Teczki online dlaczego są lepsze od papierowych rozwiązań?

14 marca 2021

Teczki online – Jak i gdzie zdobyć tę różdżkę, że papier znika z biura i biurka? I to wszystko w 90 dni?

Teczki online
Teczki online

Na początku 2020 roku cały świat rozpoczął pracę zdalną poza biurem, bez łatwego dostępu do papierowych dokumentów, które zostały w teczkach, archiwach, szafach i na półkach. Na początku 2020 różne organizacje rozpoczęły gorączkowe poszukiwanie narzędzi do efektywnej pracy online.  Nowe warunki pracy sprawiły, że przyspieszyła zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji. Pilna potrzeba dostępu do dokumentów zamieniła teczki pracownicze na e-teczki, faktury papierowe i umowy na skany. Coraz więcej osób korzysta podpis cyfrowego i kontaktuje się z urzędami przy pomocy profilu zaufanego. Każdego dnia kolejne biura stają się biurami bez papieru.

Jeszcze nie tak dawno mogliśmy napisać, że jeżeli chcesz zmienić papierową rzeczywistość, po prostu wyobraź sobie swoje biurko bez sterty tych papierów… Obecnie nie jest to kwestia wyobraźni, lecz nagląca potrzeba. Pojawia się pytanie jak rozpocząć proces tej zmiany, jakie są poszczególne etapy. 

Jaki jest kolejny krok?

To, że papier znika z biura i biurka, jest magiczne. Ale to nie czary. To decyzja, która wyzwala kolejne działania, wprowadza firmę w proces przemian, wprowadza digitalizację.

Od strony technicznej przekształcenie wydaje się proste:

  • Wystarczy sporządzić odwzorowanie cyfrowe  dokumentów, np. skany. 
  • Na skanach składany jest podpis osoby upoważnionej podpisem kwalifikowanym, co potwierdza zgodność dokumentu cyfrowego z papierowym.

Od strony formalnej szczegółowe wymagania dotyczące technicznego prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, można znaleźć:

  1. E-Akta pracownicze – https://hrbezpapieru.pl/ 
  2. Dokumentacja księgowa – http://taxfin.pl/przechowywanie-faktur-w-formie-elektronicznej/ 

Prowadzenie cyfrowego biura  powinno zapewniać bezpieczeństwo, czytelność, spójność dokumentacji. Są to niewątpliwie pytania i wymagania skierowanie do dostawców technologii zarządzania cyfrowymi dokumentami.

Te wszystkie zapisy nie podpowiadaną firmom, jak zorganizować kolejny krok w kierunku elektronicznego biura. Natomiast digitalizacja może przynieść pożądane efekty związane z porządkiem, przejrzystością, kompletnością, jedynie wtedy gdy będzie przemyślana, dostosowana do specyfiki firmy jej kultury organizacyjnej.

Pierwszym krokiem zmian w kierunku digitalizacji jest wgląd w samą organizację, wgląd w istniejące procedury i wymagania.

Jaka jest organizacja? Jakie jest jej „Dlaczego?”

Teczki online
Teczki online

 

W każdej organizacji to ludzie realizują pewnie zadania, a dokumenty powinny je ułatwiać i wspierać. Wgląd i zrozumienie organizacji, to przede wszystkim obserwacja i rzetelna analiza procesów organizacyjnych w jakich uczestniczą ludzie oraz dokumenty.

Przygotowując plan zmian wraz z wdrożeniem ważne by:

  • poznać motywację liderów organizacji do zmian, ich wizję związaną z elektronicznym biurem, 
  • zrozumieć pracę, którą wykonują pracownicy działów, w których wykorzystywane i przechowywane są dokumenty, to oni będą użytkownikami systemu, który powinien wspierać ich pracę,

Każda organizacja może mieć swoje specyficzne procedury lub wymagania związane z branżą, te elementy decydują o rodzaju dokumentów i ich obiegu. Zanim papierowym dokumentom nadamy cyfrowy wymiar na początku ważny jest właśnie sam papier:

  • Jak długi jest cykl życia dokumentów?
  • Jakie są kluczowe dokumenty i zawarte tam informacje?
  • Gdzie są przechowywane?
  • Gdzie i jak rozpoczyna się proces obiegu dokumentów w firmie?
  • Czy w obiegu dokumentów pojawiają się „wąskie gardła”, obszary problemowe?

Prowadzenie biura bez papieru, elektronicznych teczek, e-aktów i archiwów to nie moda, to nawet nie cześć strategii działania czy konkurowania. Przyczyną wprowadzenia digitalizacji w każdej organizacji stoi unikalna potrzeba. 

Zanim firma wprowadzi technologiczne rozwiązania w kierunku cyfryzacji dokumentów, ważne, by zrozumieć jaki jest cel cyfryzacji, jakie są oczekiwania liderów organizacji i pracowników poszczególnych działów, jakie jest „Dlaczego?” tej organizacji. 

