Elektroniczne teczki pracownicze jak zacząć?

8 marca 2021
finger-pressing-circle-with-word-start-min

Akta osobowe pracownika podstawowe informacje

Firma zatrudniająca pracowników na umowę o pracę jest zobowiązana na mocy art. 94 ust. 9 lit. a) do prowadzenia osobowych akt pracownika tzw. dokumentacji pracowniczej. Osobiste rejestry pracowników tworzone są w różnych formatach w zależności od rodzaju pracy i liczby zatrudnionych pracowników.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej powoduje następujące problemy:

  • Duża objętość – w aktach osobowych jest od kilkunastu do nawet 150 dokumentów. Wszystkie te teczki zajmują dużą powierzchnię.
  • Koszty obsługi papierowych akt osobowych i koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej są bardzo wysokie: koszt powierzchni, szaf, teczek, zabezpieczenie, konserwacji starych akt, czas poświęcony na fizyczną obsługę akt osobowych.
  • Każdy dokument (np. rejestracja czasu pracy, wnioski urlopowe) musi być fizycznie wpięty do papierowej teczki na właściwym miejscu.
  • Odszukanie dokumentu wymaga wyciągnięcia teczki oraz przeglądania strona po stronie całej teczki osobowej.
  • Każda zmiana musi być ręcznie wprowadzana w papierowym archiwum, np. renumeracja dokumentów w teczce, zmiana indeksacji np.: z części B do części D.
Papierowe akta osobowe

Elektroniczne Teczki Pracownicze i Akta Osobowe – archiwizacja?

Teczka Pracownicza zgodnie z przepisami prawa powinna znajdować się w pomieszczeniu zamykanym, bez łatwego dostępu dla osób postronnych i nieuprawnionych. Pracodawca, który pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny. 

Taki stan rzeczy spowodował niemałe wyzwanie dla firm, gdy na początku pandemii COVID z dnia na dzień musiały rozpocząć pracę zdalną, pracę poza biurem, bez dostępu do papierowych dokumentów, które zostały w teczkach, archiwach, szafach i na półkach. Mimo że na początku tempo pracy zwolniło, to pracownicy na stosunku pracy nadal składali wnioski urlopowe, potrzebowali różnego rodzaju zaświadczeń, przedłużali, wypowiadali czy podpisywali umowy o pracę. Marzec 2020 był wielkim wyzwaniem dla pracowników HR. Niewątpliwe sytuacja i warunki pracy wymusiły zmiany w prowadzeniu biur i dokumentacji pracowniczej. 

Wiele pracowników działów HR musiało nauczyć się korzystać z elektronicznej formy dokumentacji. E-teczka i elektroniczne akta osobowe stały się zbawiennym rozwiązaniem i umożliwiły realizację codziennych obowiązków. Elektroniczne teczki i akta osobowe nie są już tylko rodzajem innowacji, codzienne przybywa pracowników HR, którzy doceniają ułatwienia i wygodę pracy z cyfrową dokumentacją pracowniczą.  Na pytanie, jaka jest dokumentacja pracownicza i jak wygląda przechowywanie dokumentacji pracowniczej, użytkownicy eteczki odpowiadają: dokumentacja pracownicza jest kompletna, bezpieczna i dostępna jednym kliknięciem! 

Elektroniczne akta osobowe

Elektroniczna teczka osobowa to po prostu zbiór wszystkich dokumentów pracowniczych w wersji elektronicznej związanych ze stosunkiem pracy. Po zeskanowaniu wszystkich dokumentów z akt osobowych pracownika, jeden do jednego, teczki zyskują wymiar cyfrowy i służą do przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji cyfrowej.

Zmiana sposobu prowadzania dokumentacji pracowniczej, z  papierową na wersję elektroniczną wymaga:

  • sporządzenia odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Można je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt,
  • podpisu skanów przez osobę upoważnioną podpisem kwalifikowanym (lub pieczęcią cyfrową), czyli potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Po decyzji o digitalizacji dokumentów pracownik, którego dotyczą akta, ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia.

Prowadząc dokumentację elektroniczną należy spełniać wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci. Odpowiednie zapisy znajdują się w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej

Co ważne, od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, bez potrzeby dodatkowego przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w wersji papierowej.  Ten obowiązek został zniesiony! Od pracodawcy obecnie zależy, czy chce jeszcze, w ramach psychologicznego zabezpieczania, przechowywać akta osobowe w formie papierowej. To bardzo droga procedura i jak wskazują użytkownicy systemów elektronicznych, papierowe akta to bardziej nawyk, przywiązanie niż pomoc w razie awarii.

 Ja wskazują doświadczenia i praktyki firmy DocuWare coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na prowadzanie dokumentacji w wersji czysto elektronicznej.

 Warto zaznaczyć, że istnieje obowiązek  pełnej digitalizacji akt danego pracownika. Jeżeli więc decydujemy się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie eteczki, to muszą w 100% dotyczyć pełnej dokumentacji danego pracownika. Działom HR pozostaje wyłącznie wybór czy dokonać cyfryzacji akt dla wszystkich pracowników, czy pozostawić część akt papierowych. Więcej na ten temat w artykule: E-teczka 3 kroki do wdrożenia.

