Stosowanie podpisu elektronicznego zamiast podpisu własnoręcznego podczas prowadzenia firmy niesie za sobą liczne korzyści. Właśnie dlatego z tej technologii można skorzystać również w DocuWare w celu łatwego i szybkiego podpisywania dokumentów w postaci elektronicznej.
Wyjaśniamy, czym dokładnie jest podpis elektroniczny, czyli e-podpis, w jakich wariantach jest on dostępny i dlaczego warto z niego korzystać!
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny, także określany jako e-podpis, podpis zaufany albo podpis cyfrowy, to sposób potwierdzania tożsamości podpisującego oraz autentyczności wiadomości i dokumentów elektronicznych. Może mieć on taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.
Podpis cyfrowy spełnia 3 kluczowe funkcje bezpieczeństwa:
- Autentyczność pochodzenia – dzięki niej można mieć pewność co do autorstwa dokumentu.
- Niezaprzeczalność – dzięki niej możliwe jest jednoznaczne zidentyfikowanie osoby, która podpisała dokument.
- Integralność – dzięki niej można wykryć zmiany w dokumencie po jego podpisaniu, które nie zostały autoryzowane przez podpisującego.
Podpis elektroniczny można złożyć ze swojego komputera lub wykorzystując do tego celu telefon komórkowy, tablet.
Podpisu zaufanego można używać do sygnowania różnych dokumentów, na przykład takich jak umowa, sprawozdanie finansowe, deklaracja podatkowa, wniosek i inne dokumenty. Ułatwia on też składanie dokumentów w urzędach, na przykład można składać je do urzędu skarbowego oraz na platformie ePUAP.
Historia podpisu elektronicznego
Koncepcja podpisu elektronicznego wywodzi się z lat 70. XX wieku. Na jej realizację trzeba było zaczekać prawie 30 lat.
Na terenie całej Unii Europejskiej korzystanie z podpisu elektronicznego umożliwiła Dyrektywa o Wspólnotowej Infrastrukturze Podpisów Elektronicznych z 1999 roku (1999/93/EC). Od 1 lipca 2016 r. zamiast niej obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS).
W 2000 roku w Stanach Zjednoczonych weszła w życie Ustawa o podpisie elektronicznym w handlu globalnym i krajowym (E-signatures in Global and National Commerce Act, w skrócie ESIGN).
W Polsce pierwszą ustawą regulującą pojęcie podpisu elektronicznego była Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Obecnie obowiązującym aktem prawnym w tym zakresie jest Ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Elektroniczny podpis – rodzaje
Wyróżnia się 3 główne rodzaje podpisów elektronicznych, które różnią się pomiędzy sobą poziomem bezpieczeństwa oraz przeznaczeniem. Zaliczane są do nich:
Zwykły podpis elektroniczny
To rodzaj podpisu elektronicznego, który stosowany jest jako deklaracja tożsamości podpisującego, jednak bez jej kontroli.
To zatem najmniej formalny rodzaj podpisu elektronicznego, który może być złożony przez każdego. Wykorzystywany jest on głównie w przypadku mało znaczących procesów, na przykład przy wpisywaniu imienia i nazwiska we wiadomości e-mail lub przy zaznaczaniu pola na stronie internetowej.
Zaawansowany podpis elektroniczny
E-podpis zaawansowany wykorzystuje uwierzytelniane dwuskładnikowe, które może odbywać się na przykład z użyciem poczty elektronicznej, wiadomości SMS. Do tej kategorii zaliczane są także podpisy biometryczne, które używane są do podpisywania dokumentów osobiście.
Podpisy zaawansowane są obecnie często używane w firmach, między innymi przy podpisywaniu umów handlowych oraz innego rodzaju umów biznesowych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowanym podpisem elektronicznym nazywa się taki podpis, który poza wykorzystaniem szyfrowanego klucza podpisywany jest z użyciem certyfikatu kwalifikowanego zdeponowanego u Dostawcy Usług Zaufanych. Kwalifikowany podpis elektroniczny wykorzystuje zatem dwie metody walidacji – klucz prywatny oraz certyfikat kwalifikowany.
