E-teczka 3 kroki do wdrożenia

21 marca 2021

Jak stworzyć e-teczki?

E-teczki
E-teczki

Pytanie, które spędza sen z oczu zespołom HR to: jak prosto, szybko i skutecznie uruchomić e-teczki w firmie? Biuro bez papieru, elektroniczne akta – to co tak dawno temu było kwestią wyobraźni, dzisiaj stało się palącą potrzebą ciągłości działań HR w pracy zdalnej

Wdrożenie elektronicznych akt powinno być ewolucją a nie rewolucją, a proces decyzyjny związany z tworzeniem e- teczek można opisać w kilku krokach! Na początku tego procesu należy podjąć decyzję: Które z teczek pracowniczych będą elektroniczne?

Czy wszystkie teczki chcemy od razu zamienić na wersję elektroniczną?

Jeżeli rozważamy stopniowe wprowadzenie e-teczek, to dla jakiej grupy pracowników? 

Dobra praktyka 1: Less is more – rozpocznij digitalizację akt pracowniczych tylko dla teczek pracowników zatrudnianych np. w 2021 roku.

Korzyść 1: Wprowadzasz rozwiązanie stopniowo minimalizując ryzyko błędów. Stopniowo poznajesz rozwiązanie e-teczka. Nie zmieniasz istniejących procesów.

Warto rozważyć prowadzenie teczek w postaci elektronicznej tylko dla wybranej grupy pracowników. Teczki pozostałych pracowników będą prowadzenie nadal w tradycyjnej formie papierowej. W razie pytań warto skonsultować się z zespołem HR bez Papieru: https://hrbezpapieru.pl/o-nas

Ważne: Jeżeli decydujemy o e-teczkach w firmie, to dla danego pracownika musi być ona prowadzona, kompletowana i archiwizowana w całości w formie papierowej bądź elektronicznej. 

Wybieramy oprogramowanie do prowadzenia e-teczki

Wybór nowego oprogramowania jest zwykle stresujący i czasami paraliżuje działy HR przed podjęciem decyzji. W DocWay do prowadzenia e-teczek wykorzystujemy oprogramowanie DocuWare.  DocuWare specjalizuje się w zarządzaniu elektronicznymi dokumentami i sprawdza się tam, gdzie potrzebna jest „opieka” nad dokumentami – wyszukiwanie, edytowanie, archiwizowanie, kontrola dostępu do dokumentów, ochrona danych wrażliwych zawartych w dokumentacji.

Prowadzenie teczek pracowniczych regulowanie jest rozporządzeniami. Wielu już dostawców oprogramowanie spełnia te wymogi, ale czy chodzi tylko o „spełnianie wymogów”? Elektroniczna wersja akt pracowniczych może przede wszystkim wspierać pracowników działy HR, ułatwiając im pracę. E-Teczki z Docuware pozwalają na uproszczenie manualnych powtarzalnych zdań takich jak:

– automatyzacja opisywania dokumentów metadanymi, 

– automatyczne sprawdzanie kompletności teczki,

– wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, może być ono tak proste jak w google,  po metadanych, nawet po tzw. strzępkach informacji które pamiętamy z zawartości dokumentu.

– automatyczny nadzór nad terminami ważności i wymagalności dokumentów ( np. badania lekarskie)

Na tym etapie rekomenduje się wprowadzenie kwalifikowanego podpisu lub pieczęci cyfrowej od jednego z Certyfikowanych Dostawców, tak by wszystkie procesy administracyjne mogły być realizowane zdalnie i miały moc prawną.

Dobra praktyka 2: Bezpłatne konsultacje przed wyborem oprogramowania. Wdrożenie elektronicznych e-teczek jest proste i szybkie, ale to zobowiązanie do współpracy na dłużej. Ważne jest zbadanie potrzeb, oczekiwań, weryfikacja doświadczenia

Praktyka 2: dowiedz się, czy i jak możemy pomóc w uruchomieniu e-teczki DocuWare dla Twojego zespołu HR. 

Korzyść: Oszczędność  czasu – po 20-30 minutowej strony zweryfikują możliwość współpracy, Docuware opowie jak i czy może pomóc we wprowadzeniu e-teczki w tym konkretnym dziale HR. 

