Elektroniczny obieg faktur w Księgowości

26 czerwca 2021

Obieg faktur jest procesem, który raczej nie generuje zysku. Jest to proces, który powoduje wypływ gotówki z firmy. Zaakceptowaną fakturę należy zapłacić. Warto zatem obniżać koszty tego procesu. Stąd często słyszymy pytanie od dyrektorów finansowych, ile kosztuje nas obieg faktur? 

Ile kosztuje obieg faktury?

W artykule Automatyzacja obiegu faktur  pokazaliśmy dane ze USA. Mamy także dane z Niemiec z Raportu Billentis. Papierowy obieg faktur kosztuje w Niemczech aż 17,60 Euro za każdą fakturę. Jest to bardzo dużo. Elektroniczny obieg faktury kosztuje tylko 6,40 Euro za każdą fakturę. Zatem automatyczny obieg dokumentów może oszczędzić aż 64% kosztów w firmie. 

pastedGraphic.png

Koszty w Polsce będą oczywiście niższe. Nie dotarliśmy do raportów na temat kosztów obiegu papierowego faktur w Polsce. Przypuszczamy, że koszt obiegu dokumentów w Polsce jest trzykrotnie niższy niż w Niemczech. Oszczędność wyniesie około 3,70 Euro na fakturę, czyli ponad 15.00 zł. 

Wyzwana papierowego obiegu faktur 

Zapytaliśmy klientów o największe problemy związane z obiegiem faktur. Księgowe oraz księgowi wymienili takie wyzwania: 

  1. Długi czas akceptowania faktur – 75%
  2. Zgubione faktury – 54% 
  3. Otrzymanie faktury tuż przed lub po zamknięciu miesiąca –  45%
  4. Brak podglądu faktur w obiegu i ich statusu (kto, gdzie, kiedy) – 35%
  5. Bezpieczeństwo dokumentów – 33%

Negatywne skutki długich obiegów dokumentów

Księgowe i księgowi wspominają o stresie związanym z nadzorowaniem całego procesu. Obieg faktur nie przynosi zysku, zatem zarząd go nie uznaje ważny. Tym samym księgowość sama musi mierzyć się z tym problemem. Wyzwania obiegu faktur dotyczą jakości pracy innych osób a nie księgowych. Czasy akceptacji oraz zgubione faktury związane są z pracą innych kolegów. Przecież księgowość nie ma bezpośredniego wpływu na to, czy dyrektor innego działu w terminie zaakceptuje fakturę. 

Co się stanie, jeśli wymienione wyżej problemy faktycznie będą miały miejsce? Niezadowolony kontrahent zadzwoni do księgowości z prośbą o płatność. Jeśli obieg dokumentów jest papierowy, to księgowość nie wie, czy faktura już jest w obiegu. Księgowość nie wie kto teraz ją akceptuje. Zatem musimy rozpocząć stresującą „pogoń za fakturą”. Dodatkowo „świecimy oczami” przed dostawcą za problem, którego nie spowodowaliśmy. To wszystko zwiększa stres. To wszystko nie pozwala się skupić na ważniejszych zadaniach niż „pogoń za fakturą”. 

Zapytaliśmy klientów w Polsce jakie są największe konsekwencje wynikające z powyższych wyzwań. Tutaj główne odpowiedzi: 

  1. Wstrzymane dostawy od kontrahentów
  2. Odsetki za zwłokę 
  3. Pogorszone relacje z dostawcami 
  4. Utrudnione planowanie płatności i cash flow 
  5. Konieczność korygowania deklaracji VAT 

Skracamy czas Obieg faktur o 70-80%

DocuWare ma ponad 15.000 klientów. Ponad 60% z nich używa obiegu faktur. Producent przedstawił korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów. 

pastedGraphic_1.png

Praca z DocuWare pozwoliła klientom skrócić czas obiegu faktur między 70-80%. Niektórzy klienci obniżyli czas obiegu faktur z 30 dni do 3 dni. 

Kontrola dokumentów i eliminacja zagubień

Dokumenty papierowe niestety się gubią. Szuflady kolegów zjadają faktury. Następie oddają lub „wypluwają” je oblane kawą lub umazane pączkiem po kilku tygodniach. Jak ten problem rozwiązuje DocuWare? 

pastedGraphic_2.png

DocuWare zapisuje każdy dokument. System skanuje papier. Faktury elektroniczne będą zapisane z email. W kolejnym kroku dokumenty będą rozpoznane. 

Tym samym zamieniamy papier w inteligentne dokumenty. DocuWare uczy się nowych faktur. System szybko czyta dane z faktury tj. NIP, kwoty i podatki, daty, etc. Dzięki temu rejestracja jednej faktury trwa mniej niż minutę a liczba błędów spada prawie do zera. 

DocuWare rozpoznaje cały tekst zapisany na fakturze. Dzięki temu znalezienie faktur jest tak proste jak korzystanie z Google. Wystarczy wpisać jedno słowo, coś co było w tym dokumencie.  W DocuWare szukamy w oparciu o to, co wiemy na temat faktur. To pozwala na bardzo szybkie i łatwe znalezienie dokumentu. Nawet jeśli szukamy przez strzępki informacji, takie jak nazwa dostawcy, data lub kwota. 

DocuWare wskaże właściwe faktury i podświetli wpisane słowo np. datę lub kontrahenta. Odnalezienie informacji zajmuje bardzo mało czasu. Nasi klienci potwierdzają, że skróciliśmy czas szukania informacji o ponad 90%.

Dlaczego faktury w DocuWare są bezpieczniejsze niż papierowe? 

Księgowi mogą bezpiecznie przechowywać faktury dopiero po zakończeniu obiegu dokumentów. W trakcie obiegu faktur bezpieczeństwo jest zależne od naszych kolegów. Niestety nie zawsze stosują się oni do wewnętrznych procedur. Tym samym faktury mogą być dostępne dla nieuprawnionych osób. 

Po zakończeniu obiegu bezpieczeństwo faktur zależy zarówno od tego, czy zamknęliśmy szafę lub pokój z dokumentacją księgową. Niestety niezależnie od najlepszych intencji nie zawsze mamy pewność takiego bezpieczeństwa. Tym samym faktury mogą trafić do niepowołanych osób.

DocuWare tworzy kopie bezpieczeństwa. System kontroluje i wie, kto i kiedy miał dostęp do każdego dokumentu. Rozwiązanie tworzy pełną ścieżkę historii każdego dokumentu. 

Wielu naszych klientów blokuje użytkownikom uprawnienia do wydruku czy pobrania dokumentów na dysk. Takie uprawnienia mogą uzyskać na przykład tylko główni księgowi lub specjaliści ds. finansów. Pozostali użytkownicy będą mieć jedynie podgląd faktur. To duże zabezpieczenie przez wyciekiem dokumentacji poza firmę. 

Elektroniczny obieg dokumentów przywraca dobry sen dla bohaterów z księgowości

Papier jest drogi, powolny i podatny na zagubienie. Szuflady lubią go zjadać. Praca z papierem „wywołuje” zwykłe ludzkie pomyłki. Elektroniczny obieg zmniejsza koszty i skraca czas akceptacji. DocuWare umożliwia pełną kontrolę i nadzór nad obiegiem. Obieg elektroniczny zwiększa bezpieczeństwo zgromadzonych dokumentów, a tym samym pozwala księgowym na lepszy sen. Życzymy Wam kolorowych snów.

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”