Podpis kwalifikowany zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz porównywalny jest z podpisem własnoręcznym. Certyfikat kwalifikowany uwierzytelnia tożsamość podpisującego oraz potwierdza, że dokument jest integralny. Dzięki temu można korzystać z niego również w przypadku przetwarzania informacji poufnych, na przykład informacji bankowych czy danych pacjentów.
Dlaczego warto korzystać z zaawansowanego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Korzystanie z bezpiecznego podpisu elektronicznego w firmie – podpisu zaawansowanego lub podpisu kwalifikowanego – związane jest z wieloma korzyściami. Do najważniejszych z nich zaliczane są:
- Wysoki poziom bezpieczeństwa, który zapewnia szyfrowanie wiadomości i dokumentów,
- Prosta procedura podpisu – wystarczy komputer, telefon komórkowy, tablet,
- Przyspieszenie procesów związanych z obsługą dokumentów i wiadomości,
- Wykorzystanie śladu rewizyjnego dla bezpieczniejszej komunikacji,
- Kontrola wersji dokumentu lub wiadomości,
- Dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym,
- Wzrost efektywności procesów zdalnych, które prowadzone są z użyciem smartfonów, tabletów,
- Redukcja kosztów związanych z korzystaniem z dokumentów papierowych.
Wdrożenie e-podpisu w firmie jest również przyszłościowym posunięciem, ponieważ wykorzystuje się go coraz częściej w procesach cyfryzacji dokumentów, czynnościach urzędowych i codziennych.
Warto wskazać między innymi na nowy projekt Europejskich Portfeli Cyfrowych Tożsamości, który jest zawarty w rozporządzeniu dotyczącym eIDAS wydanym w czerwcu 2021 r. Zakłada on stworzenie europejskiej tożsamości cyfrowej, która ma być powszechnym, bezpiecznym i wiarygodnym sposobem identyfikacji.
Podpisy elektroniczne coraz częściej używane są też przez dostawców oprogramowania, którzy integrują je w swoich programach, by usprawnić prowadzenie procesów.
Pojawiają się także doniesienia na temat wdrożenia usługi e-doręczeń przez Pocztę Polską, które będą pozwalały na nadawanie i odbieranie listów poleconych elektronicznie. Wykorzystanie kwalifikowanej usługi e-doręczeń będzie równoważne pod kątem prawa z pocztą tradycyjną.
Jak działa podpis elektroniczny w DocuWare?
DocuWare jest jedną z firm, która wspiera wykorzystanie podpisów elektronicznych, ponieważ odgrywają one kluczową rolę w każdym nowoczesnym biurze.
Podpisy elektroniczne powodują zmniejszenie zużycia papieru, a także upraszczają przepływ dokumentów w formacie cyfrowym, co jest niezwykle istotne dla ich sprawnego obiegu. Podpisywanie dokumentów elektronicznie powoduje, że są one prawnie wiążące oraz bezpieczne bez konieczności ich drukowania i sygnowania ich odręcznie.
Oprogramowanie DocuWare wykorzystuje technologię DocuWare Signature Service, która gwarantuje sprawne podpisywanie dokumentów cyfrowo za pośrednictwem akredytowanego Organu Certyfikującego.
DocuWare daje możliwość wykorzystania 3 poziomów bezpieczeństwa podpisów:
- Podpisu zwykłego – w formie wirtualnej pieczątki albo nazwiska podanego pod e-mailem,
- Podpisu zaawansowanego – zaszyfrowanego za pomocą hasła, które zna jedynie osoba podpisująca dokument,
- Podpisu kwalifikowanego – zapewniającego najwyższy stopień bezpieczeństwa, ponieważ jest on dodatkowo zatwierdzany przez akredytowany Organ Certyfikujący.
DocuWare Signature Service zapewnia maksymalną elastyczność w podpisywaniu dokumentów. System ten jest prowadzony na bazie oprogramowania Microsoft Azure, dzięki czemu można korzystać z niego również w chmurze oraz za pośrednictwem urządzeń mobilnych w dowolnym miejscu.
Dzięki zewnętrznym dostawcom podpisu, a dokładnie Validated ID oraz DocuSign, dokumenty są automatycznie podpisywane elektronicznie przy pomocy DocuWare oraz Kwalifikowanego Dostawcy Usług Zaufania.
