eTeczka 3 kroki do wdrożenia – przewodnik krok po kroku

21 marca 2021
laptop-3196481_1280-min

Akta osobowe: papier, forma elektroniczna czy mieszana?

Rejestry pracowników są zwykle przechowywane w wersji papierowej. Od 1.stycznia 2019 pracodawca ma możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, elektronicznej lub hybrydowej (część akt osobowych w wersji papierowej a część w wersji elektronicznej). W artykule tym zajmiemy się cyfryzacją akt osobowych pracownika i odpowiemy:

  1. jak stworzyć cyfrowe akta osobowe?
  2. eteczka – jak wybrać oprogramowanie do przechowywania dokumentacji pracowniczej?
  3. jak wdrożyć oprogramowanie e-teczka (cyfrowe akta osobowe) w 3 krokach:
    • Krok 1 – digitalizacja nowych akt osobowych pracownika
    • Krok 2 – skanowanie aktywnych akt osobowych
    • Krok 3 – podpis cyfrowy pracownika

eTeczka – jak uruchomić cyfrowe akta osobowe?

Pytanie, które spędza sen z oczu zespołom HR to: jak prosto, szybko i skutecznie uruchomić rozwiązania e-Teczka i cyfrowe akta osobowe w firmie? HR bez papieru, elektroniczne akta osobowe, automatyzacja HR to wszystko nie tak dawno temu było kwestią wyobraźni, dzisiaj stało się palącą potrzebą ciągłości działań HR w pracy zdalnej.

Wdrożenie elektronicznych akt powinno być ewolucją a nie rewolucją, a proces decyzyjny związany z tworzeniem eteczek i cyfrowych akt osobowych pracownika można opisać w kilku krokach!

Cyfrowe akta osobowe pracownika

Na początku tego procesu należy podjąć szereg ważnych decyzji i odpowiedzieć na ważne pytania: 

  • Które akta osobowe będą przechowywane elektroniczne jako cyfrowe akta osobowe?
  • Czy wszystkie akta osobowe i teczki pracownicze chcemy od razu zamienić na wersję elektroniczną?
  • Jeżeli rozważamy stopniowe wprowadzenie rozwiążania e-teczka, to dla jakiej grupy pracowników? 

Warto rozważyć prowadzenie teczek w postaci elektronicznej tylko dla wybranej grupy pracowników. Teczki pozostałych pracowników będą prowadzenie nadal w tradycyjnej formie papierowej. W razie pytań warto skonsultować się z zespołem HR bez Papieru: https://hrbezpapieru.pl/o-nas

Ważne: Pamiętaj, dla danego pracownika akta osobowe muszą być ona prowadzone, kompletowane i archiwizowane w całości w formie papierowej bądź elektronicznej. 

Dobra praktyka: Less is more – rozpocznij digitalizację akt pracowniczych tylko dla teczek pracowników zatrudnianych np. w 2021 roku.

Korzyść: Wprowadzasz rozwiązanie stopniowo minimalizując ryzyko błędów. Stopniowo poznajesz rozwiązanie e-teczka. Nie zmieniasz istniejących procesów.

e-Teczka wdrożenie – jakie mam opcje?

Wybór nowego oprogramowania jest zwykle stresujący i czasami paraliżuje działy HR przed podjęciem decyzji.  Postaramy się pomóc w analizie możliwych opcji, które należy rozważyć. Wydaje nam się, że jest to kompletna lista, jeśli jednak czegoś brakuje, to prosimy o sygnał i uzupełnimy artykuł. Mierząc się z decyzją, czy i jak wdrożyć elektroniczne akta osobowe warto przeanalizować takie opcje:

  1. Moduł e-Teczka od aktualnego dostawcy systemu kadrowo-płacowego lub systemu HR
  2. Moduł cyfrowych akt osobowych w systemie obiegu dokumentów / workflow
  3. eTeczka w systemie zarządzania dokumentami (DMS)
  4. Outsourcing prowadzenia akt osobowych

Moduł do digitalizacji akt osobowych od aktualnego dostawcy systemu HR

W Polsce mamy wielu producentów systemów kadry i płac. Poniżej zebraliśmy naszym zdaniem najważniejszych. Prawdopodobnie twoja firma korzysta z jednego z wymienionych programów, zatem warto porozmawiać z aktualnym dostawcą i ocenić, czy ich moduł do cyfryzacji i przechowywania dokumentacji pracowniczej spełni wszystkie wymagania. Pamiętaj jednak, że rozważasz zakup dodatkowego modułu. Twój producent oprogramowania kadrowo-płacowego świetnie zna się na rozliczeniach płac, kadr, podatkach i ZUS, ale nie jest ekspertem od zarządzania dokumentami i cyfryzacji dokumentów. Na pewno w przypadku mniejszych zbiorów danych poniżej 250 aktywnych teczek takie moduły dobrze się sprawdzają. To ty decydujesz, co jest najlepsze dla Twojej firmy.