Realne wyzwanie z wypracowaną metodyką

Digitalizacja dokumentacji, tworzenie biura bez papieru to transformacja. Wymaga czasu na znalezienie odpowiedzi na powyższe pytania, wymaga odpowiedniej metodyki. Czy 90 dni to wystarczający okres by zrozumieć proces, tak by zaprojektować właściwą ścieżkę? Pewnie każdy producent informatycznych systemów, ma własną wypracowaną propozycje biznesową. Przypatrzmy się metodyce wypracowanej i stosowanej przez firmę DocuWare

90 dni do cyfryzacji – Case study z Docuware

 

Teczki online
Teczki online

Teczki online – pierwsze 30 dni 

  • stwórz zespół ludzi 
  • przeanalizuj procesy związane z dokumentacją

Ważne są pierwsze dni i kroki.  To czas na zrozumienie ludzi i działań, jakie realizują w firmie i w jaki sposób system informatyczny i cyfryzacja wspiera te codzienne czynności. Utworzenie zespołu, to zidentyfikowanie i wybór pracowników, którzy znają cykl życia dokumentów, ich obieg w organizacji. To wybór pracowników, na których spoczywa odpowiedzialność za kompletność i bezpieczeństwo dokumentacji i obiegów. Ważne jest, by w zespole projektującym wymagania digitalizacji byli Ci pracownicy, których podpis często pojawia się na kluczowych dokumentach. Rozmowa z członkami takiego zespołu pokaże motywacje, oczekiwania, ale też obawy, na które odpowiedzią jest stworzenie i wybór właściwych rozwiązań ze strony Docuware. Zrozumienie ludzi z zespołu pomaga poznać historię i losy dokumentów. Opis pracy, problemów to obraz procesów, które mają miejsce w organizacji. Zespół rozważa zdarzenia i rozpatruje następujące pytania: 

  • Co rozpoczyna cykl życia dokumentów, w jaki sposób dokumenty spływają do firmy – wiadomość e-mail, rozmowa telefoniczna, formularz elektroniczny, formularz papierowy, list przychodzący w poczcie czy dokument przynoszony osobiście?
  • Jak dane, informacje wprowadzane i rejestrowane są w firmie?
  • Co dzieje się z tą informacją w pierwszej kolejności?
  • Gdzie są przechowywane informacje?
  • Kto jest zaangażowany w proces? 
  • Czy dokument wymaga przeglądu lub zatwierdzenia, podpisów?
  • Kiedy konieczna jest integracja z innym systemem lub ERP?
  • Czy  konieczny jest dostęp do dokumentów i zatwierdzanie z urządzeń mobilnych?

 

Rozmowy i praca zespołu dostarczają na bieżąco kolejnych pytań czy wyzwań związanych z przekształceniem dokumentacji.

Teczki online – kolejne 30 dni 

  • zaprojektuj rozwiązanie 
  • stwórz świadomość jak będzie działać nowe biuro

Ten etap pracy rozpoczynamy z informacjami i wiedzą z poprzedniego etapu. Wiadomo już jakie są oczekiwania i obszary problemowe związane z dokumentacją. Teraz kolejne 30 dni to czas poświęcony na określenie i wyodrębnienie elementów i funkcji oprogramowania, które zapewni sprawne i bezpiecznie działanie cyfrowego biura.

To czas na przedstawienie, rozważenie i podjęcie decyzji czy rozwiązanie będzie w chmurze czy sieci lokalnej. To ważna decyzja, która uzależniona jest od 

  • infrastruktury IT całej organizacji
  • kosztów aktualizacji czy modernizacji sprzętu 
  • kompetencji zespołu IT w organizacji

Tworzenie świadomości, jak cyfrowa transformacja zmieni dzień pracy i niektóre rutyny to przede wszystkim instruktaż, prezentacje video, rozmowy i pilotaż. Ważne by pracownicy zobaczyli i doświadczyli jakie mogą czerpać korzyści z nowego wymiaru dokumentów. Ten etap kończy się przedstawieniem planu wdrożenia.

Teczki online – kolejne 30 dni

  • wdrożenie rozwiązania
  • przeprowadź szkolenia
  • wprowadź plan w życie

Wdrożenie zaproponowanego i wybranego systemu to przede wszystkim czas przeznaczony na testowanie, uczenie się, wnoszenie poprawek. Testowanie, to bardzo ważny etap, nie można go skracać do minimum czy pomijać. Po wdrożeniu jest czas na szkolenie pracowników IT i użytkowników zaawansowanych. Szkolenia są praktyczne, a użytkownicy systemu realizują konkretne działania z zakresu swoich codziennych obowiązków, lecz z wykorzystaniem systemu DocuWare. Na tym etapie tworzona jest dokumentacja techniczna projektu, zawiera ona wszystkie analizy, decyzje, rekomendacje oraz konfiguracje systemu. Wprowadzenie planu działania w życie to etap końcowy. Wzrasta udział użytkowników systemu, kolejni pracownicy mogą korzystać z cyfrowego biura, a napływające do firmy i dokumenty zyskują nowy wymiar.

A dokumenty archiwizowane są długo i szczęśliwie …

Teczki online
Teczki online

Tak przestawia się metodyka procesu tworzenia biura bez papieru. To nie jest żadna rewolucja, to usystematyzowana transformacja działań i procesów, które mają miejsce w organizacji. Dokumenty zyskują niezniszczalność, możliwość łatwego powielana i porządkowania, elektroniczne akta są automatycznie archiwizowane. Nie jest to jednak koniec historii z hollywoodzkim zakończeniem. System Docuware, po 90 dniach wprowadzania do cyfryzacji zapewnia video tutoriale, webinaria, konferencje wspierające pracowników biur bez papieru. Kluczowe jest by system rozwijał się i wspierał rozwój każdej organizacji, która zatrudnia nowych ludzi, zmienia profil działania czy zdobywa nowe rynki i tworzy nowe dokumenty… Tu zaczyna się jednak nowa bajka, o tym jak firma Docuware wykorzystuje sztuczną inteligencję, by biuro bez panieru było inteligentne…

Udostępnij ten wpis

Powiązane wpisy

Zapisz się na listę!

I otrzymaj darmowy e-book: „Biuro bez papieru w 90 dni”