Automatyczny obieg faktur – krok po kroku

Automatyzacja przetwarzania faktur wykorzystuje oprogramowanie, które usprawnia procesy obiegu dokumentów. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur polega na pobieraniu danych z faktur, akceptacji automatycznej lub półautomatycznej dokumentów a na końcu płynnym wprowadzaniu ich do systemu ERP lub FK (finansowo-księgowego), co pozwala na dokonywanie płatności w ciągu kilku minut.

Ręczne przetwarzanie zobowiązań jest możliwe na początku działalności, ale z czasem korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i innych metod ręcznych może prowadzić do problemów, takich jak brakujące faktury, opóźnione płatności i wynikających z nich wstrzymane dostawy, a nawet oszustwa.

Jak lepiej zarządzać fakturami i uniknąć kosztownych błędów? A jak zarządzać całym obiegiem należności? Z artykułu tego dowiesz się czy jest:

1. czym jest obieg faktur i automatyzacja: co to znaczy?
2. jakie są Korzyśkci z automatycznego przetwarzania faktur?
3. jak działa obieg faktur DocuWare?
4. Kto korzysta z obiegu faktur na codzień?
5. Czy Obieg Faktur DocuWare skraca przygotowania do kontroli skarbowej i audytu?
6. Jak Krajowy System e-Faktur wpływa na Obieg Dokumentów

Obieg Faktur i Automatyzacja: co to znaczy?

Automatyzacja obiegu faktur oznacza wykorzystanie oprogramowania, które pozwala na automatyczne odczytanie danych z faktury, uruchomienie procesu akceptacji, a na koniec archiwizację i przekazanie wszystkich danych do systemu ERP (Enterprise Resource Planning) lub FK (system finansowo-księgowy) w celu automatycznego księgowania.

Elektroniczny obieg faktur przyspiesza zatwierdzanie faktur, minimalizuje błędy i zmniejsza koszty przetwarzania. Ale to nie wszystko: dział księgowy może stać się celem oszustów, którzy mogą zakładać firmy fasadowe i wysyłać faktury wyglądające na legalne. Aby zapobiec oszustwom i zachować dokładną dokumentację, proces rozliczania zobowiązań obejmuje zazwyczaj następujące kroki:

1. Uzgodnienie faktur z zamówieniami i PZ
2. Wykrywania nieprawidłowości (np. niedopasowane numery zamówień zakupu, nieprawidłowe pozycje, nieznany dostawca, rozbieżność między numerem konta bankowego na fakturze a w systemie ERP itp.)
3. Przekazywanie faktur do zatwierdzenia przez kierownika lub członka zarządu,
4. Aktualizacja systemu ERP i FK,
5. Uruchomienie płatności dla dostawców

Gdy te czynności są wykonywane ręcznie, działy księgowe często nie są w stanie utrzymać efektywnego procesu obiegu i akceptacji dokumentów, co skutkuje długim czasem zatwierdzania i wyższymi kosztami przetwarzania i zwykłymi błędami.

Korzyści z automatycznego przetwarzania faktur

Zautomatyzowany obieg faktur oferuje nast. korzyści:

• Zmniejszony poziom błędów: ograniczenie ręcznego przepisywania danych z faktur obniżenia liczbę błędów;
• Przyspieszenie procesu zatwierdzania i skrócenie czasu przetwarzania;
• Zmniejszone ryzyko zduplikowanych faktur i płatności;
• Zwiększona przejrzystość procesów zarówno dla pracowników wewnętrznych, jak i samych dostawców;
• Redukcja kosztów ręcznego przetwarzania faktur (poczta, papier, czas, nadzór itp.)
• Minimalizacja ryzyka oszustw.

Więcej o o korzyściach z cyfryzacji procesów w artykule: Workflow w księgowości.

Jak działa obieg faktur DocuWare ?