Jeśli na poniższej liście brakuje popularnego programu kadrowo-płacowego, to prosimy o sygnał i uzupełnimy listę:

  • Comarch CDN XL
  • Comarch CDN Optima
  • Enova365
  • Symfonia Kadry i Płace
  • Softlab HR – Asseco
  • Macrologic HR – Asseco
  • HRWapro Gang – Asseco
  • Karo HRMS – DMZ
  • TETA HR
  • HRsys
  • SAP Business One
  • LeftHand Kadry i Płace
  • Gratyfikant GT – InsERT
  • MS Dynamics
  • Kadry i Płace Impuls EVO – BPSC

Zalety:

  • Mniejsze ryzyko (dotychczasowy dostawca, znany system kadrowo-płacowy)
  • Niższy koszt, gdyż kupujemy dodatkowy moduł do digitalizacji dokumentacji pracowniczej a nie cały system
  • eTeczka zintegrowana z systemem kadrowo-płacowym
  • Spełnia wymogi prawne
  • Jeśli dostępna jest wersja Cloud, to pozwala na miesięczne opłaty,

 Wady:

  • Wyszukiwania po metadanych, a nie w treści akt osobowych pracownika
  • Manualny proces zapisu dokumentów do teczek z podstawowym OCR bez automatycznego rozpoznawania treści dokumentów (brak sztucznej inteligencji)
  • Brak wsparcia dla cyfryzacji procesów HR (cyfrowe wnioski urlopowe, cyfrowe formularze i wnioski)
  • Brak możliwości robienia agregowanych raportów dla całych zbiorów teczek i całej dokumentacji pracowniczej np.  tracące ważność badania lekarskie, brakujące dokumenty w cyfrowych aktach.
  • Producenci systemów kadrowo płacowych nie są ekspertami od zarządzania i digitalizacji dokumentów, a akta osobowe to przede wszystkim dokumentacja pracownicza

Moduł do przechowywania dokumentacji pracowniczej od dostawcy Workflow

Workflow stanowi platformę, która służyć może m.in. do digitalizacji i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zaletą platformy workflow jest, że można ją wykorzystać do wdrożenia innych procesów w HR oraz w innych działach firmy. Zatem większa początkowa inwestycja może w przyszłości procentować większymi korzyściami z digitalizacji w przyszłości.

Na poniższej liście staraliśmy się wymienić wszystkie popularna rozwiązania workflow, które oferują eteczkę pracowniczą. Jeśli pominęliśmy jakieś oprogramowywanie, to prosimy o sygnał i uzupełnimy listę:

  • Suncode
  • Webcon
  • Amodit
  • Enovatio
  • Contman

Zalety:

  • Platforma workflow pozwala na digitalizację i automatyzację procesów w HR oraz w innych działach firmy,
  • Na szybkie uruchamianie nowych procesów, które wychodzą poza obszar przechowywania dokumentacji np. wnioski urlopowe, wnioski o dofinansowanie
  • Spełnia wymogi prawne
  • Jeśli dostępna jest wersja Cloud, to pozwala na miesięczne opłaty,
  • Dobre dla średnich i dużych zbiorów danych powyżej 100 aktywnych teczek,

 Wady:

  • Wymaga integracji z systemem HR lub systemem kadrowo płacowym
  • Systemy workflow/BPM są idealne do optymalizacji obiegów i procesów w firmie. Typowe systemy workflow mają bardzo proste archiwum, które ma zalety i wady struktury folderów…..
  • Średni lub wysoki koszt między 50.000-200.000 zł (zależy od wybranego producenta, liczby użytkowników i zakresu projektu) . Bardzo duże rozwiązania tj. OpenText, FileNet będą kosztować powyżej 500.000 zł, gdyż są przeznaczone dla klientów zatrudniających powyżej 1.000 pracowników i tysięcy użytkowników.
  • Manualny proces zapisu dokumentów do teczek z podstawowym OCR (podstawowa automatyzacja OCR i brak sztucznej inteligencji)
  • Wymaga zakupu nowego oprogramowania i przeszkolenia pracowników
  • Rozwiązanie w chmurze wymaga akceptacji bezpieczeństwa przez IT
  • Brak możliwości robienia agregowanych raportów dla całych zbirów teczek np.  tracące ważność badania lekarskie, brakujące dokumenty w cyfrowych aktach.

Moduł eteczki w systemie zarządzania dokumentami (DMS)

Tę opcję sugerujemy klientom, którzy mają powyżej 250 aktywnych teczek. W DocWay do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowych akt osobowych wykorzystujemy DocuWare.  DocuWare specjalizuje się w zarządzaniu elektronicznymi dokumentami i sprawdza się tam, gdzie potrzebna jest „opieka” nad dokumentami – wyszukiwanie, edytowanie, archiwizowanie, kontrola dostępu do dokumentów, ochrona danych wrażliwych zawartych w dokumentacji.

Zalety:

  • automatyzacja opisywania dokumentów metadanymi, 
  • automatyczne sprawdzanie kompletności teczki,
  • wyszukiwanie dokumentów tak proste jak w google: po metadanych, nawet po tzw. strzępkach informacji które pamiętamy z zawartości dokumentu.
  • automatyczny nadzór nad terminami ważności i wymagalności dokumentów ( np. badania lekarskie)
  • Cena eTeczki DocuWare zaczyna się od 12.600 zł za roczną licencję dla działu HR oraz 25.000 zł za wdrożenie i szkolenia.
  • Wersja Cloud pozwala na miesięczne lub roczne opłaty,
  • Wszystkie zalety systemu DMS i Workflow

 Wady:

  • Wymaga integracji z systemem kadrowo płacowym
  • Wymaga zakupu nowego oprogramowania i przeszkolenia pracowników
  • Rozwiązanie w chmurze wymaga akceptacji bezpieczeństwa przez IT
Automatyzacja zarządzania dokumentami

Outsourcing prowadzenia akt osobowych

Outsourcing prowadzenia akt osobowych ma wiele zalet oraz zwolenników. Outsourcing prowadzenia akt osobowych pracownika ogranicza zadania stawiane przed działem HR i ogranicza koszty.

Zalety:

  • redukcja kosztów prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • ograniczenie odpowiedzialności przedsiębiorstwa,
  • dostęp do wsparcia wykwalifikowanych i doświadczonych specjalistów zatrudnianych przez firmę outsourcingową,
  • opłaty miesięczne,
  • nie wymaga zakupu nowego oprogramowania.

 Wady:

  • oprogramowanie eTeczka będzie wybrane i dostarczone przez firmę outsourcingową i nie masz na to wpływu,
  • rozwiązanie eTeczka wymagać będzie akceptacji bezpieczeństwa przez IT,
  • utrata częsci wiedzy i kompetencji w firmie.
  • ryzyko zmian/podniesienia cen usług np. ze względu na inflację i rosnące pensje,
  • częściowe uzależnie od usług zewnętrznego podmiotu.
Digitalizacja

Dobra praktyka: Bezpłatne konsultacje przed wyborem oprogramowania. Wdrożenie elektronicznych e-teczek jest proste i szybkie, ale to zobowiązanie do współpracy na dłużej. Ważne jest zbadanie potrzeb, oczekiwań, weryfikacja doświadczenia. Dowiedz się, czy i jak możemy pomóc w uruchomieniu e-teczki DocuWare dla Twojego zespołu HR. 

Korzyść: Oszczędność  czasu – po 20-30 minutowej strony zweryfikują możliwość współpracy, Otwarcie odpowiemy na koniec, czy i jak może pomóc we wprowadzeniu e-teczki w tym konkretnym dziale HR. Tutaj szczegóły takiej rozmowy.

Jak wdrożyć eteczkę w 3 krokach?

Pierwszy Krok  – Digitalizacja nowych teczek

Wybrałeś i uruchomiłeś oprogramowanie do eteczek i może jest to DocuWare. Kupiłeś kwalifikowany podpis lub pieczęć cyfrową od jednego z Certyfikowanych Dostawców. Razem z zespołem podjęliście decyzję, że dygitalizujecie tylko nowe teczki pracowników zatrudnianych właśnie od stycznia 2021. 

Teraz stajesz przed rozpoczęciem digitalizacji wszystkich papierowych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, która jest przechowywana w segregatorach na półkach w pokoju HR. Wszystko co nowe brzmi groźnie, ale takie nie musi być! W DocWay staramy się, aby przejście z teczki papierowej na cyfrowe akta osobowe było proste i przejrzyste. Dlatego nie zmieniamy wszystkich procesów związanych z zakładaniem i prowadzeniem elektronicznej teczki pracowniczej. Zmienia się tylko nośnik z papieru na bity! 

Podpisywanie umowy, kompletowanie i przygotowanie dokumentów kadrowych z nowym pracownikiem pozostaje bez zmian. Zatem tutaj stosujemy te same praktyki, jakie stosowaliśmy dotychczas. Dokumenty drukujemy i podpisujemy atramentowo. Dzięki temu w relacji HR – pracownik nic się nie zmieni! E-teczka i digitalizacja pojawiają się, gdy chcemy zarchiwizować dokument, który ma uzupełnić akta osobowe pracownika. Dokumenty zamiast w segregatorze po przejściu digitalizacji umieszczamy w cyfrowej dokumentacji pracowniczej czyli eteczce. Wygląda to tak:

Etap1 – podpisane atramentowo dokumenty umieszczamy na skanerze, 

Etap 2 – zeskanowane i opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapisywane są do koszyka w e-teczce DocuWare,

Etap 3 – DocuWare dzięki sztucznej inteligencji odczytuje podstawowe dane ze zeskanowanych dokumentów HR tj: imię i nazwisko pracownika, unikalny numer teczki, unikalny numer dokumentu, data dokumentu, data archiwizacji, termin ważności dokumentu. Dokument został automatycznie zapisany. Dokument jest w elektronicznej teczce.

Skanowanie dokumentów

Dobra praktyka: Na pierwszej stronie każdego skanowanego dokumentu możemy nakleić kod kreskowy. Dzięki temu DocuWare automatycznie podzieli skanowaną teczkę na pojedyncze rodzaje dokumentów. 

Korzyść: oszczędność czasu i eliminacja błędów

Dobra praktyka: Do opisania dokumentów warto wybrać najważniejsze kategorie metadanych rozpoznawanych przez system np: indywidualny numer teczki, data dokumentu, rodzaj dokumentu. Pozostałe metadane tj. imię i nazwisko, unikalny numer dokumentu, część teczki, data archiwizacji, termin ważności etc. zostaną dodane automatycznie po zapisaniu do e-teczki. 

Korzyść: oszczędność czasu i eliminacja błędów

Drugi krok – Skanowanie aktywnych i archiwalnych teczek 

Korzystasz z systemu eteczki i przechowujesz dokumentację pracowniczą cyfrowo od ponad 6 miesięcy. Poznałaś/poznałeś dokładanie, jak funkcjonują cyfrowe akta osobowe pracownika. Już wiesz, że digitalizacja może być prosta i bezproblemowa. Teraz możesz świadomie podjąć decyzję o przekształcaniu pozostałych archiwalnych teczek pracowniczych. Masz dwie opcje do wyboru:

  • Opcja 1 – Digitalizacja tylko aktywnych teczek
  • Opcja 2 – Digitalizacja aktywnych i archiwalnych teczek

Gdy już wiesz, które teczki chcesz skanować Opcja 1 czy opcja 2, warto pomyśleć, jak zrealizować ten projekt. Skanowanie teczek pracowniczych jest proste, jednak czas jaki możemy na to przeznaczyć zależy od liczby pracowników, czyli zgromadzonych i aktywnych akt pracowniczych. Na jak długo w to zadanie możemy angażować pracowników HR? Tutaj mamy do wyboru kolejne dwie opcje: 

  • Opcja 1 – Digitalizacja i skanowanie przy pomocy własnego zespołu
  • Opcja 2 – Zlecenie digitalizacji skanowania na zewnątrz organizacji

Dobra praktyka: Oblicz, czy digitalizacja akt archiwalnych jest opłacalna. Poproś o wycenę firmę, która usługowo skanuje. Zwykle cena wynosić będzie między 18-22 zł za skanowanie i opis jednej teczki pracowniczej. 

Korzyść: Sprowadzasz decyzję do zwrotu z inwestycji. Teraz możesz łatwo obliczyć, czy taniej jest robić to wewnętrznie, czy przy pomocy zewnętrznego dostawcy. 

Trzeci krok – Popis cyfrowy pracownika

E-teczka działa już ponad rok. Zeskanowałeś już aktywne i może także archiwalne teczki i akta osobowe. Masz więcej przestrzeni na biurku, a archiwum zamieniłeś na pokój relaksu. Jednak jedna myśl nie daje Ci spokoju. Ta myśl wraca do ciebie przed zaśnięciem: Nowe teczki i nowe dokumenty są ciągle podpisywane atramentowo. 

Podpis atramentowy

Jak zrezygnować z papieru i wdrożyć cyfrowe akta osobowe? 

Dokumentacja pracownicza jest często generowana z systemu HR. Większość dokumentów ma postać cyfrową i nie wymaga podpisu pracownika. Takie dokumenty możesz automatycznie zapisywać do e-teczka DocuWare. Tutaj zupełnie możesz zrezygnować z postaci papierowej. 

Jednak niektóre rodzaje dokumentów kadrowych wymagają podpisu własnoręcznego (lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego) m. in:

  1. Umowa o zakazie konkurencji (w trakcie i po zakończeniu umowy o pracę)
  2. Umowa o odpowiedzialności materialnej 
  3. Oświadczenie o zgodzie na potrącenie z wynagrodzenia
  4. Umowy cywilnoprawne (firma-firma, umowa zlecenia, umowa o dzieło), o ile zawierają postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych.

W przypadku ww. dokumentów i umów pracownik musi posiadać podpis kwalifikowany lub możemy korzystać z podpisu biometrycznego. 

Jest jednak wiele dokumentów, które można podpisać przy wykorzystaniu dokumentowej formy podpisu. Więcej na ten temat na blogu HR bez Papieru.

Dobra praktyka– Zdecyduj, w jakich procesach chcesz wykorzystywać podpisy cyfrowe dla pracowników. Dygitalizuj podpisy pracowników krokowo, zaczynając od najprostszych procesów. W przypadku dokumentów wymagających podpisu własnoręcznego prawo ciągle się zmianie. Warto zasięgnąć porady specjalistów z HR bez papieru https://hrbezpapieru.pl/o-nas

Korzyść: Ewolucyjne wprowadzenie podpisów cyfrowych dla pracowników. 

Cyfrowe akta osobowe – spokojny sen dla HR…

Tak przedstawia się metodyka HR bez papieru. To nie jest żadna rewolucja, to usystematyzowana, stopniowa transformacja działań i procesów, które mogą spokojnie przebiegać w organizacji nie zakłócając bieżącej pracy. Pomagamy przejść ten proces przemiany zadając na jego początku pracownikom HR kluczowe pytania, które prowadzą klienta do odpowiedniego, najlepszego rozwiązania. Dzięki metodyce DocuWare możliwe jest ewolucyjne wprowadzenie cyfrowej archiwizacji dokumentów i dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty w DocuWare e-teczka zyskują niezniszczalność, możliwość łatwego powielana i porządkowania, a elektroniczne akta służą do automatycznej archiwizacji dokumentów i dokumentacji pracowniczej. Dokumenty są dostępne w pracy zdalnej, procesy administracyjne i kadrowe mają niezakłócony i nieprzerwany bieg. Praca w HR może być, choć w tym zakresie, spokojna. Więcej na ten temat przeczytacie w naszym wpisie: Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

DocuWare od ponad 30 lat specjalizuje się właśnie w systemach do zarządzania i archiwizacji dokumentów. Według doświadczeń DocuWare to właśnie gromadzone dokumenty dużo mówią o danej organizacji, etapie rozwoju organizacyjnego: są informacją o jej historii, ale wskazują kierunki rozwoju.  Tak jak niektórzy potrafią wróżyć z fusów, tak inni potrafią przewidywać i wskazywać przyszłość rozwoju organizacji właśnie z analizy dokumentów. Warto je mieć kompletne, uporządkowanie i zarchiwizowane! Są cenne dla bieżącego bezproblemowego działania jak i dla budowania przyszłości organizacji.

Chcesz wdrożyć to u siebie?

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

newsletter_env.png

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”