Eteczka – jak obliczyć zwrot z inwestycji?

Skoro czytasz ten artykuł, to pewnie jesteś jednym z bohaterów HR. Ty i Twój zespół macie już alergię na papier. Już wiecie, jak eTeczka DocuWare może Wam pomóc. Teraz zarząd i dział IT podejmują decyzję, które projekty zrealizować. Prawdopodobnie dostałeś/dostałaś zadanie pt. ROI projektu (Return on Investment). W panice wpisujesz w Google eteczka ROI lub e-teczka zwrot z inwestycji i lądujesz na tej stronie. Jeśli tak, to dobrze trafiłeś. 

Jak obliczyć zwrot z inwestycji? 

Zwykle stosuje się taki wzór: 

ROI = Zysk / Inwestycja x 100 proc.

Zysk = koszty HR przed i po wprowadzaniu eTeczki. Przykład: możliwość obsługi większej liczby pracowników bez konieczności zwiększenie zatrudniania,

Inwestycja = cena eTeczki

Czas, powierzchnia oraz minimalizacja ryzyka to Twój zysk

1. Czas – DocuWare oszczędza klientom tysiące godzin każdego dnia. Tym samym Ty i Twój zespól możecie skupić się na ważniejszych zadaniach. 
2. Koszty powierzchni – Teczki papierowe zabierają przestrzeń w Twojej firmie. Dzięki elektronicznej dokumentacji zmniejszysz wynajmowaną powierzchnię. Możesz także ograniczyć koszty i zrezygnować z usług archiwum zewnętrznego tj. Iron Mountine lub Rhenus Logitics. 
3. Ryzyko – eTeczka DocuWare to ubezpieczenie. eTeczka minimalizuje ryzyko osobiste Twoje i Twojego zespołu. Elektroniczna teczka osobowa minimalizuje ryzyko dla Twojej firmy. Na co dzień nie korzystasz z ubezpieczenia. Gdy dochodzi do powodzi, pożaru, kontroli, włamania ubezpieczenie jest bardzo ważne. DocuWare stanowi właśnie takie ubezpieczenie. 

Więcej czasu na ważne zadania

Od klientów słyszymy, że nie zostali zatrudnieni do tego, aby szukać papieru na biurkach kolegów. Niestety często, zbyt często w dziale HR musimy śledzić papier. Dzięki eteczce:

1. Szybciej rejestrujesz dokumenty
2. Skracasz obieg dokumentów
3. Przyspieszasz przygotowanie do audytów i kontroli

Skracamy czas rejestracji dokumentów o 95%

Dzięki DocuWare czas rejestracji dokumentów kadrowych zmniejsza o 95%. eTeczka opisuje każdy dokument automatycznie. E-teczka uzupełni: imię i nazwisko pracownika, unikalny numer teczki i dokumentu, datę dokumentu i zapisu, termin ważności etc. Nie musisz ręcznie wpisywać danych z papieru. Robi to za ciebie eTeczka. Dzięki temu Ty i Twój zespół oszczędzacie aż 95% czasu potrzebnego na żmudne wpisywanie danych z papieru.

Skracamy czas obiegu dokumentów o 70-80%

Czas obiegu dokumentów obniża się o 70-80%. Pracownicy HR zamiast szukać papieru na biurkach kolegów, mogą skupić się na ważniejszych zadaniach. Szuflady Twoich kolegów nie będą zjadać dokumentów. Urlopy lub wyjazdy służbowe przestaną opóźniać decyzje. Tym samym Ty i Twój zespół skrócicie czas podejmowania decyzji o 70%-80%. 

Skracamy czas przygotowania do kontroli

Czasami nasza organizacja jest kontrolowana przez PIP. Nie ma ograniczeń co do liczby kontroli, lecz co do liczby dni w ciągu jednego roku. W trakcie kontroli inspektorzy sprawdzają wybrane teczki. Proszą też wybrane dokumenty z różnych teczek. Taka kontrola może trwać od kilku dni do nawet tygodnia. W tym czasie jeden lub kila osób przynosi dokumenty inspektorom. Jest to bardzo duży koszt dla organizacji oraz gigantyczny stres dla Ciebie i Twojego zespołu. Niezależnie od waszych starań nie masz nigdy pewności, że teczka papierowa jest w pełni kompletna…

Dzięki eTeczce znajdujesz dokumenty w ciągu kilku sekund. Elektroniczna teczka rozpoznaje cały tekst w dokumencie. Dzięki temu szukanie dokumentów jest tak proste jak w Google. Wpisujemy słowo, a system pokaże nam wszystkie dokumenty zawierające to słowo. Więcej na ten temat w artykule Wirtualna e-Teczka Pracownicza. 