Obieg faktur DocuWare automatyzuje proces rozliczeń należności, ze szczególnym uwzględnieniem następujących kluczowych kroków:

• Przechwytywanie i archiwizowanie dokumentów papierowych ze skanera lub urządzenia wielofunkcyjnego, faktur elektronicznych z poczty elektronicznej lub metodą „przeciągnij i upuść” z pulpitu, faktur ustrukturyzowanych z KSeF (Krajowy System e-Faktur), paragonów fiskalnych z urządzeń mobilnych.
• Automatyczne rozpoznanie wszystkich danych z faktury elektronicznej lub papierowej przy pomocy Sztucznej Inteligencji DocuWare Intelligent Indexing pozwala na uzgodnienie faktury z zamówieniami i PZ, skraca czas rejestracji i ogranicza błędy przy przepisywaniu danych.
• Automatyczne odczytanie danych z faktur ustrukturyzowanych pobranych z KSeF i jej uzgodnienie z dokumentem zamówienia i PZ.
• Akceptacja i obieg faktur w oparciu o zdefiniowane procesy i reguły biznesowe w celu eliminacji manualnych obiegów dokumentów.
• Automatyzacja procesów i obiegów dokumentów pozwala przestrzegać aktualne procedury, jednocześnie automatyzując przydzielanie zadań właściwym osobom decyzyjnym.
• Eksport zaakceptowanych faktur do FK lub ERP, eliminując podwójne wprowadzanie danych i znacznie ograniczając błędy.
• Eliminacja poszukiwania dokumentów dodatkowych tj. zamówień i PZ oraz dodatkowych informacji niezbędnych do akceptacji e-faktury.
• Przeglądanie dokumentów, dekretacja według kont KG i MPK
• Akceptacja przez pracowników organizacji z dowolnego urządzenia w dowolnym czasie.
• Dodawanie notatki i pieczątki (akceptów i decyzji) bezpośrednio na obrazie, aby zapewnić przejrzystą komunikację ze współpracownikami.
• Zachowanie zgodność z przepisami i pełna ścieżka audytu dzięki przejrzystej historii zatwierdzeń, automatycznemu archiwizowaniu dokumentów i szyfrowaniu.

Poniżej opiszemy najważniejsze kroki szczegółowo.

W jaki sposób papier i e-faktury są zatwierdzane w systemie obiegu?

DocuWare Intelligent Indexing (technologia uczenia maszynowego) automatycznie rozpoznaje predefiniowane pola danych z faktury, które są wymagane do przetwarzania (np. nazwa sprzedawcy, nr VAT, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, netto, kwota vat, brutto, stawka vat, pozycje etc.).

Te odczytane pola mogą być dostosowane do potrzeb Twojej organizacji. Dzięki bibliotece ponad 5.000.000 dokumentów od różnych dostawców z całego świata, DocuWare rozpoznaje poprawnie ponad 80% wszystkich faktur – zazwyczaj w czasie krótszym niż minuta.

Jeżeli dokumenty nie zostaną rozpoznane, użytkownicy po prostu zaznaczają prawidłowe informacje na fakturze, a rozwiązanie automatycznie zapamiętuje je i uczy się, aby następnym razem lepiej odczytać wartości. Zajmuje to zaledwie kilka sekund.

Sposoby akceptacji faktury: automatycznie i półautomatycznie

1. Po pierwsze, rozwiązanie sprawdza, czy nie ma duplikatów faktur. Pomaga to w eliminacji fałszywych faktur.
2. Następnie DocuWare sprawdza nazwę i NIP dostawcy z danymi w bazie kontrahentów systemu ERP i FK. Jeżeli dostawca nie jest zarejestrowany, to DocuWare inicjuje automatyczny proces przyjęcia sprzedawcy. Oczywiście to użytkownik ostatecznie zdecyduje, czy kontrahent ma zostać dodany do bazy.
3. Faktury zostaną przydzielone do zatwierdzenia za pomocą jednej z następujących metod:

• QuickMatch – automatyczna metoda akceptacji faktur: faktury od sprzedawców, które są powtarzalne (telefony, internet, wynajem biura etc.), można zautomatyzować dzięki QuickMatch. QuickMatch pozwala na ustawienie kwoty, do wysokości której faktury od danego dostawcy zostaną automatycznie zaakceptowane. Jeśli faktura mieści się w zdefiniowanym limicie QuickMatch, zostanie ona bezpośrednio przeniesiona do procesu księgowania bez żadnej ręcznej interwencji ze strony użytkowników. Dzięki temu zespół zajmuje się ważniejszymi zadaniami, a faktury od stałych dostawców analizuje, jeśli wykraczają poza ustalone limity i budżet.
• 3-Way Match – zautomatyzowana metoda akceptacji faktur: dokumenty wymagane do akceptacji faktury: zamówienie, PZ oraz faktura są półautomatycznie uzgadniane. Proces ten dopasowuje sumę faktury do pozostałej kwoty otwartego zamówienia, a jeśli suma ta jest zgodna, faktura przechodzi bezpośrednio do procesu księgowania.
• Akceptacja MPK – półautomatyczna metoda akceptacji faktur: w przypadku faktur, które nie mieszczą się w zautomatyzowanym procesie, DocuWare oferuje trzy opcje zatwierdzania, które można dostosować do potrzeb biznesowych.
  • Bez dodatkowych akceptacji: Po sprawdzeniu szczegółów faktury, uprawniony użytkownik może skierować dokument bezpośrednio do księgowania bez żadnych dodatkowych zatwierdzeń.
  • Zatwierdzenie zleceniodawcy: Faktura lub faktura ustrukturyzowana jest przypisana do określonej osoby lub MPK, centrum kosztów w celu zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu przez ostatnią osobę trafia do weryfikacji przez zespół księgowy a następnie jest księgowana.
  • Zatwierdzenie wielopoziomowe: Faktura lub e-faktura jest przypisywana do wielu MPK, Centrum kosztów z możliwością podziału kwoty np. na MPK, projekty, centra kosztów. Faktura lub e-faktura po zatwierdzeniu przez ostatnią osobę trafia do weryfikacji przez zespół księgowy a następnie jest księgowana.

Jak działa proces zatwierdzania faktur i obiegu dokumentów DocuWare?

DocuWare uruchamia proces akceptacji (workflow) i informuje zatwierdzających o przypisanym zadaniu. Zatwierdzający zobaczą oczekującą fakturę lub e-fakturę na swojej liście zadań. Termin realizacji zadania będzie zgodny z terminem płatności. Jeżeli zadanie nie zostanie wykonane w terminie, DocuWare przekazuje zadanie do zastępcy zgodnie ze strukturą zastępstw. DocuWare przechowuje poziom uprawnień każdego użytkownika oraz limity zatwierdzeń, a także strukturę organizacyjną definiującą użytkownika, jego zastępcę oraz jego kierownika. Dzięki temu w przypadku nieobecności lub niepodjęcia zadania, obieg workflow automatycznie zareaguje i wyśle przypomnienie lub przepisze zadanie do odpowiedniej osoby ze struktury organizacyjnej.

DocuWare wykorzystuje stemple, które są umieszczane na dokumencie. DocuWare nie zmienia oryginału dokumentu, ale dodaje do niego dodatkową warstwę, która może być wyświetlana lub ukrywana na fakturze i zapewnia pełną ścieżkę audytu z pełną historią, kto i kiedy zatwierdził.

Przepływ pracy DocuWare gromadzi dane transakcyjne podczas całego procesu. Po zakończeniu przetwarzania zobowiązań dane mogą być automatycznie przekazane do księgowania w systemie ERP i FK.

DocuWare posiada również oddzielny workflow dla odrzuconych dokumentów, które nie zostały zaakceptowane. Takie faktury i e-faktury mogą być ponownie trafić do obiegu, mogą być odesłane do wystawcy lub oczekiwać na konkretne zdarzenie w systemie np. pojawienie się dokumentu PZ lub zamówienia.

Kto korzysta z obiegu dokumentów na co dzień?

DocuWare ma ponad 16 000 klientów na całym świecie. Spośród nich ponad połowa używa DocuWare do automatyzacji procesów w finansach i księgowości: obieg zobowiązań, automatyzacja obiegu należności, zarządzania umowami i innych.

W przypadku obiegu dokumentów zakupowych z DocuWare na codzień korzystają księgowi, dyrektorzy finansowi, główni księgowi oraz dział zakupów. Te osoby zwykle logują się do DocuWare każdego dnia. Pracownicy ci zapewniają sprawny przebieg procesów i zajmują się wyjątkami, które nie mieszczą się w zautomatyzowanych przepływach pracy.

Kierownicy z uprawnieniami do zatwierdzania e-faktury również regularnie korzystają z DocuWare. DocuWare archiwizuje również inne dokumenty tj. umowy, korespondencję, zamówienia zakupu i PZ, dzięki czemu akceptujący mają szybki podgląd całej transakcji i są w stanie zaakceptować lub odrzucić fakturę w kilka sekund.

Często dyrektorzy finansowi (CFO) używają DocuWare do zatwierdzania kosztów o wysokiej wartości np. faktury powyżej kwoty 25.000 zł. Limity akceptacji dla wszystkich użytkowników są ustawiane w strukturze organizacyjnej.

Czy Obieg Faktur DocuWare skraca przygotowania do kontroli skarbowej i audytu?

DocuWare jest doskonałym narzędziem pomagającym w przygotowaniu dokumentów w razie kontroli skarbowej i audytu. Zamiast spędzać godziny lub dni na poszukiwaniu, segregowaniu, przygotowaniu, kopiowaniu dokumentów, wystarczy kilka kliknięć, aby dostarczyć niezbędne materiały audytorom i inspektorom kontroli skarbowej.

Wszystkie faktury można przeszukiwać według różnych kryteriów. Są one łatwe w użyciu dla audytorów, którzy mogą je znaleźć według wystawców, kwot, dat lub jakichkolwiek innych danych, które są potrzebne. Jeśli DocuWare zintegrujesz system ERP lub FK, to obrazy faktur mogą być dostępne również bezpośrednio z tych systemów.

Krajowy System e-Faktur a Obieg Dokumentów

Czym jest KSef?

KSeF to platforma elektroniczna udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Platforma działa od 1-go stycznia 2022 pozwala na otrzymywanie i wystawianie e-faktury drogą elektroniczną. Wraz uruchomieniem KSEF pojawiła się faktura ustrukturyzowana.

Polska podąża ścieżką wytyczoną już przez inne europejskie kraje, które wdrożyły obligatoryjne e-faktury: Hiszpania, Portugalia i Włochy. Rządy uruchamiają takie platformy, aby skuteczniej walczyć z oszustwami podatkowymi tj. karuzele VAT.

Kalendarz wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur

• Od 1 stycznia 2022 roku Ministerstwo Finansów wprowadza Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Chętni podatnicy będą mogli wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane na platformie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
• Od 1 stycznia 2024 roku wystawiania faktur elektronicznych w Polsce ma być obowiązkowe.

Krajowy System e-Faktur dla kogo?

Krajowy System eFaktur – KSeF zaprojektowany został dla nast. grupy podmiotów:

• dla przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT,
• dla przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT,
• dla przedsiębiorców zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.

Sposoby wystawiania i odbierania e-faktury z i do KSeF

Ministerstwo Finansów zaprojektowało dwa sposoby wystawiania i odbierania efaktur z platformy Krajowego Systemu e-Faktur:

1. na platformie KSeF po zalogowaniu,
2. w aktualnym systemie przedsiębiorcy np. ERP, FK, systemie obiegu dokumentów, który będzie można zintegrować z API KSeF. Struktura generowanych faktur elektronicznych musi być zgodna z oficjalnym wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionej na ePUAP.