Validated ID daje możliwość skorzystania z podpisu zdalnego, podpisu biometrycznego, a także podpisu scentralizowanego.
DocuSign daje z kolei możliwość podpisywania dokumentów z użyciem podwójnego poświadczenia, za pomocą e-maila oraz przez hasło OTP – One Time Password. Do zatwierdzenia podpisu stosowane są kody dostępu oraz kody SMS, poświadczenia telefoniczne i bazujące na wcześniej ustalonych pytaniach.
Dodatkowo istnieje możliwość wykorzystania zewnętrznych dostawców usług podpisu za pomocą DocuWare Cloud oraz na serwerach lokalnych w formie dedykowanego modułu.
Proces podpisywania dokumentu elektronicznie za pośrednictwem DocuWare:
1. Dokument przesyłany jest do Kwalifikowanego Dostawcy Usług Zaufania,
2. Następuje sprawdzenie tożsamości podpisującego oraz podpisanie dokumentu,
3. Dokument odsyłany jest z powrotem do DocuWare.
Gdzie można zastosować podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny może być wykorzystany podczas wielu procesów związanych z obiegiem dokumentów elektronicznych. Zaliczane są do nich między innymi:
Sygnowanie umów
Dzięki podpisowi elektronicznemu można wygodnie i szybko sygnować umowy i natychmiast wymieniać się nimi z drugą stroną. To bardzo przydatne rozwiązanie w działach księgowości, zakupów i sprzedaży czy w działach prawnych.
Podpisane podpisem cyfrowym umowy mogą być łatwo kontrolowane pod kątem wersji, a także bezpiecznie przechowywanie bez ryzyka wprowadzenia nieautoryzowanych zmian w ich zapisach.
Wysyłanie dokumentów do urzędów
Podpis zaufany może być używany do przekazywania deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych wysyłanych do urzędów skarbowych oraz innej dokumentacji.
Jako płatnik, zamiast zanosić plik dokumentów do urzędu, możesz podpisać je w sposób zgodny z prawem elektronicznie i wysłać online.
Podpisywanie dokumentów pracowniczych
Kolejnym obszarem, w którym można wykorzystać e-podpis, są zasoby ludzkie. Podpisy te mogą być zastosowane w celu sygnowania różnych dokumentów pracowniczych, na przykład instrukcji pracy, umów dotyczących poufności oraz innych typów umów zawieranych z pracownikami.
Dzięki temu można podpisywać dokumenty również na odległość, co jest bardzo praktycznym rozwiązaniem w przypadku pracowników wykonujących swoje obowiązki w 100% zdalnie.
Rekrutacja pracowników
Wykorzystanie podpisu elektronicznego jest też możliwe w procesach rekrutacji pracowników. Pozwala on na prowadzenie rekrutacji za pośrednictwem internetu oraz ułatwia wprowadzenie nowych pracowników do firmy w sposób zdalny.
W firmach, w których pracownicy wykonują obowiązki na odległość, taki proces rekrutacji związany jest z wieloma korzyściami, ponieważ powoduje on przyspieszenie procesów i zapewnia ich bezpieczeństwo.
Digitalizacja dokumentów papierowych
Zastosowanie e-podpisu jest również możliwe w procesach digitalizacji dokumentacji papierowej, czyli przekształcania jej w dokumenty elektroniczne. Dokumenty te mogą być wówczas podpisane podpisem cyfrowym przez odpowiedzialnych za to pracowników.
Na podstawie dokumentów elektronicznych inni pracownicy firmy, na przykład kierownicy, pracownicy działów obsługi klienta, pracownicy księgowi mogą łatwo i szybko wyszukiwać potrzebne dokumenty i wymieniać pomiędzy sobą informacje.
Przesyłanie dokumentów w szkolnictwie wyższym
Podpis elektroniczny również doskonale sprawdza się w placówkach edukacyjnych, szczególnie w szkolnictwie wyższym, gdzie stosowany jest on przez pracowników administracyjnych, naukowych i studentów.
Dzięki tej technologii można wygodnie przesłać podpisany dokument, co usprawnia komunikację i oszczędza dużo czasu.