Przykład. Wprowadzenie e-teczki w 3 krokach DocuWare

Pierwszy Krok  – Digitalizacja nowych teczek

Wybrałeś i uruchomiłeś oprogramowanie do e-teczek i jest to DocuWare. Kupiłeś kwalifikowany podpis lub pieczęć cyfrową od jednego z Certyfikowanych Dostawców. Razem z zespołem podjęliście decyzję, że dygitalizujecie tylko nowe teczki pracowników zatrudnianych właśnie od stycznia 2021. 

Teraz stajesz przed rozpoczęciem digitalizacji wszystkich papierowych dokumentów, które są w segregatorach na półkach w pokoju HR. Wszystko co nowe brzmi groźnie, ale takie nie musi być! W DocWay staramy się, aby przejście z teczki papierowej na elektroniczną było proste i przejrzyste. Dlatego nie zmieniamy wszystkich procesów związanych z zakładaniem i prowadzeniem elektronicznej teczki pracowniczej. Zmienia się tylko nośnik z papieru na bity! 

Podpisywanie umowy, kompletowanie i przygotowanie dokumentów kadrowych z nowym pracownikiem pozostaje bez zmian. Zatem tutaj stosujemy te same praktyki, jakie stosowaliśmy dotychczas. Dokumenty drukujemy i podpisujemy atramentowo. Dzięki temu w relacji HR – pracownik nic się nie zmieni! E-teczka i digitalizacja pojawiają się, gdy chcemy zarchiwizować plik akt. Dokumenty zamiast w segregatorze po przejściu digitalizacji umieszczamy w elektronicznej teczce. Wygląda to tak:

Etap1 – podpisane atramentowo dokumenty umieszczamy na skanerze, 

Etap 2 – zeskanowane i opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapisywane są do koszyka w e-teczce DocuWare,

Etap 3 – DocuWare dzięki sztucznej inteligencji odczytuje podstawowe dane ze zeskanowanych dokumentów HR tj: imię i nazwisko pracownika, unikalny numer teczki, unikalny numer dokumentu, data dokumentu, data archiwizacji, termin ważności dokumentu. Dokument został automatycznie zapisany. Dokument jest w elektronicznej teczce.

Dobra praktyka 3: Na pierwszej stronie każdego skanowanego dokumentu możemy nakleić kod kreskowy. Dzięki temu DocuWare automatycznie podzieli skanowaną teczkę na pojedyncze rodzaje dokumentów. 

Korzyść 3: oszczędność czasu i eliminacja błędów

Dobra praktyka 4: Do opisania dokumentów warto wybrać najważniejsze kategorie metadanych rozpoznawanych przez system np: indywidualny numer teczki, data dokumentu, rodzaj dokumentu. Pozostałe metadane tj. imię i nazwisko, unikalny numer dokumentu, część teczki, data archiwizacji, termin ważności etc. zostaną dodane automatycznie po zapisaniu do e-teczki. 

Korzyść 4: oszczędność czasu i eliminacja błędów

Drugi krok – Skanowanie aktywnych i archiwalnych teczek 

Korzystasz z systemu e-teczki już od 6 miesięcy i poznałeś dokładanie, jak to działa. Już wiesz, że digitalizacja może być prosta i bezproblemowa. Teraz możesz świadomie podjąć decyzję o przekształcaniu pozostałych archiwalnych teczek pracowniczych. Masz dwie opcje do wyboru:

Opcja 1 – Digitalizacja tylko aktywnych teczek

Opcja 2 – Digitalizacja aktywnych i archiwalnych teczek

Gdy już wiesz, które teczki chcesz skanować, warto pomyśleć, jak zrealizować ten projekt. Skanowanie teczek pracowniczych jest proste, jednak czas jaki możemy na to przeznaczyć zależy od liczby pracowników, czyli zgromadzonych i prowadzonych akt. Na jak długo w to zadanie możemy angażować pracowników HRu? Tutaj mamy do wyboru kolejne dwie opcje: 

Opcja 1 – Skanowanie przy pomocy własnego zespołu

Opcja 2 – Zlecenie skanowania na zewnątrz organizacji

Dobra praktyka 5: Oblicz, czy digitalizacja akt archiwalnych jest opłacalna. Poproś o wycenę firmę, która usługowo skanuje. Zwykle cena wynosić będzie między 18-22 zł za skanowanie i opis jednej teczki pracowniczej. 