Elektroniczne teczki

Elektroniczne teczki osobowe – tylko tyle i aż tyle? 

Przemiana dokumentacji papierową na elektroniczną to pierwszy etap prowadzania eTeczek.  Zapisanie skanów na dysku firmowym nadaje dokumentacji nowy wymiar, ale to wybór oprogramowania umożliwia zautomatyzowane zarządzanie tymi dokumentami. Odpowiednio dobrane i skonfigurowane oprogramowanie ułatwi życie pracownikom HR,  wynagrodzi początkowy opór przed podjęciem wysiłku digitalizacji całej posiadanej dokumentacji.  System staje się strażnikiem dokumentów. Gdy dokumenty są już w wersji elektronicznej, w chmurze lub serwerze, to jest właśnie ten moment, w którym pracownicy mogą doświadczać łatwości, a nawet radości z prowadzania takiej wersji teczek pracowniczych. System bez przypominania, „w tle” realizuje ważne dla akt czynności:

  • robi automatyczne kopie zapasowe,
  • sprawdza kompletność poszczególnych teczek,
  • informuje o terminach i wymagalności poszczególnych dokumentów np. zaświadczania lekarskie,
  • zabezpiecza dostęp do dokumentów – zezwala na wgląd i procesowanie osobom posiadającym uprawnienia,
  • prowadzi monitoring działań wykonywanych z dokumentami przez poszczególnych użytkowników.

Więcej przeczytacie w naszym wpisie: Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

Elektroniczne teczki – struktura i układ dokumentów w e teczkach

Akta osobowe pracowników od 2019, składają się z czterech części, taka sama struktura projektowana jest dla elektronicznej dokumentacji pracowniczej:

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia m.in:

  • umowa o pracę
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
  • zakres obowiązków
  • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, warunkami zatrudnienia, przepisami BHP,
  • dokumenty powierzenia mienia
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,

Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach

Elektroniczne teczki

Warianty dokumentacji pracowniczej: papier i e teczka

Elektroniczne akta osobowe można prowadzić w dwóch wariantach:

  1. Wariant I – elektroniczny zbiór całej dokumentacji pracowniczej
  2. Wariant II – elektroniczny zbór dokumentacji pracowniczej oraz jej elektroniczny obieg

Pierwszy wariant zapewnia już uporządkowaną i efektywniejszą pracę biura HR, to rozwiązanie proste i łatwe do szybkiego wprowadzenia. Dołączenie możliwości elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na realizowanie już wszystkich procedur elektronicznie. To pełen wymiar pracy zdalnej, bez konieczności składania podpisów w biurze czy przesyłania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pocztą. Ten wariant wymaga jedynie posiadania podpisu elektronicznego pracodawcę. Pracownik może składać podpis w formie dokumentowej tzn. zdalnej. W Polsce obowiązuje rozporządzenie w sprawie identyfikacji elektronicznej, uwierzytelniania i usług zaufania (eIDAS). W Polsce w oparciu o rozporządzenie eIDAS oraz art. 77 i 78 Kodeksu Cywilnego niemal każdą umowę można zawrzeć online w dwóch formach:

  1. Podpis kwalifikowany
  2. Podpis w formie dokumentowej.

Wybór drugiego wariantu pozwala realizować wszystkie procesy kadrowe z zachowaniem wymogów prawych i funkcjonalnych. Więcej na temat opcji wdrożenia cyfrowych akt osobowych w artykule: eteczka osobowa.

Kopia dokumentacji pracowniczej

Aktualni i byli pracownicy mogą poprosić o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej. Taki wniosek można składać elektronicznie lub papierowo. Kopię dokumentacji określonej we wniosku należy wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Taki wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej musi zostać dołączony do akt osobowych pracownika w części B (o ile wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia) lub częśći C (jeśli wniosek był złożony po zakończeniu zatrudnienia).

Jeśli dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, należy udostępnić kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

  • w postaci elektronicznej albo
  • w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający również metadane i podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Czas przechowywania akt osobowych

Akta osobowe byłych pracowników należy przechowywać przez:

  • 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019
  • 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018, o ile zostanie złożony do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
    • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
    • raport informacyjny (ZUS RIA).
  • 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku.

e teczka – niezakłócona praca

Pracownicy, który już teraz korzystają z elektronicznych teczek mają szybki nieograniczony czasem i miejscem dostęp do dokumentów. Dane wrażliwe zawarte w tych dokumentach są monitorowane i chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. eTeczkinie sposób zgubić, nie wypadną z niej dokumenty, archiwizacja chroni je przed zniszczeniem. Praca z e-teczką jest nie tylko bezproblemowa i efektywna, ale przede wszystkim w dobie pracy zdalnej realizacja codziennych zadań pracowników HR jest bezpieczna i możliwa! Sprawy pracownicze mogą być realizowane na bieżąco, a sprawy administracyjne nie muszą być przerywane.

Co dalej?

Jeśli zastanawiasz się co zrobić dalej zachęcamy do przeczytania kolejnych artykułów, które odpowiedzą na często zadawane pytania:

  1. jak wdrożyć eteczkę w 3 krokach?
  2. jak obliczyć zwrot z inwestycji w eTeczkę?
  3. Czy eTeczka faktycznie jest lepsza od akt pracowniczych w formie papierowej?

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

newsletter_env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”