomatycznie.

Warto zastanowić się nad tym, które faktury będzie można akceptować automatycznie, bez konieczności każdorazowego potwierdzania ich przez pracownika, a które będą wymagały sprawdzenia i jakie osoby powinny brać udział w tym procesie. W ten sposób można również opracować odpowiedni obieg pracy – workflow w firmie.

Czy do korzystania z KSeF konieczny jest system Workflow?

Zasadniczo do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie ma potrzeby korzystania z systemu obiegu dokumentów elektronicznych typu Workflow, na przykład takiego jak DocuWare.

Aby jednak łatwiej obsługiwać faktury elektroniczne wystawiane i otrzymywane przez KSeF, warto zdecydować się na wdrożenie systemu Workflow. Dzięki niemu będzie można jeszcze wygodniej, szybciej i bezpieczniej zarządzać dokumentacją, którą obejmują zarówno e-faktury, jak i faktury papierowe.

O wdrożeniu odpowiednich rozwiązań powinny pamiętać również przedsiębiorcy świadczący usługi księgowe. W ich przypadku rekomenduje się wykorzystanie Cyfrowego Archiwum umożliwiającego efektywniejsze zarządzanie dokumentami wielu klientów.

Dlaczego ważne jest zintegrowanie Krajowego Systemu e-Faktur z systemem obiegu dokumentów?

Jeżeli firma korzysta już teraz z systemu obiegu dokumentów Workflow, powinna zadbać o zintegrowanie go razem z Krajowym Systemem e-Faktur. Jest to również kluczowe w przypadku planowanego wdrożenia system Workflow, by usprawnić procesy tworzenia, wysyłki i odbioru faktur.

Integracja KSeF wraz z Workflow powoduje, że wymiana informacji pomiędzy tymi dwoma systemami następuje automatycznie, co przekłada się na jeszcze efektywniejsze zarządzanie dokumentacją.

Elektroniczny obieg dokumentów powoduje, że obsługa faktur ustrukturyzowanych jest znacznie prostsza, niezależnie od tego, czy są to faktury kosztowe (sprzedażowe) czy zakupowe.

Od razu po uruchomieniu systemu Workflow można zapoznać się z wszystkimi fakturami ustrukturyzowanymi, które pochodzą z KSeF. System następnie automatycznie analizuje pobrane faktury i znajdujące się w nich dane, wprowadzając je do bazy i nadając im określone parametry, na przykład pod względem nadawcy czy listy zwierającej numery kont.

Jednocześnie pozwala on na kontrolę procesów workflow – przepływu dokumentów, na przykład wtedy, gdy konieczna jest akceptacja faktury przez określonych pracowników.

Jakie korzyści dają Krajowy System e-Faktur (KSeF) i Workflow?

Połączenie Krajowego Systemu e-Faktur z systemem Workflow niesie za sobą szereg korzyści dla firm. Wynikają one głównie z automatyzacji procesów, dlatego nie wymagają one samodzielnej obsługi przez pracowników i znacznie usprawniają prowadzone czynności.

Co można zyskać dzięki wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur i Workflow:

  • Zredukowanie czasu potrzebnego do obsługi faktur elektronicznych,
  • Wystawianie e-faktur przez podatników związane jest z mniejszym ryzykiem błędów,
  • Błyskawiczny dostęp do danych z ich łatwym wyszukiwaniem,
  • Wygodne przekazywanie dokumentów do wszystkich upoważnionych pracowników, kierowników, członków zarządu,
  • Pełna ścieżka audytu dokumentów, która prezentuje klarownie wszystkie zatwierdzenia,
  • Zmniejszenie kosztów powiązanych z obsługą dokumentów,
  • Uporządkowane archiwum dokumentów elektronicznych.

Podsumowanie – przygotuj się na KSeF z DocuWare!

Przedsiębiorcy, którzy nie zdecydowali się jeszcze na skorzystanie z faktur ustrukturyzowanych w ramach systemu KSeF, powinni pamiętać, że termin ich wdrożenia zbliża się wielkimi krokami i ma nastąpić już 1 stycznia 2024 roku.

Wdrożenie KSeF razem z systemem Workflow w firmie lub zintegrowanie go z używanymi obecnie systemami informatycznymi pozwoli na jeszcze prostsze wystawianie i odbiór faktur elektronicznych ustrukturyzowanych.

Skontaktuj się z DocuWare, aby wdrożyć nowoczesny system obiegu dokumentów w swojej firmie i przygotować się do wdrożenia e-faktur KSeF!

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076).

Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Pliki cookies wykorzystywane są do personalizacji reklam i zapamiętywania Twoich informacji. Korzystając ze strony, akceptujesz wykorzystanie plików cookies według ustawień Twojej przeglądarki. W każdej chwili możesz zmienić ustawienia przeglądarki dotyczące plików cookies, ale może to utrudnić lub uniemożliwić korzystanie ze wszystkich możliwości strony. Polityka prywatności

Newsletter Env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”