Korzyść 5: Sprowadzasz decyzję do zwrotu z inwestycji. Teraz możesz łatwo obliczyć, czy taniej jest robić to wewnętrznie, czy przy pomocy zewnętrznego dostawcy. 

Trzeci krok – Popis cyfrowy pracownika

Korzystasz już z rozwiązania z e-teczki ponad rok. Zeskanowałeś już aktywne i archiwalne teczki. Masz więcej przestrzeni na biurku, a archiwum zamieniłeś na pokój relaksu. Jednak jedna myśl nie daje Ci spokoju. Ta myśl wraca do ciebie przed zaśnięciem: Nowe teczki i nowe dokumenty są ciągle podpisywane atramentowo. 

Jak zrezygnować z papieru i pracować tylko z dokumentami cyfrowymi? 

Dokumenty kadrowe generowane są z systemu HR. Wiele z nich ma postać cyfrową i nie wymaga podpisu pracownika. Takie dokumenty możesz w DocuWare automatycznie zapisywać do e-teczki. Tutaj zupełnie możesz zrezygnować z postaci papierowej. 

Jednak niektóre rodzaje dokumentów kadrowych wymagają podpisu własnoręcznego (lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego) m. in:

  1. Umowa o zakazie konkurencji (w trakcie i po zakończeniu umowy o pracę)
  2. Umowa o odpowiedzialności materialnej 
  3. Oświadczenie o zgodzie na potrącenie z wynagrodzenia
  4. Umowy cywilnoprawne (firma-firma, umowa zlecenia, umowa o dzieło), o ile zawierają postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych.

W przypadku tych umów pracownik musi posiadać podpis kwalifikowany lub możemy korzystać z podpisu biometrycznego. 

Dobra praktyka 6 – Zdecyduj, w jakich procesach chcesz wykorzystywać podpisy cyfrowe dla pracowników. Dygitalizuj podpisy pracowników krokowo, zaczynając od najprostszych procesów. W przypadku dokumentów wymagających podpisu własnoręcznego prawo ciągle się zmianie. Warto zasięgnąć porady specjalistów z HR bez papieru https://hrbezpapieru.pl/o-nas

Korzyść 6: Ewolucyjne wprowadzenie podpisów cyfrowych dla pracowników. 

A dokumenty archiwizowane są długo i szczęśliwie …

Tak przestawia się metodyka procesu tworzenia biura HR bez papieru. To nie jest żadna rewolucja, to usystematyzowana, stopniowa transformacja działań i procesów, które mogą spokojnie przebiegać w organizacji nie zakłócając bieżącej pracy. Firma DocuWare, pomaga przejść ten proces przemiany zadając na jego początku pracownikom HR kluczowe pytania, które prowadzą klienta do odpowiedniego, najlepszego rozwiązania. 

Dokumenty w e- teczkach zyskują niezniszczalność, możliwość łatwego powielana i porządkowania, elektroniczne akta są automatycznie archiwizowane. Dokumenty są dostępne w pracy zdalnej, procesy administracyjne i kadrowe mają niezakłócony i nieprzerwany bieg. Praca w HR może być, choć w tym zakresie, spokojna. 

DocuWare od ponad 30 lat specjalizuje się właśnie w systemach do zarządzania dokumentami. Według doświadczeń DocuWare to właśnie gromadzone dokumenty dużo mówią o danej organizacji, etapie rozwoju organizacyjnego: są informacją o jej historii, ale wskazują kierunki rozwoju.  Tak jak niektórzy potrafią wróżyć z fusów, tak inni potrafią przewidywać i wskazywać przyszłość rozwoju organizacji właśnie z analizy dokumentów. Warto je mieć kompletne, uporządkowanie i zarchiwizowane! Są cenne dla bieżącego bezproblemowego działania jak i dla budowania przyszłości organizacji.

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy