Poprawna archiwizacja dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej, jest jedną z najważniejszych praktyk w zakresie organizacji dokumentacji i bezpieczeństwa.
Problemy wynikające z niewłaściwej archiwizacji dokumentów dotykają zarówno mikroprzedsiębiorców, jak i największych firm w każdej branży. Wykradzenie danych, ich przypadkowe wykasowanie, nieuprawniony dostęp do poufnych informacji, a w efekcie utrata pieniędzy, dobrego wizerunku i nałożenie kar – wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów może zapobiec takim konsekwencjom.
Archiwizacja dokumentów magazynowych, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, księgi podatkowe przychodów i rozchodów, dokumenty księgowe, akta pracownicze, takie jak umowy czy karty wynagrodzeń, dokumenty dotyczące reklamacji – wszystkie z nich wymagają poszanowania odpowiednich zasad archiwizacji, co wynika zarówno z kwestii prawnych, jak i efektywności i bezpieczeństwa działania firmy.
Przestrzeganie dobrych praktyk w zakresie archiwizacji dokumentów ma zatem bardzo istotne znaczenie. Chroni dane, spełnia funkcję organizacyjną, ułatwia ich przechowywanie, a także pomaga spełniać standardy zgodności i utrzymywać ciągłość działalności dzięki aktywnym kopiom zapasowym.
O czym warto więc pamiętać? Oto 4 najważniejsze zasady archiwizacji dokumentów, które sprawdzą się także w Twojej firmie!
1. zasada archiwizacji dokumentów – uwierzytelnianie, szyfrowanie i prawa dostępu do dokumentów
Archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej powinno uwzględniać poniższe wymogi:
Uwierzytelnianie
Osoby pracujące w firmie powinny posiadać dostęp do dokumentacji z użyciem unikalnej nazwy użytkownika oraz hasła, co podnosi poziom bezpieczeństwa przechowywania dokumentów, na przykład zapobiega zmianie klasyfikacji dokumentów, ich wykasowaniu czy wykradzeniu.
Właśnie dlatego dla kadry pracowniczej trzeba wygenerować tego rodzaju dane uwierzytelniające, gdy w firmie korzysta się z dokumentacji w formie elektronicznej przechowywanej w bazach danych.
Szyfrowanie
Wszystkie dokumenty powinny być zabezpieczone według najnowocześniejszych protokołów szyfrowania danych, które pozwalają na uzyskanie maksymalnej poufności.
Szyfrowanie danych polega na ich przekonwertowaniu na zaszyfrowany tekst, który odczytać można jedynie poprzez użycie klucza szyfrującego. Wybierając oprogramowanie do przechowywania i zarządzania dokumentami, należy zwrócić uwagę, czy umożliwia ono szyfrowanie danych. Taką funkcję posiada między innymi program DocuWare.
Kontrola dostępu
Określone grupy dokumentów powinny być dostępne dla wybranych pracowników. Ich odczytanie jest zatem możliwe jedynie przez osoby, które posiadają odpowiednie uprawnienia, dzięki czemu archiwizacja dokumentów jest bezpieczniejsza.
Kontrola dostępu jest szczególnie ważna, gdy w grę wchodzi prowadzenie archiwizacji dokumentów pracowniczych oraz dokumentacji dotyczącej klientów obejmującej dane osobowe, ponieważ dokumenty te zawierają poufne dane, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce.
Certyfikaty cyfrowe
Hypertext Transfer Protocol Secure, w skrócie określany jako HTTPS, i Hypertext Transfer Protocol, czyli skrótowo HTTP, to najczęściej używane protokoły do komunikacji między użytkownikami a serwerami internetowymi.
Podczas przesyłania danych należy używać bezpieczniejszego protokołu HTTPS. Jest on szyfrowany i zabezpieczony przy użyciu certyfikatów cyfrowych w przeciwieństwie do protokołu HTTP, co przekłada się na większe bezpieczeństwo danych.
2. zasada archiwizacji dokumentów – kopie zapasowe i ochrona przed wirusami
Firma, która przechowuje dane w elektronicznej bazie, czy to na swoich komputerach, czy w chmurze, powinna pamiętać o poniższych wymogach bezpieczeństwa:
Kopie zapasowe danych
Tworzenie regularnych kopii zapasowych danych pozwala na ich przywrócenie nawet w razie poważnych awarii, na przykład pożaru, zalania biura, wykasowania przez hakerów czy uszkodzenia nośników fizycznych z danymi.
Kopie zapasowe danych można tworzyć z wykorzystaniem standardowych narzędzi lub narzędzi wbudowanych w stosowane oprogramowanie, na przykład z użyciem narzędzi DocuWare, które pozwalają na automatyzację tych procesów, aby przechowywanie dokumentów było jeszcze łatwiejsze.
Warto pamiętać o tym, że archiwizacja dokumentów powinna także odbywać się z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w zakresie czasu jej przechowywania. Zbyt szybkie usunięcie czy utrata dokumentów, na przykład dokumentacji pracowniczej, może oznaczać dla firmy naliczenie kar. Można usunąć je tylko w przypadku upływu okresu wskazanego w przepisach, co oznacza, że często należy przechowywać je nawet 10-50 lat. Zatem dopiero po przeleżeniu określonej liczby lat i przejrzeniu dokumentów można zadecydować o ich dalszym przechowywaniu, określając tryb doręczania informacji oraz powiadamiania o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Cyberbezpieczeństwo
Odpowiedni poziom cyberbezpieczeństwa w firmie pozwala na ochronę systemów i danych przed zagrożeniami wywołanymi przez cyberataki – ataki z sieci.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów wymaga wobec tego zastosowania narzędzi chroniących dane i dokumenty przed hakerami, wyciekami danych, złośliwym oprogramowaniem, w tym oprogramowaniem ransomware i phishingiem, na przykład z użyciem programów antywirusowych i zapór sieciowych (firewall) oraz przez szkolenia pracowników.
