e-Teczka DocuWare w praktyce: zmiany w firmie 3 miesiące od wdrożenia

31 października 2023
Spyze Calendar Date 3d Illustration Light Indigo And Orange Col 58eedcfc Ce90 41aa 8e96 F3e56b61b54b

Przedsiębiorcy poszukują dzisiaj nowych sposobów na przyspieszenie procesów, redukcję kosztów produkcji i obniżenie liczby błędów. To możliwe również poprzez elektroniczne akta osobowe w dziale HR!

Dokumenty papierowe i tradycyjne systemy archiwizacji ustępują miejsca rozwiązaniom cyfrowym, które usprawniają pracę milionów pracowników na całym świecie. Jedną z takich innowacji jest eTeczka – system zarządzania dokumentami w HR, który zrewolucjonizował sposób, w jaki pracownicy organizują dokumenty w postaci elektronicznej, uzyskują do nich dostęp i pracują z nimi w firmie.

Przyjrzyjmy się bliżej dniu z życia Magdy – managera HR, której pracodawca zdecydował się 3 miesiące temu na wdrożenie eTeczki DocuWare do zarządzania dokumentami!

Godzina 8:00 – zalogowanie do systemu DocuWare

Magda przychodzi do biura i rozpoczyna dzień pracy. W przeszłości wiązało się to z przeszukiwaniem stosów dokumentów w formie papierowej w celu znalezienia materiałów niezbędnych na dany dzień. Jednak dzięki przyjęciu systemu e-folderów do przechowywania dokumentacji pracowniczej ta procedura jest znacznie wydajniejsza.

Nasz pracownik loguje się do firmowego cyfrowego systemu zarządzania dokumentami DocuWare, który pełni funkcję jego eTeczki. Ta scentralizowana platforma dostępna jest z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie oraz zawiera wszystkie dokumenty potrzebne do realizacji codziennych zadań – elektroniczne akta osobowe (umowy, takie jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło, badania lekarskie i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy).

Dzięki systemowi eTeczki pracodawca Magdy może być pewien, że jego dokumenty są dobrze chronione. Poziomy dostępu użytkowników można dowolnie dostosować, aby ograniczyć dostęp do poufnych informacji, dzięki czemu tylko upoważniony personel będzie mógł przeglądać lub edytować określone pliki wedle oczekiwań.

W rezultacie to duża oszczędność czasu i pieniędzy, a poprzez zabezpieczenia dostępu z dokumentów mogą korzystać tylko uprawnieni pracownicy!

Godzina 9:00 – błyskawiczny dostęp do eTeczki do przechowywania dokumentacji pracowniczej

Magda otrzymała pytanie o konkretny dokument pracownika. Odnajduje go w kilka sekund, ponieważ elektroniczna teczka podczas wprowadzania dokumentacji rozpoznaje cały tekst zapisany w dokumencie i automatycznie go indeksuje. Dzięki temu wyszukiwanie dokumentów pracowniczych i dostęp do nich w eTeczkach jest tak prosty, jak korzystanie z wyszukiwarki Google.

Aby znaleźć dokumenty danego pracownika, wystarczy wpisać w wyszukiwarce systemu jedno słowo. W elektronicznej teczce można bowiem poszukiwać dokumentów w oparciu o różne wartości, czyli o to, co pamiętamy na temat poszukiwanego dokumentu, a nie tylko po metadanych narzuconych zwykłymi eAktami.

DocuWare błyskawicznie wskazuje Magdzie poszukiwane dokumenty i podświetla w nich wyszukiwaną frazę lub słowo. To pozwala na bardzo szybkie i skuteczne odnalezienie dokumentu, nawet jeśli posiadamy jedynie strzępki informacji na jego temat. Dzięki temu z eTeczką DocuWare można skrócić czas odnajdywania informacji o ponad 90%.

Koniec z przetrząsaniem szafek na dokumenty w przedsiębiorstwie i szukaniem zagubionych akt osobowych pracowników – kilka kliknięć i Magda ma dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje!

Godzina 10:00 – audyt dokumentacji pracowniczej w dziale HR

Na dzisiaj w przedsiębiorstwie zapowiedziano audyt. Magda przypomina sobie, jak kiedyś obawiała się audytów, ale teraz w DocuWare wszystkie dokumenty są dostępne za pomocą prostego wyszukiwania, a ich dane mogą być łatwo wykorzystywane w raportach, na przykład przygotowanych na potrzeby kontroli.

Uporządkowanie i proste wyszukiwanie informacji przekłada się na zmniejszenie czasu potrzebnego do ich przetwarzania oraz liczby popełnianych błędów, a także na zwiększenie precyzji i szybkości procesów kontrolnych oraz podejmowanie trafniejszych decyzji.

DocuWare pozwala na generowanie różnych rodzajów raportów w wersji elektronicznej, na przykład są to:

  • Kontrola terminów,
  • Kompletność eTeczki,
  • Eksport zgodny z eAkta,
  • Pełny eksport,
  • Raport terminów dokumentów,

W rezultacie DocuWare skraca czas potrzebny na przygotowanie audytu i minimalizuje ryzyko niezgodności!

Godzina 12:00 – przerwa w pokoju, który służył do przechowywania tradycyjnego papierowego archiwum

Magda robi sobie przerwę od pracy i idzie do pokoju wypoczynkowego, który kiedyś był opasłym archiwum do przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej. Dzisiaj to przeszłość, ponieważ wszystkie dokumenty zostały sprawnie zeskanowane – rozwiązanie wspiera proces zasilania repozytorium dokumentami. System stara się samodzielnie opisać każdy dokument, a użytkownik w większości przypadków musi jedynie sprawdzić poprawność wykonanej przez niego pracy i ograniczyć się do drobnych zmian. 