Niższe koszty powierzchni biurowej

Teczki zajmują miejsce w Twoim biurze. Powoduje to takie koszty: 

1. Koszty powierzchni = cena m2 * powierzchnia archiwum 
2. Koszty archiwum zewnętrznego = roczna cena usług zewnętrznych firm np. Iron Mountine, Rhenus Logitics. 
3. Koszty materiałów = szafy, pułki, pudła etc. 
4. Koszty obsługi = pensja pracowników zatrudnionych do obsługi archiwum 

eTeczka tak ogranicza koszty: 

1. obniża koszty powierzchni = 0 zł 
2. usuwa koszty archiwum zewnętrznego = 0 zł
3. usuwa koszty materiałów = 0 zł 
4. obniża koszty obsługi = koledzy z archiwum realizują inne zadania.

Mniejsze ryzyko

e-Dokumenty w teczkach elektronicznych są „odporne”. Ani Ty, ani żaden z Twoich kolegów nie usunie dokumentów przez przypadek. Szuflada nie zje wam umowy lub zwolnienia lekarskiego. Pączek i kawa nie zasłonią ważnej daty na certyfikacie. Teczka Elektroniczna DocuWare jest ubezpieczeniem. Na co dzień nie korzystasz z tego ubezpieczenia. Gdy dochodzi do powodzi, pożaru, kontroli, włamania nasze ubezpieczenie jest bardzo ważne. Wtedy przekonujesz się, jak dobrze że wybrałeś DocuWare.

Elektroniczna teczka pracownicza:

1. sprawdza kompletność 
2. chroni dokumenty 

Kompletna teczka ogranicza ryzyko kary z PIP o 99% 

eTeczka automatycznie kontroluje kompletność dokumentów. eTeczka sprawdza, czy wszystkie wymagane dokumenty są zapisane. System sprawdza też terminy ważności dokumentów. Gdy termin ważności się nadchodzi, to eTeczka Wam o tym przypomni. 

Czasami nasza organizacja jest kontrolowana przez PIP. W trakcie kontroli inspektorzy sprawdzają wybrane teczki. Proszą też o wybrane dokumenty z różnych teczek. W przypadku znalezienia braków w dokumentacji nakładane są kary. Kary wynoszą od 1.000 do 30.000 zł. eTeczka ogranicza ryzyko otrzymania kary o 99%. 

Uprawnienia i historia dokumentów zmniejszają ryzyko kary z UODO o 95% 

Dzięki DocuWare ochrona dokumentów zgodna z RODO są łatwiejsze. Zamiana papieru w dokumenty elektroniczne wyklucza ryzyko utraty i zagubienia teczki. Dostęp przez osoby trzecie jest wykluczony. DocuWare śledzi, kto i kiedy miał dostęp do dokumentów. DocuWare śledzi, kto pobrał dokumenty. Tym samym mamy pełną historię. Możemy ustalić, gdzie nastąpił wyciek informacji. 

Średnia kara nakładana przez inspektorów UODO za naruszenia RODO wynosi ponad 50.000 zł. eTeczka ogranicza ryzyko otrzymania kary o 95%. 

Kalkulator ROI

Inwestycja w eTeczkę DocuWare zwraca się zwykle w ciągu 3 do 6 miesięcy. Przygotowaliśmy gotowy kalkulator, który pomoże obliczyć zwrot z inwestycji. Proszę umów się na darmową konsultację. Wspólnie obliczymy ROI dla Twojej firmy. Po spotkaniu otrzymasz uzupełniony kalkulator. Do spotkania proszę przygotuj następujące informacje: 

1. Liczba teczek aktywnych
2. Liczba teczek archiwalnych
3. Liczba dokumentów w archiwum 
4. Liczba pracowników HR
5. Powierzchnia archiwum w m2?
6. Roczne koszty archiwum zewnętrznego? 

Mogą Cię także zainteresować wcześniejsze artykuły:

Wirtualna E-teczka dla pracowników HR – co dzięki niej zyskasz?

E-teczka 3 kroki do wdrożenia

Teczki online dlaczego są lepsze od papierowych rozwiązań?

Elektroniczne teczki pracownicze jak zacząć?

Bezpieczeństwo dokumentów pracowniczych