Księgowość i HR bez papieru – 4 etapy

24 stycznia 2022
business-strategy-concept-grey-white-wall-side-view-man-putting-fingers-step-stairs-min

Skutecznie przeprowadzony projekt transformacji cyfrowej może zmienić twój biznes na lata. Adaptacja i wykorzystanie technologii cyfrowej to ważny krok w przyszłość, który wpływa na model biznesowy i metod działania firmy. Jak każda nowa inicjatywa, cyfryzacja wiąże się z wieloma wyzwaniami. W artykule tym chcemy podzielić się dobrymi praktykami, aby czytelnicy mogli uniknąć błędów, które często są popełniane podczas transformacji.

Teraz chcemy podzielić się jak wykorzystać podejście PDCA do przeprowadzenia transformacji cyfrowej w Księgowości i HR. Poniższe praktyki pozwolą z powodzeniem odejść od papieru i zdigitalizować procesy w księgowości i HR. 

1) Planuj 

Jak zjeść słonia – 3 kroki

Transformacja cyfrowa i odejście od papieru w księgowości i HR brzmi bardzo groźnie. Podziel taki projekt na 3 kroki. Takie podejście pozwoliło 16000 klientom DocuWare na odejście od papieru: 

  1. Digitalizacja – To jest punkt wyjścia. Często spotykamy się z nazwą biuro bez „papieru” lub “paperless”. Celem jest przeniesienie wszystkich dokumentów do formatu cyfrowego, aby można je było łatwiej indeksować, przeszukiwać, uzyskiwać dostęp, udostępniać, zabezpieczać i archiwizować. Skoro czytasz ten artykuł to znasz problemy związane z papierem. Papier jest drogi, powolny, można go zgubić lub zniszczyć. Szuflady notorycznie go zjadają. Papier jest to po prostu ogromny  „wrzód” na ….. zdrowym ciele naszych organizacji. 
  2. Zarządzanie dokumentami – u podstaw zarządzania dokumentami znajdują się informacje, które są teraz cyfrowe, co czyni je bardziej użytecznymi dla Ciebie, Twojego zespołu i całej organizacji. Znalezienie informacji jest łatwiejsze, bezpieczeństwo może zostać zablokowane, pracownicy mogą pracować na dowolnym urządzeniu, które mają pod ręką. Zgodność wymaganiami prawa niezależnie od tego, e-Teczka, RODO, HIPAA, GDPR, Sarbanes-Oxley czy wymaganiami audytu – jest znacznie wbudowana.
  3. Automatyzacja procesów- Teraz możesz całkowicie zautomatyzować obiegi dokumentów w organizacji. Wyobraź sobie, że Ty i twoi pracownicy macie wszystkie informacje pod ręką w momencie, gdy otrzymujecie zadania do wykonania. 

Zdefiniuj cele 

Podzieliliśmy słonia tak, aby w 3 krokach przeprowadzić transformację cyfrową w księgowości i HR. Teraz należy ustalić cele digitalizacji w HR i księgowości. Cele te mogą być różne się w zależności od branży i wielkości firmy np. producent oprogramowania będzie miał inne cele niż firma produkcyjna, a firma produkcyjna, zatrudniająca 100 osób, będzie miała inne cele transformacji cyfrowej niż firma produkcyjna zatrudniająca 1000 pracowników. Dlatego trzeba uzgodni własne, mierzalne cele digitalizacji w księgowości i HR. Zapytaj członków zespołu, co chcemy osiągnąć dzięki realizacji każdego z wymienionych wyżej kroków. Warto przyglądnąć się aktualnej sytuacji i zaadresować największe problemy związane z papierem. O głównych problemach papierowego obiegu faktur w księgowości i HR przeczytasz w poprzednich artykułach:

Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

Elektroniczny obieg faktur w Księgowości

Elektroniczne teczki pracownicze jak zacząć?

Gdy wiesz, jakie problemy chcesz zaadresować, to warto ustalić, jakie cele chcesz osiągnąć w każdym kroku transformacji:

  • Cel digitalizacji => zwiększenie wydajności (obniżenie kosztów)
  • Cel zarządzania dokumentami = > większa produktywność  
    • Oblicz produktywność pracy z dokumentami papierowymi – roczna liczba dokumentów / liczba pracowników w zespole. 
    • Zaplanuj, o ile chcesz zwiększyć zwiększyć produktywność np 50%. Twoi koledzy będą w stanie obsłużyć więcej dokumentów, a ty nie będziesz musiał/a zwiększać zatrudnienia. DocuWare zwiększa produktywność w HR i księgowości nawet to 50%. 
  • Cele automatyzacji procesów = > krótszy czas obiegu dokumentów
  1. Oblicz średni czas obiegu dokumentów w HR lub księgowości
  2. Zaplanuj, o ile chcesz przyspieszyć procesy np. 70%. Większość klientów DocuWare skróciła czas obiegu dokumentów między 60-70%. 