Korzyści z faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane narzucają wszystkim podmiotom w Polsce stosowanie takiego samego formatu. Zatem e-faktura wygenerowana np. CDN XL, Enova365, Symfonia, SAP BusinessOne, MS Dynamics będzie miała zawsze ten sam format. Również systemy workflow tj. DocuWare, Webcon, Suncode, Jobrouter zaczęły wspierać nowy standard faktur ustrukturyzowanych.

Faktury ustrukturyzowane oraz platforma Krajowego Systemu e-Faktur zagwarantują poprawność i integralność danych przekazywanych pomiędzy podmiotami. Tym samym automatyzacja procesów wejdzie na jeszcze wyższy poziom.

Faktura ustrukturyzowana korzyści

• Szybszy zwrot VAT – Ministerstwo Finansów zapowiada szybszy zwrot podatku VAT wynikającego z faktur ustrukturyzowanych – Ministerstwo planuje przekazywać VAT już po 40. zamiast po 60. dniach.
• Oszczędność pieniędzy: e-faktury ograniczą potrzebę wysyłania papierowych dokumentów pocztą, kurierem lub faktur elektronicznych pocztą email.
• Oszczędność czasu: rejestracja faktur ustrukturyzowanych będzie prostsza, gdyż powstanie jedno główne źródło wejścia dokumentów do firmy. Oczywiście nadal będziemy otrzymywać faktury papierowe lub elektroniczne np. od dostawców zagranicznych.
• Oszczędność miejsca: większość przedsiębiorców w Polsce nie będzie już drukowała i archiwizowała papierowych dokumentów. Faktury ustandaryzowane będą archiwizowane w bazie danych Ministerstwa Finansów oraz w wewnętrznych systemach obiegu dokumentów tj. DocuWare.
• Poprawa cashflow: Faktura ustrukturyzowana jest przekazywana i doręczana w czasie rzeczywistym. Tym samym problemy z zagubieniem faktury, przetrzymaniem przez pracownika nie będą wpływały na proces płatności. W efekcie firmy będą płacić sobie szybciej.
• Większa wydajność pracy: twój zespół może przestać gonić papier po firmie. Faktura ustrukturyzowana pozwala na większą wydajność zespołu, gdyż nie tracimy czasu na poszukiwanie, przeglądanie papieru. Dzięki temu bez zwiększania zatrudnienia możesz obsłużyć więcej dokumentów i faktycznie skupić się na wartości dodanej dla swojej organizacji.

Przygotuj się na KSeF w 3 krokach

Krok 1 – Inwentaryzacja Systemów

1. FK/ERP – czy wspiera KSeF?
2. Obieg i archiwum dokumentów – czy wspiera KSeF?

Jeśli aktualny system jeszcze nie wspiera KSeF, to nie panikuj. Uzyskaj od dostawcy informacje, do kiedy planują wdrożyć takie wsparcie. Większość producentów już wdrożyła lub wnet uruchomi wsparcie dla KSeF.

Krok 2 – Analiza dokumentów

1. format faktur: papierowe, czy elektroniczne, KSeF
2. źródła faktur: faktury od dostawców z Polski, faktury zagraniczne, faktury od organów państwowych,
3. liczba faktur ze wszystkich źródeł i we wszystkich formatach – ustal ile dokumentów w każdym formacie otrzymujesz. Warto automatyzować wszystkie procesy, ale czasami automatyzacja procesu może przekraczać korzyści, jeśli wolumen dokumentów jest nistki. Warto obliczyć ROI z automatyzacji obiegu.

Krok 3 – Analiza obiegu faktur

Wiesz już, czy twój system ERP i FK wspiera KSeF. Wiesz, ile masz faktur, w jakich formatach oraz z jakich źródeł pochodzą. Teraz najważniejszy i najtrudniejszy krok! Odpowiedz na pytanie: jak faktury będą akceptowane w twojej firmie po podpięciu do KSeF?