Dlaczego zaawansowany i kwalifikowany podpis elektroniczny oraz elektroniczny obieg dokumentów to dobre połączenie?
Podpisy elektroniczne znalazły zastosowanie w wielu obszarach, w tym także w elektronicznym obiegu dokumentów. Jakie są najważniejsze zalety wynikające z ich wdrożenia?
Różne poziomy zabezpieczenia podpisu elektronicznego
W DocuWare możliwe jest wykorzystanie wszystkich trzech poziomów bezpieczeństwa podpisów elektronicznych – podpisu zwykłego, podpisu zaawansowanego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Mobilność podpisu cyfrowego
Dzięki DocuWare możliwe jest zarządzanie podpisem elektronicznym z wykorzystaniem smartfona i tabletu, dlatego jest on dostępny w każdym miejscu i czasie.
Wsparcie dla pracowników zdalnych
Obecnie coraz więcej pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie. Wykorzystanie e-podpisu w obiegu dokumentów powoduje, że ich tworzenie, wysyłanie, podpisywanie i śledzenie przez pracowników zdalnych jest jeszcze prostsze.
Wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów
Zastosowanie podpisu elektronicznego zapewnia maksymalny poziom bezpieczeństwa dokumentów, ponieważ dzięki niemu można łatwo ustalić osoby podpisujące dokumenty. Dokumenty są też chronione przed zmianami wprowadzanymi przez inne osoby. Dzięki temu można zapobiec nieuprawnionemu użyciu dokumentów i uzyskać maksymalną przejrzystość procesu ich sygnowania i przetwarzania.
Dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym
Wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z podpisem cyfrowym pozwala na dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, co przekłada się na większą sprawność procesów sprzedaży, obsługi klienta oraz wspiera pracę innych działów w firmie.
Automatyczne przekazywanie dokumentów podpisanych
Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów możliwe jest natychmiastowe przekazywanie ich pomiędzy DocuWare, TSP i podpisującymi, bez konieczności wysyłania ich we własnym zakresie, co oszczędza dużo czasu i redukuje ryzyko błędów wynikających z pominięcia dokumentów do wysyłki. Każdy podpisujący otrzymuje również wiadomość e-mail o dokumencie dostępnym do podpisania.
Możliwość zebrania podpisów od wszystkich pracowników
Zastosowanie podpisu elektronicznego jest możliwe jednocześnie dla wszystkich pracowników, którzy muszą sygnować dany dokument.
Kontrolowana ścieżka audytu
Dzięki niej możliwe jest uzyskanie zgodności z państwowymi oraz z międzynarodowymi standardami dotyczącymi podpisu elektronicznego.
Redukcja kosztów
Zastosowanie podpisu elektronicznego powoduje, że obieg dokumentów może odbywać się całkowicie elektronicznie, dzięki czemu można obniżyć koszty związane z drukowaniem i skanowaniem dokumentów oraz opłatami pocztowymi. Dodatkową korzyścią jest redukcja śladu węglowego.
Zdalne zarządzanie certyfikatem kwalifikowanym
Zarządzanie podpisem kwalifikowanym jest możliwe zdalnie za pośrednictwem akredytowanego Organu Certyfikującego.
Podsumowanie – przyspiesz cyfryzację dokumentów z użyciem podpisu elektronicznego!
E-podpis oferuje szeroką gamę korzyści dla firm, które wykorzystują dokumenty elektroniczne. Zastępuje on podpis odręczny i jednocześnie pozwala na weryfikację tożsamości, minimalizuje ryzyko nadużyć, redukuje koszty, a także jest wygodny dla wszystkich stron – pracowników, klientów i kontrahentów.
DocuWare zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie wprowadzenia podpisu elektronicznego w firmie, między innymi w ramach doboru optymalnego typu podpisu oraz jego integracji ze zautomatyzowanym obiegiem dokumentów. Dzięki temu dostarcza najlepiej dopasowane rozwiązania, z którymi można usprawnić działalność i uzyskać szybki zwrot z inwestycji.
W efekcie elektroniczny obieg dokumentów oraz podpis elektroniczny umożliwiają uzyskanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i efektywności w przepływie dokumentów. To przyszłościowy wybór dla każdej firmy – niezależnie od jej wielkości i branży!