Są to przykładowe cele, które możesz przyjąć. Inne inspiracje znajdziesz w artykule na temat ROI Eteczki

2) Wykonaj (wdrażaj)

Im dłużej unikasz rozpoczęcia projektu, tym bardziej zostajesz w tyle za konkurencją. Najgorsze jest jednak to, że coraz częściej młodzi pracownicy nie chcą pracować w środowisku papierowym. Dlatego warto podjąć wyzwania i zrobić pierwszy krok.

Zacznij od Pilotażowego wdrożenia pierwszego kroku: Digitalizacji w HR lub księgowości. Przekaż wykonawcy planowane cele, które chcesz osiągnąć. Cele zdefiniowaliśmy powyżej. 

Zbierz dane, które pozwolą na sprawdzenie czy digitalizacja w HR i księgowości, faktycznie redukuje czas rejestracji dokumentów. Przeprowadź test na co najmniej 1000 dokumentów i zbierz wyniki. 

Automatyzacja rozpoznania dokumentów skutkować będzie szybszą rejestracją poszczególnych dokumentów, redukując ręczną pracę twojego zespołu. Intelligent Indexing DocuWare pozwala na automatyczne rozpoznawanie i opisywania dokumentów. 

3) Sprawdź wyniki

Zebrałeś wyniki digitalizacji. Teraz czas na analizę wyników i sprawdzenie czy pilot przyniósł oczekiwane rezultaty. Teraz jest czas na analizę i refleksję: 

  • Jakie wyniki zostały osiągnięte? 
  • Co działa lepiej lub gorzej niż planowałeś? Dlaczego? 
  • Czy można poprawić wyniki? Jak? 
  • Co jest potrzebne do ich osiągnięcia? Czy potrzebujesz dodatkowych zasobów? 
  • Jak ocenia to zespół? Kto ma wątpliwości? Dlaczego? UWAGA!!! W każdej firmie są osoby, które będą miały wątpliwości dotyczące transformacji cyfrowej w HR i księgowości. Powody takiego zachowania będą różne. Czasami to strach, czasami brak wiedzy, czasami złe doświadczenia z przeszłości. Osoby w HR i księgowości są bardzo inteligentne, dlatego warto rozmawiać z nimi w oparciu o liczby i fakty.

Pamiętaj, że analizie wyników bardzo ważne jest zaangażowanie kierowników praz całego zespołu. Kierownik HR lub księgowości powinien być absolutnie zaangażowany w cały projekt.Jednak udział kierunek projektu i cele powinny być ustalone z zespołem. Ostateczna decyzja może należeć do nich, ponieważ biorą pod uwagę cały ekosystem biznesowy, ale współpracują z ekspertami, takimi jak programiści AI, inżynierowie oprogramowania i architekci danych

4) Działaj

Transformacja w HR i Księgowości jest procesem, a nie jednorazowym wydarzeniem. W tym etapie podejmujemy działania mające na celu wdrożenie produkcyjne tego, co dotychczas zrealizowaliśmy. Jeśli wyniki były pozytywne to podejmujemy działania mające na celu 

uruchomienie Digitalizacji produkcyjne w Księgowości i HR. 

Po zakończeniu cyklu można rozpocząć kolejny zaczynając od Planowania. Jeżeli jednak faza Sprawdzenie wyników (Check) wykazała, iż projekt nie osiągnął oczekiwanych wyników, to należy pominąć etap Działania (Act) i opracować zupełnie nowy Plan. Jeśli wdrożenie Digitalizacji zakończyło się sukcesem wtedy przechodzimy do kolejnego etapu digitalizacji – Zarządzania dokumentami. Ponownie przechodzimy przez cały cykl PDCA:

  1. Ustalenie celów dla Zarządzania Dokumentami
  2. Wdrożenie Zarządzania Dokumentami 
  3. Weryfikacja wyników osiągniętych dzięki Zarządzaniu Dokumentami
  4. Dostosowania Zarządzania Dokumentami

Po zakończeniu cyklu dla Zarządzania dokumentami możesz przejść do etapu ostatniego: Automatyzacji Procesów. Tak jak się domyślasz przechodzisz przez ten sam cykl:

  1. Ustalenie celów (Plan) Automatyzacji Procesów
  2. Wdrożenie (Do) Automatyzacji Procesów
  3. Sprawdź wyniki (Check) osiągniętych dzięki Automatyzacji Procesów
  4. Działaj (Act) Automatyzacji Procesów

Przywództwo jest niezbędne do zdefiniowania i wdrożenia transformacji w HR i księgowości. Często kadra kierownicza nie ma wystarczającej wiedzy technologicznej, aby podejmować najlepsze decyzje dla technologicznej przyszłości swojej firmy. W związku z tym warto poprosić o pomoc konsultantów. Skoro czytasz ten artykuł to pewnie zastanawiasz się, co zrobić dalej. Tutaj przeczytasz, jak przygotować się do spotkania z konsultantem, a tutaj umówisz się na darmową konsultację.

Podsumowanie

Przechodząc przez 4 etapy PDCA możesz skutecznie wdrażać transformację cyfrową w swojej organizacji. Jak już wiesz PDCA (Plan, Do, Check, Act) jest to sposób działania, który pozwala na ciągłe doskonalenie. Zaadoptowaliśmy PDCA specyficznie na potrzeby digitalizacji HR i Księgowości.

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

newsletter_env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”