3. zasada archiwizacji dokumentów – suwerenność i separacja danych
Suwerenność i separacja danych to nadal rzadko spotykane pojęcia, ale dla poprawnej archiwizacji dokumentów, zwłaszcza w postaci elektronicznej, są one kluczowe. Na czym polega archiwizacja dokumentów zgodnie z tymi zasadami?
Suwerenność danych
Pojęcie suwerenności danych oznacza, że są one przechowywane i przetwarzane wyłącznie na terenie danej firmy w archiwach zakładowych albo w przypadku chmury na terenie danego kraju i w związku z tym podlegają jego przepisom prawnym. W Polsce obowiązek przechowywania danych zgodnie z zasadą suwerenności dotyczy kilku sektorów, między innymi do takiego archiwizowania dokumentów zobowiązane są firmy finansowe, ubezpieczeniowe oraz administracja publiczna.
Suwerenność danych wpływa również na prawa dotyczące ich zarządzania i przez to na przechowywanie dokumentów, które je zawierają. Warto pamiętać, że zgodnie z wymogami Rozporządzenia o ochronie danych (RODO) obywatele Unii Europejskiej mają prawo do kontroli swoich danych osobowych, do czego zaliczane są prawo dostępu do danych, ich poprawiania, usuwania, ograniczania i przenoszenia. Firmy spoza Unii Europejskiej, które gromadzą i przetwarzają dane na terenie UE, muszą również przestrzegać przepisów RODO.
Separacja danych
Z kolei termin separacji dokumentów oznacza, że dane i dokumenty powinny być całkowicie oddzielone od danych systemowych oprogramowania przeznaczonego do archiwizacji dokumentów.
Dodatkowo w kontekście baz danych separacja danych odnosi się do praktyki organizowania i przechowywania różnych typów danych w oddzielnych strukturach lub tabelach, co odnosi się także do odpowiedniej klasyfikacji dokumentów.
Na przykład w bazie danych należy zawrzeć oddzielne tabele zawierające informacje o klientach, szczegóły produktów i transakcje sprzedaży z podziałem na okresy rozliczeniowe czy z użyciem odpowiednich znaczeń literowych. Ułatwia to zarządzanie danymi i podnosi ich bezpieczeństwo, a także jest bardzo pomocne podczas przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
4. zasada archiwizacji dokumentów – integralność danych
Archiwizacja dokumentów powinna odbywać się również z zachowaniem ich integralności oraz powinna pozwalać na prowadzenie prostych i szybkich kontroli. Jak archiwizować dokumenty, uwzględniając te wymogi?
Rejestrowanie zmian
Aby zabezpieczyć dane, warto zabezpieczyć dostęp do dokumentów i rejestrować każdą wprowadzoną w nich zmianę. Tego rodzaju ścieżka audytu pozwala na skontrolowanie całej historii dokumentu.
Zatem według tej zasady archiwizacji dokumentów w przypadku zmiany postaci dokumentu, przykładowo zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, można od razu określić, kto dokonał zmian, kiedy zostały one wprowadzone i jakie były to modyfikacje.
Zarządzanie wersjami
Edytowane przez pracowników dokumenty mogą przyjmować różne wersje, dlatego dla sprawnego działania firmy bardzo istotne jest zarządzanie wersjami dokumentów.
Zarządzanie wersjami pozwala na edytowanie jedynie najnowszych dokumentów, co eliminuje ryzyko pracy z dokumentami starszymi i nieważnymi oraz przekłada się na skuteczniejsze funkcjonowanie kadr pracowniczych.
Podpisy elektroniczne
Aby usprawnić archiwizację dokumentów w firmie, warto również pomyśleć o wykorzystaniu w tym celu podpisów elektronicznych.
Podpis elektroniczny opatrzony cyfrowym certyfikatem, taki jak podpis kwalifikowany, jest równoznaczny z podpisem odręcznym. Znacznie przyspiesza to procesy zatwierdzania dokumentów i dba o ich integralność.
Podsumowanie – poprawna archiwizacja dokumentów razem z DocuWare!
W codziennej pracy bardzo ważne jest przestrzeganie zasad archiwizowania dokumentów, aby uniknąć wielu nieprzyjemnych konsekwencji. Jak archiwizować dokumenty prościej, szybciej i wygodniej?
Aby ułatwić sobie te zadania podczas prowadzenia działalności gospodarczej, warto pomyśleć o wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań. DocuWare to oprogramowanie przeznaczone do zarządzania dokumentami, które tworzy elektroniczną Teczkę umożliwiającą natychmiastowy dostęp do dokumentów i danych dla efektywniejszej realizacji procesów biznesowych. Pozwala ono również na automatyzację wielu czynności, dzięki którym praca z dokumentami staje się jeszcze wydajniejsza i opatrzona mniejszym ryzykiem błędów.
Archiwizując dokumenty razem z DocuWare, możesz podnieść poziom bezpieczeństwa danych, usprawnić procesy przechowywania dokumentacji, obniżyć koszty oraz zaoszczędzić swój cenny czas!