Dodatkowo w trakcie wprowadzania do systemu dokumentacji pracowniczej istnieje możliwość integracji z systemem HR, dlatego dokumentacja pracownicza opisywana jest również danymi pobranymi z systemu HR.

Magda kończy przerwę i idzie do siebie. Po powrocie do biura widzi swoich podwładnych zajętych wykonywaniem swojej pracy, a nie żmudnymi zadaniami związanymi z dokumentami, ponieważ te realizuje za nich system DocuWare.

Godzina 13:00 – eTeczka pomaga w procesie uzupełniania i prawidłowego niszczenia dokumentów

Podwładny Magdy żartuje, że brakuje zaświadczenia lekarskiego Kowalskiego. Oboje wybuchają śmiechem, jakby to był żart. W przeszłości w takiej sytuacji konieczne byłoby wyszukiwanie brakującego dokumentu ręcznie wśród wielu innych akt pracowniczych (zakładając oczywiście, że dokument się zawieruszył, a nie zaginął w akcji). Dzisiaj nie jest to konieczne, ponieważ eTeczka DocuWare automatyczne weryfikuje kompletność dokumentów.

DocuWare automatycznie tworzy „raporty” dla pracowników działu kadr i umożliwia szybki pogląd wszystkich niekompletnych teczek. Po wybraniu konkretnej eTeczki użytkownik widzi, które rodzaje dokumentów należy do niej dodać, aby ją uzupełnić.

Jednocześnie system informuje o dokumentach, które w najbliższym czasie, za 15, 30, 45 dni, stracą ważność lub już ją straciły, więc ryzyko niekompletnych akt pracowniczych jest pieśnią przeszłości.

Warto też wskazać, że system może automatyzować tworzenie kopii zapasowych, w zasadzie eliminując ryzyko utraty danych w teczkach na skutek nieprzewidzianych zdarzeń, dlatego Magda może poświęcić swój czas na inne, ważniejsze zadania, zależnie od aktualnych potrzeb.

Godzina 14:00 – automatyczne przygotowywanie aneksów do umów o pracę

Kolejnym zadaniem Magdy jest stworzenie aneksów do umowy o pracę. Kiedyś musiałby przygotowywać je ręcznie, ale teraz nie jest to konieczne. Dokumenty generują się same na podstawie danych w systemie i są następnie od razu wysyłane do pracowników. Pracownicy podpisują umowy cyfrowo, a po ich akceptacji zarząd może sygnować wszystkie dokumenty kilkoma kliknięciami.

W efekcie rutynowe zadania, takie jak przygotowywanie plików, są zautomatyzowane, oszczędzając cenny czas i pozwalając pracownikom skupić się na bardziej strategicznych procesach w sprawach związanych z HR. Wydajność ta ma pozytywny wpływ na ogólną produktywność przedsiębiorstwa!

Godzina 15:00 – przeprowadzenie rozmów rekrutacyjnych

Następnym punktem w harmonogramie dnia Magdy jest przeprowadzenie rozmów rekrutacyjnych z kandydatami do pracy.

Przyjęci do pracy kandydaci nie muszą jednak przygotowywać i podpisywać wielu dokumentów w postaci papierowej, ponieważ wypełniają tylko jeden formularz. Na jego podstawie generuje się dla niego kilkanaście dokumentów do podpisania drogą elektroniczną na platformie udostępnianej przez DocWay. Potem trafiają one od razu do elektronicznej teczki – szybko i sprawnie. Właśnie tak tworzy się wizerunek profesjonalnej firmy!

Godzina 16:00 – koniec pracy z eTeczką na dziś

Gdy Magda kończy dzień pracy, zapisuje swoje postępy i wylogowuje się z systemu eTeczki. Cała jej praca będzie gotowa do kontynuowania następnego dnia w miejscu, w którym została przerwana. Dzięki temu Magda nie musi się martwić zapisywaniem plików, zmienianiem ich nazw ani zastanawianiem się, czy pracuje z ostatnią wersją dokumentu lub czy używa aktualnie obowiązujących szablonów.

W efekcie eTeczka nie tylko usprawniła dzień pracy naszego pracownika, ale także wyeliminowała stres związany z zarządzaniem dokumentami w tradycyjnym, papierowym środowisku.

Podsumowanie – usprawnij pracę swojej firmy z eTeczką DocuWare!

Era cyfrowa przyniosła wiele zmian w sposobie pracy, a jednym z najbardziej znaczących usprawnień, jakie można wykonać w firmie, jest wdrożenie systemu do zarządzania dokumentami.

Właśnie dzięki niemu dzień z życia pracownika korzystającego z eTeczki charakteryzuje się wydajnością, większym bezpieczeństwem i oszczędnością czasu. Zmniejszają się też koszty lokalowe ze względu na eliminację papierowego archiwum i usprawnia się możliwość współpracy z innymi pracownikami.

Dla jednych jest to nadal wizja przyszłości – dla klientów DocWay to codzienność!

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Pliki cookies wykorzystywane są do personalizacji reklam i zapamiętywania Twoich informacji. Korzystając ze strony, akceptujesz wykorzystanie plików cookies według ustawień Twojej przeglądarki. W każdej chwili możesz zmienić ustawienia przeglądarki dotyczące plików cookies, ale może to utrudnić lub uniemożliwić korzystanie ze wszystkich możliwości strony. Polityka prywatności

Newsletter Env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”