Elektroniczne teczki pracownicze jak zacząć?

8 marca 2021

Elektroniczne Teczki Pracownicze

Elektroniczne teczki
Elektroniczne teczki

I jak teraz otworzyć tę teczkę?

Teczka Pracownicza zgodnie z przepisami prawa powinna znajdować się w pomieszczeniu zamykanym, bez łatwego dostępu dla osób postronnych i nieuprawnionych. Pracodawca, który pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny. 

Taki stan rzeczy spowodował niemałe wyzwanie dla firm, gdy z dnia na dzień musiały rozpocząć pracę zdalną, pracę poza biurem, bez dostępu do papierowych dokumentów, które zostały w teczkach, archiwach, szafach i na półkach. Mimo że na początku tempo pracy zwolniło, to pracownicy nadal składali wnioski urlopowe, potrzebowali różnego rodzaju zaświadczeń, przedłużali, wypowiadali czy podpisywali umowy o pracę. Marzec 2020 był wielkim wyzwaniem dla pracowników HR. Niewątpliwe sytuacja i warunki pracy wymusiły zmiany w prowadzeniu biur i dokumentacji pracowniczej. 

Wiele pracowników działów HR musiało nauczyć się korzystać z elektronicznej formy dokumentacji. E – teczka, przed którą wielu się broniło, stała się zbawiennym rozwiązaniem i umożliwiła realizację codziennych obowiązków. Elektroniczne teczki nie są już tylko rodzajem innowacji, codzienne przybywa pracowników którzy doceniają ułatwienia i wygodę pracy.  Na pytanie jaka jest elektroniczna teczka, odpowiedz nowych użytkowników zawiera przymiotniki: kompletna, bezpieczna! 

 

Elektroniczna teczka osobowa  

 

Elektroniczna teczka osobowa to po prostu zbiór wszystkich dokumentów pracowniczych w wersji elektronicznej. Po zeskanowaniu wszystkich dokumentów z akt osobowych pracownika , jeden do jednego, teczki zyskują wymiar cyfrowy


Zmiana sposobu prowadzania dokumentacji pracowniczej, z  papierową na wersję elektroniczną wymaga:

  • sporządzenia odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Można je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt,
  • podpisu skanów przez osobę upoważnioną podpisem kwalifikowanym (lub pieczęcią cyfrową), czyli potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Po decyzji o digitalizacji dokumentów pracownik, którego dotyczą akta, ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia.

Prowadząc dokumentację elektroniczną należy spełniać wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci. Odpowiednie zapisy znajdują się w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej

Co ważne, od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, bez potrzeby dodatkowego przechowywania dokumentów w wersji papierowej.  Ten obowiązek został zniesiony! Od pracodawcy obecnie zależy, czy chce jeszcze, w ramach psychologicznego zabezpieczania, przechowywać akta osobowe w formie papierowej. To bardzo droga procedura i jak wskazują użytkownicy systemów elektronicznych, papierowe akta to bardziej nawyk, przywiązanie niż pomoc w razie awarii.

 Ja wskazują doświadczenia i praktyki firmy Docuware coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na prowadzanie dokumentacji w wersji czysto elektronicznej.

 Warto zaznaczyć, że istnieje obowiązek  pełnej digitalizacji akt danego pracownika. Jeżeli więc decydujemy się na e-teczkę, to muszą w 100% dotyczyć pełnej dokumentacji danego pracownika. Działom HR pozostaje wyłącznie wybór czy dokonać cyfryzacji akt dla wszystkich pracowników czy pozostawić część akt papierowych.

 

Elektroniczne teczki
Elektroniczne teczki

Elektroniczne teczki – tylko tyle i aż tyle? 

Przemiana dokumentacji papierową na elektroniczną to pierwszy etap prowadzania e -Teczek.  Zapisanie skanów na dysku firmowym nadaje dokumentacji nowy wymiar, ale to wybór producenta i dobór oprogramowania umożliwia zautomatyzowane zarządzanie tymi dokumentami.  Odpowiednio dobrane i skonfigurowane oprogramowanie ułatwi życie pracownikom HR,  wynagrodzi początkowy opór przed podjęciem wysiłku digitalizacji całej posiadanej dokumentacji.  System staje się strażnikiem dokumentów. Gdy dokumenty są już w wersji elektronicznej, w chmurze lub serwerze, to jest właśnie ten moment, w którym pracownicy mogą doświadczać łatwości, a nawet radości z prowadzania takiej wersji teczek pracowniczych. System bez przypominania, „w tle” realizuje ważne dla akt czynności:

 – robi automatyczne kopie zapasowe,

– sprawdza kompletność poszczególnych teczek,

– informuje o terminach i wymagalności poszczególnych dokumentów np. zaświadczania lekarskie,

– zabezpiecza dostęp do dokumentów – zezwala na wgląd i procesowanie osobom posiadającym uprawnienia,

– prowadzi monitoring działań wykonywanych z dokumentami przez poszczególnych użytkowników.

 

Elektroniczne teczki – struktura i układ dokumentów w e teczkach

Akta osobowe pracowników od 2019, składają się z czterech części, taka sama struktura projektowana jest dla e- teczek

Część A – z dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – z dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
CzęśćC – z dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
CzęśćD – z dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach

 

Elektroniczne teczki
Elektroniczne teczki

 

Warianty e teczki

Elektroniczne teczki można prowadzić w dwóch wariantach:

Wariant I – elektroniczny zbiór wszystkich pracowniczych dokumentów

Wariant II – elektroniczny zbór dokumentów oraz ich elektroniczny obieg. 

Pierwszy wariant zapewnia już uporządkowaną i efektywniejszą pracę biura HR, to rozwiązanie proste i łatwe do szybkiego wprowadzenia. Dołączenie możliwości elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na realizowanie już wszystkich procedur elektronicznie. To pełen wymiar pracy zdalnej, bez konieczności składania podpisów w biurze czy przesyłania ich pocztą. Ten wariant wymaga jedynie posiadania podpisu elektronicznego zarówno przez wystawę i adresata dokumentu. Wybór drugiego wariantu pozwala realizować wszystkie procesy kadrowe z zachowaniem wymogów prawych i funkcjonalnych.

 

Elektroniczne teczki – niezakłócona praca

Pracownicy, który już teraz korzystają z elektronicznych teczek mają szybki nieograniczony czasem i miejscem dostęp do dokumentów. Dane wrażliwe zawarte w tych dokumentach są monitorowane i chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. E – teczki nie sposób zgubić, nie wypadną z niej dokumenty, archiwizacja chroni je przed zniszczeniem. Praca z e-teczką jest nie tyle bezproblemowa i efektywna, ale przede wszystkim w dobie pracy zdalnej realizacja codziennych zadań pracowników HR jest bezpieczna i możliwa! Sprawy pracownicze mogą być realizowane na bieżąco, a sprawy administracyjne nie muszą być przerywane.

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”