Teraz możesz na nowo przemyśleć, jak ułożyć procesy w organizacji. Pomoże ci w tym paragraf, który już czytałeś w tym artykule: Sposoby akceptacji faktur: automatycznie, półautomatycznie? Przeczytaj ten paragraf ponownie, a następnie zastanów się:

1. które faktury będą księgowane w pełni automatycznie bez akceptacji zespołu?
2. które faktury do akceptacji i płatności będą wymagały uzgodnienia z zamówieniem i PZ?
3. które faktury będą wymagały akceptacji osoby zamawiającej lub osoby odpowiedzialnej za centrum kosztów, MPK, lub projekt?
4. które faktury będą wymagały akceptacji kilku osób, kierowników centrum kosztów, MPK lub projektów?

Odpowiedzi na te powyższe pytania pozwolą Ci dobrze przygotować do wdrożenia KSeF w swojej organizacji.

Czy potrzebuję Wofkflow, gdy korzystam z KSeF?

Odpowiedzi pytania z poprzedniego punktu pozwalają Ci zanalizować, czy faktycznie potrzebujesz systemu obiegu faktur w swojej organizacji.

Nie potrzebujesz Workflow

Jeśli wszystkie faktury chcesz księgować automatycznie po imporcie z KSeF bez ich weryfikacji przez zespół, to na pewno nie potrzebujesz systemu Workflow.

Potrzebujesz Workflow

Jeśli jednak chcesz łączyć faktury z zamówieniami, PZ, chcesz je wysyłać do akceptacji zespołu lub otrzymujesz faktury elektroniczne i papierowe od dostawców zagranicznych, to będziesz potrzebował systemu obiegu dokumentów.

Potrzebujesz Cyfrowego Archiwum

Jeśli prowadzisz biuro księgowe, to w ramach swoich usług nie akceptujesz dokumentów od swoich klientów. W takim przypadku system obiegu dokumentów nie jest idealnym rozwiązaniem. Jednak pamiętaj, że klienci nadal będą przekazywali faktury papierowe, elektroniczne od kontrahentów zagranicznych. W takim przypadku warto pomyśleć o Cyfrowym Archiwum i Systemie Zarządzania Dokumentami, które zapewni szybki dostęp do wszystkich dokumentów twoich klientów: KSeF, skanów papierowych, faktur zagranicznych.

Czy potrzebuję OCR?

e-Faktura ma zdefiniowaną, stałą formę. Systemy ERP, FK, Archiwum Cyfrowe lub Workflow nie potrzebują technologi rozpoznawania druku – OCR, aby odczytać wartości z faktur ustrukturyzowanych. Im więcej dokumentów będzie przetwarzanych przez platformę, tym mniejsze będzie zapotrzebowania na inteligentne rozpoznawanie faktur zakupowych. Jednak KSeF nie obsługuje załączników do faktur (zamówienia, PZ, umowy, korespondencja). Te dokumenty będą funkcjonować w papierze i w wersji elektronicznej. Będzie istniała potrzeba ich odczytania, połączenia z dokumentem zakupu oraz przechowywania w systemach wewnętrznych.

W firmach funkcjonują nie tylko z dokumenty finansowe i księgowe. Firmy otrzymują i tworzą nast. dokumenty, które nie mają ustrukturyzowanej formy tj. umowy, dokumentacja pracownicza, dokumenty magazynowe, logistyczne, produkcyjne i sprzedażowe, teczki kontrahentów, teczki dostawców, korespondencja, procedury etc.. KSeF nie zabezpieczy tych dokumentów i firmy będą samodzielnie musiały się nimi zaopiekować. Do digitalizacji dokumentów idealnie nadaje się DocuWare, gdyż w inteligentny sposób odczytuje ich treść oraz dodatkowo przechowuje dokumenty cyfrowe w bezpiecznym archiwum.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy wystawiasz i/lub otrzymujesz e-faktury lub faktury papierowe, czy Twoi kontrahenci działają na terenie Polski lub zagranicą – DocuWare będzie Cię wspierał w każdym z tych obszarów.